Estándares de Descripción Archivística: Normas Internacionales y el Proyecto NEDA en España

Principales Normas de Descripción Archivística

Normas Internacionales de Descripción Archivística

A finales de los años ochenta, se inició un proceso de elaboración y redacción de diferentes normas relacionadas con la descripción archivística.

Las normas desarrolladas por el CIA (Consejo Internacional de Archivos) parten de la idea de que en los archivos es preciso describir distintos tipos de entidades:

1. Los documentos
2. Los productores de los documentos
3. Las funciones por las que se generan los documentos
4. Las instituciones que custodian y gestionan la información sobre documentos, productores y funciones

El CIA ha impulsado la creación de cuatro normas de descripción específicas:

• Documentos: ISAD (G) (Norma Internacional General de Descripción Archivística)
• Productores: ISAAR (CPF) (Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias)
• Funciones: ISDF (Norma Internacional para la Descripción de Funciones)
• Archivos: ISDIAH (Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivo)

Normas Nacionales de Descripción Archivística

Varios países y regiones han elaborado sus propias normas de descripción, adaptando las pautas de algunas de las normas del CIA o modificando las existentes.

• Estados Unidos: APPM
• Gran Bretaña: MAD
• Canadá: RAD/RDDA
• Brasil: NOBRADE
• Portugal: ODA
• España: NEDA, NODAC, NOGADA, MDM

El Proyecto NEDA: Norma Española de Descripción Archivística

Los primeros intentos para la creación de NEDA tuvieron lugar con la formación del Grupo de Trabajo de la Administración Central y las Administraciones Autonómicas para la elaboración de las Normas Nacionales de Descripción. Se trataba de una versión parcial que regulaba solo los 6 elementos obligatorios de ISAD (G).

En el año 2007, la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) impulsó el Programa NEDA. Este programa es un conjunto de textos normativos que buscan regular todas las actividades relacionadas con la descripción archivística. Para ello, se definieron dos ámbitos de actuación:

1. Creación de distintos tipos de normas
2. Definición de distintos objetos o elementos a describir

Conjunto de Normas y Objetos a Describir

Normas a Crear

• Reglas de estructura de datos: objetos a describir, como los documentos de archivo.
• Reglas de contenido de datos: agentes (instituciones, personas o familias).
• Recomendaciones de presentación de datos: funciones y subdivisiones.
• Recomendaciones de codificación de datos: archivos e instituciones de custodia.

La finalidad del Programa NEDA es crear los distintos tipos de normas enunciados para los diferentes objetos mencionados. El Programa NEDA estableció una planificación en tres fases:

1. Proyecto NEDA-I: Normas de estructura y contenido de datos para la descripción de documentos, agentes, funciones y archivos.
2. Proyecto NEDA-II: Normas de presentación y codificación de datos para la descripción de documentos, agentes, funciones y archivos.
3. Proyecto NEDA-III: Normas para materias.

Hasta la actualidad, el único resultado del proyecto es el Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones.