ERP: Características, Implementación y Beneficios en la Empresa

Características que Distinguen a un ERP

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) se distinguen por ser integrales, modulares y adaptables. Otras características destacables son:

• Base de datos centralizada.
• Los componentes del ERP interactúan entre sí, consolidando todas las operaciones.
• En un sistema ERP, los datos se ingresan solo una vez y deben ser consistentes, completos y comunes.

Organizaciones que se Benefician de un ERP

El máximo beneficio de la implantación de un ERP se obtiene cuando todas las aplicaciones de la compañía están totalmente integradas, incluidos sus proyectos de comercio electrónico, y cuando esta integración se realiza en el menor plazo posible.

Ventajas de Implementar un ERP

Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, la compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y mejora, y la necesidad de elaborar materiales sustitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más, está integrado.

Desventajas de Implementar un ERP

• La instalación del sistema ERP es muy costosa.
• El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de la estructura corporativa.
• Los sistemas pueden ser difíciles de usar.
• Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de los socios.
• Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales del consumidor.

ERP versus Software de Gestión

Estas características básicas debieran permitir diferenciar básicamente entre una suite de gestión (habitualmente compuesta de programas o módulos de facturación y contabilidad) y un ERP puro, que debiera incluir todas aquellas funcionalidades que una empresa pueda necesitar.

ERP de Software Libre (Orden Alfabético)

• ADempiere: Es un ERP de software libre totalmente orientado a la comunidad.
• Compiere: Es un ERP de software libre realizado para el mercado anglosajón, aunque necesita tecnología propietaria para funcionar.
• FacturaLUX: Es un ERP modular disponible para Linux, Mac OS X y Windows 2000/NT. Incluye su propia plataforma de desarrollo rápido para adaptar la aplicación.
• GNUe: Su estructura y diseño pueden ser considerados un ERP al uso, ya que persigue la integración, modularidad y adaptabilidad.
• Openbravo: Es un sistema de gestión empresarial integrado en software libre y basado íntegramente en web.
• OpenXpertya: Es un ERP de código abierto en español, incluye solución de CRM y comercio electrónico a tres niveles (B2B, B2C, EDI).
• TinyERP: Es un software de ERP al uso, basado íntegramente en la licencia pública GPL y libremente descargable.

¿Qué es la Tecnología de la Información?

Son aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir información. La tecnología de la información se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a la toma de decisiones.

Cadena de Valor

El Marco de la Cadena

La cadena de valor se puso en el frente del pensamiento de gestión de empresa como una poderosa herramienta de análisis para la planificación estratégica. Su objetivo último es maximizar la creación de valor mientras se minimizan los costos. De lo que se trata es de crear valor para el cliente, lo que se traduce en un margen entre lo que se acepta pagar y los costos incurridos.

Integración de la Cadena de Valor

En una empresa, la generación de información es algo que nunca termina de ocurrir: un acercamiento a un prospecto, una venta, un soporte o servicio a un cliente, etc. En una empresa hay dos tipos de información: información transaccional e información estratégica. Por su parte, la información estratégica es la que surge de la relación y el análisis de la información transaccional, además de otras fuentes de información, por ejemplo: fuentes externas como indicadores de inversión en ciertos verticales, indicadores macroeconómicos, etc., que permiten proyectar hacia el futuro el desempeño del negocio y que, sobre todo, permiten generar, como su nombre lo dice, estrategias que resulten en mejoras para la empresa.

De la Decisión de Compras: Variables Determinantes y Líderes del Proyecto

De un universo de cerca de noventa empresas que han implementado sistemas del tipo ERP, se extrajo una muestra aleatoria simple. El criterio de elección fue “conveniencia”. La decisión de implementar un sistema ERP, en el 64% de las empresas analizadas, recae sobre la gerencia general; en un 9% sobre el área contable o financiera; en un 18% sobre el directorio; y el 9% restante sobre el equipo de trabajo, formado por un integrante de cada departamento de la organización. Nueve empresas consideran la calidad y los servicios, tanto de soporte como de mantenimiento, como las variables definitorias al momento de elegir un sistema ERP. Por el contrario, el precio y los proveedores existentes en el mercado son aspectos poco relevantes a efectos de elegir dónde invertir. Las empresas consideran que es necesaria la alta inversión, sin importar cuánto deban pagar por el sistema.

Principales Objetivos que se Persiguieron al Momento de Implantar el ERP

Se distinguen tres grupos de objetivos que la empresa pretende lograr después de la implementación del ERP, estos grupos son: objetivos a nivel de toma de decisiones, entendida esta como una administración eficiente de la información contable, financiera y de sus operaciones (acceso a información confiable, precisa, oportuna; posibilidad de compartir información; integridad de los datos y mejorar el proceso de toma de decisiones); objetivos a nivel de procesos (optimización, reducciones de tiempo y de costo, y mejorar la productividad) y objetivos a nivel de clientes, mejorando el servicio al mismo.

Módulos Implementados

Un sistema del tipo ERP está formado por un conjunto finito de módulos que pueden adquirirse total o parcialmente. Hay, en general, tres grandes grupos: el primero correspondiente al área financiera, un segundo grupo al área logística y finalmente un grupo del área de recursos humanos. Adicionalmente a los anteriores, existen soluciones específicas para sectores industriales particulares. Los módulos, según cada grupo, son los siguientes:

• Módulos del Área Financiera

  • Módulo FI (Gestión Financiera): Proporciona las funciones que controlan el aspecto operativo de la contabilidad general.
  • Módulo CO (Controlling o Contabilidad de Costos): Es utilizado para la contabilidad interna de las organizaciones. Es decir, abarca los movimientos de costos e ingresos de la organización.
  • Módulo EC (Controlling Corporativo): Se encarga de monitorear los factores críticos del funcionamiento de una organización.
  • Módulo IM (Gestión de Inversiones): Este fue introducido por SAP en la versión 3.0 de R/3. Está diseñado para planificar y gestionar los presupuestos y proyectos de inversión de capital.
  • Módulo TR (Tesorería): Integra las previsiones y gestión de recursos de caja con las aplicaciones financieras y logísticas.

• Módulos del Área Logística

  • Módulo LO (Logística General): Proporciona las herramientas e informes necesarios para analizar y gestionar el estado de la logística de la organización y realiza previsiones en la cadena de suministro.
  • Módulo MM (Gestión de Materiales): Abarca todas las actividades y funciones logísticas relacionadas con la adquisición, aprovisionamiento y control de inventarios de la cadena de suministro.
  • Módulo PM (Mantenimiento): Se encarga del mantenimiento de los sistemas de control de plantas. Incluye soporte para la gestión de problemas operativos y de mantenimiento de los equipos.
  • Módulo PP (Planificación y Control de la Producción): Contiene módulos para las diferentes fases, tareas y metodologías utilizadas en la planificación de la producción, tales como: cantidades y tipos de productos, tiempo de suministro de materiales, etc., además del proceso mismo de la producción. Los componentes del módulo PP están igualmente integrados con otras aplicaciones R/3 como SD (Ventas y Distribución), MM (Gestión de Materiales), etc.
  • Módulo QM (Control de Calidad): Se encarga de realizar todas aquellas tareas que implican la planificación de la calidad, el control, las inspecciones y el cumplimiento de los estándares de calidad normalizados internacionalmente.
  • Módulo SD (Ventas y Distribución): Permite gestionar todos los aspectos de las actividades comerciales de ventas: pedidos, promociones, competencia, ofertas, seguimiento de llamadas, planificación, campañas, etc.
  • Módulo PS (Sistemas de Gestión de Proyectos): Permite realizar seguimientos de todas las tareas de un proyecto. Se aplica a todo tipo de proyectos: inversión, marketing, investigación y desarrollo, construcciones de instalaciones, etc.

• Módulos de Recursos Humanos

  • Módulo R (Recursos Humanos): Representa el sistema completo para apoyar la planificación y controlar las actividades del personal.

Impacto por Efecto de la Implementación de los Módulos

Una de las componentes más afectadas por efecto de la implantación del ERP es el área de procesos, seguida y en el mismo nivel de importancia por los métodos y la cultura organizacional. Los menos afectados son la propia estrategia de empresa y otras aplicaciones existentes.

Integración del ERP con Otras Tecnologías de Información

Una de las características del ERP es su capacidad de integración, tanto con áreas organizacionales como con otros sistemas u otras tecnologías de información presentes en la organización o en el mercado.

Objetivos Propuestos por la Empresa Pre-implementación y Beneficios Detectados Post-implementación

Los objetivos fueron agrupados según un criterio temático. El desglose de estos se muestra en la figura, en que un 18% de las empresas decidió implantar un sistema ERP debido a la posibilidad de acceso a información confiable, precisa y oportuna; un 15% por optimización de los procesos de la organización; un 13% por la posibilidad de compartir información entre todas las áreas organizacionales; un 12% para mejorar el proceso de la toma de decisiones, y en igual porcentaje, para mejorar el servicio al cliente; un 10% para mejorar la productividad de los procesos; un 8% para reducir los costos de los procesos, y en igual porcentaje, para reducir los tiempos de los procesos; y un 7% para la eliminación de datos y operaciones innecesarias.

Análisis y Discusión de Resultados

La denominación dada por la industria del software de estar destinado a la planificación de recursos empresariales no parece, desde el punto de vista estrictamente conceptual, el nombre más adecuado. No se centran específicamente en la planificación de los recursos, tarea o actividad que en definitiva realiza el profesional que usa esta plataforma con los datos e indicadores de gestión que entrega el sistema. Por otro lado, tampoco se centran de manera especial en los recursos de la empresa, sino que están orientados a los procesos de negocio y, en especial, a los procesos productivos que están regulados por procedimientos o procesos administrativos no siempre adecuadamente considerados por el sistema.

Flujo de Información en un ERP

¿Cómo afecta el ERP dentro de una organización? ¿Cuál es el flujo que sigue el proceso de la compañía y cómo puede apoyar el ERP a esta compañía?

• Los presupuestos deben ser ingresados al sistema de ERP para que no se incurran en gastos no planeados.
• Los requerimientos deben ser capturados por los usuarios o generados por el sistema (ERP) a través de un MRP en base a los niveles de inventario.
• Una vez identificados los requerimientos, deben ser autorizados por el responsable del área y el sistema deberá validar si el área en cuestión tiene presupuesto para comprar el requerimiento.

Lo antes mencionado solo es una pequeña visión de cómo interactúa un ERP en el funcionamiento de la compañía. El ERP tiene además muchos otros módulos que, de la misma forma en la cual se observa la integración en el ejemplo anterior, pueden ser de utilidad para la compañía.

Consideraciones para Implementar un ERP

¿Qué se debe tomar en consideración para la selección e implementación del ERP?

Es un error muy común el seleccionar un sistema de ERP que no cumpla con los requerimientos de la compañía y, además, durante la implementación del mismo tienden a existir problemas que repercuten en una tardanza al momento de implementar el ERP o, aún peor, no aprovechan completamente las ventajas que proporciona el sistema. Los puntos que pretende fortalecer el"SCO" son los siguientes:

• Ganar el apoyo de los ejecutivos.
• Crear un enfoque más realista y detallado de los escenarios.
• Identificar las deficiencias de la organización antes de que se implemente el ERP.

El apoyo y entendimiento por parte de la gerencia durante el proceso de selección e implementación del ERP es esencial. Muchas veces los ejecutivos, al momento de implementar el ERP, lo dejan en manos de los expertos en el área, pero que no tienen una visión global de la situación actual y asumen que el proyecto se cumplirá de acuerdo al presupuesto y tiempo predefinido. Ejemplos de estas desconexiones son:

• Problemas dentro de la organización (logística no se lleva bien con operaciones).
• Problemas procesales, los pronósticos de venta están muy separados de las ventas realizadas.
• Problemas interpersonales: cuando dos empleados tienen problemas y, por ende, no pueden trabajar de manera correcta.
• Muchos sistemas sin interfase entre ellos: cuando para pasar información de un sistema a otro se requiere pasarlo de manera manual.

La definición de requerimientos en forma expedita consiste en:

• Definir los procesos y requerimientos del sistema.
• Documentar y comunicar todos los puntos en los cuales se encuentran desconexiones.
• Definir cuándo se empezará la implementación.

Una vez detectado todo esto, ya se tiene toda la información necesaria para seleccionar el software de ERP adecuado para la compañía y los módulos que serán aplicados. De otra manera, se puede estar gastando dinero de más en un software o se puede estar implementando un software que se quede corto a las necesidades de la empresa.

Elementos Requeridos para Implantar una Solución ERP

Entre las características básicas que incluye un sistema ERP se encuentran:

• Arquitectura cliente/servidor.
• Base de datos centralizada, con consultas SQL y generación de informes.
• Interfase gráfica de usuario, con manejo de ventanas.
• Soporte de base de datos distribuida.

Tiempo, Beneficios y Costos Asociados a su Implantación

En el caso de la duración de la implementación, dependerá de la complejidad y eficiencia de los procesos de gestión actuales. Además, puede surgir la necesidad de realizar cambios a los modelos de negocios que la empresa utiliza, ya sea por ineficiencia o para estandarizar actividades.

• Software (17%)
• Hardware (14%)
• Servicios profesionales (46%)
• Costos del staff interior (23%)

Tiempo de Implementación

De acuerdo al estudio, el tiempo de implementación del sistema ERP y sus aplicaciones tiene un rango de 18 meses (según el proveedor SSA) a 26 meses (para Oracle), con un promedio para implementar de 23 meses. Sin embargo, las últimas cifras de SAP dicen que sus tiempos varían hoy entre 24 meses hasta casos de 3 meses, dependiendo de la actualización de la compañía.

Esto significa:

• Un cambio cultural en la empresa.
• Un cambio en los procesos de negocio.
• Un cambio en la disciplina de trabajo.

Otro Estudio de Costo

Unos de los problemas son los costos escondidos del ERP. Aunque esto varíe de empresa en empresa, quien implementó sistemas ERP concuerda que ciertos costos son fácilmente olvidados o no estimados. Algunos de esos costes son:

• Capacitación: es el costo más elevado del ERP, pues los trabajadores tienen que aprender todo un nuevo conjunto de procesos, y no solo una simple nueva interfaz de software.
• Integración y prueba: la conexión entre el ERP y otras aplicaciones de software empresarial, que tiene que ser aplicada caso a caso, y no todas las empresas proveedoras de software poseen aplicaciones add-on.

Sistemas Operativos

Cuando hablamos del mejor sistema operativo —que puede ser aplicado a la infraestructura como un todo— para trabajar con una solución de ERP, surgen tres palabras como las más importantes: costo, cultura y disponibilidad.

Base de Datos

Como sucede con los sistemas operativos, la base de datos más indicada para operar con ERP depende mucho más del gusto del cliente que de una compatibilidad o adherencia entre los sistemas.

Plataforma de Hardware

La plataforma —configuración y homologación (formatación) de las máquinas— más recomendada por especialistas en ERP para procesar aplicativos de gestión integrada es la plataforma cliente/servidor. Como cliente entiéndase una computadora utilizada por el usuario para acceder a las informaciones en otra máquina del mismo perfil, pero con configuraciones más altas que hospeda los módulos de gestión y/o bases de datos.

Red de Comunicaciones

La red de computadoras está lista para operar con un ERP después de un extenso relevo de los usuarios, de los números y localización de los puntos que van a involucrarse con el sistema de gestión. Probablemente, el tráfico que será generado es mayor que la velocidad de banda contratada, pero solo un capacity planning —como son llamados esos informes— podrá decirlo con seguridad.

Modelo de Negocio - Aplicación de Negocio – Infraestructura TI

Las aplicaciones de negocios o aplicaciones de lógica de negocios, es la forma en que se llaman a las diferentes aplicaciones que requieren del uso de una base de datos (las clásicas altas, bajas, modificaciones y consultas). Sin embargo, las aplicaciones de negocios van más allá, porque permiten la distribución de la aplicación por medio de una arquitectura de cliente/servidor de múltiples capas o niveles, todo gracias a la distribución de los objetos o componentes.

• Modelo de Negocio: Forma en que la empresa genera beneficios de forma sostenible a lo largo del tiempo. Se define a partir del análisis de las necesidades del consumidor, especificando los productos a ofertar.
• Aplicaciones de Negocio: Facilitan el soporte automatizado del modelo de negocio. Construidas en base a patrones genéricos (B2B, B2E, U2D,…) atienden la gestión coordinada de diferentes áreas: suministros (SCM, eMarkets), clientes (CRM), operativa interna (ERP), toma de decisiones (BI), plataformas Microsoft .NET y J2EE.
• Infraestructura: Plataforma de procesamiento y comunicaciones consistente en ordenadores, redes, bases de datos y otras tecnologías de propósito general que soporta el funcionamiento de las aplicaciones.

Una Aplicación Individual o un Proyecto es Iniciado por:

• Una nueva oportunidad que involucra a un nuevo o ya existente proceso de negocio.
• Un problema que involucra a un existente proceso de negocio.
• Una nueva oportunidad que permitirá a la organización tomar ciertas ventajas tecnológicas.
• Un problema con la tecnología actual.

Ciclo de Vida Desarrollo de Sistemas

Desarrollo de Aplicaciones de Negocio

Roles y Responsabilidades de Grupos e Individuos

• Alta Gerencia

  • Se compromete con el proyecto.
  • Aprueba recursos.
  • Su compromiso ayuda a asegurar la participación de personas/áreas necesarias.

• Gerencia Usuaria

  • Asume propiedad del proyecto y producto.
  • Asigna representantes calificados.
  • Participa en definición de requerimientos, pruebas de aceptación, entrenamiento.

• Comité de Seguimiento del Proyecto

  • Ejerce dirección total.
  • Asegura representación apropiada de áreas involucradas.
  • Responsable de costos y planes de trabajo.

• Comité de Seguimiento del Proyecto

  Funciones:

  • Revisa regularmente avances y celebra reuniones de emergencia.
  • Coordina y asesora, responde preguntas y toma decisiones sobre usuarios y diseño.
  • Decide interrupción del proyecto.

• Patrocinador Proyecto

  • Alto directivo a cargo de función principal de negocio más beneficiada.
  • Financia proyecto.

• Gerencia Desarrollo

  • Apoyo técnico de hardware y software.
  • Desarrollando, instalando y operando el sistema solicitado.

• Gerencia del Proyecto

  • Dirección general.
  • Asegura ajuste a normas locales.

• Equipo Desarrollo

  • Ejecuta tareas de programación.
  • Respeta normas/estándares.

• Equipo Usuarios

  • Realiza tareas asignadas.
  • Mantiene comunicación con sistemas, involucrándose activamente.

• Oficial Seguridad

  • Asegura el cumplimiento a las políticas de seguridad institucional.
  • Periódicamente revisa efectividad de la seguridad del sistema durante su vida operativa.

• Aseguramiento de Calidad

  • Revisa resultados y productos de cada fase y confirma al final de cada una, si requerimientos fueron cubiertos.
  • Crucial para completar un proyecto dentro de lo programado y presupuesto, y para alcanzar madurez del software.