El Entorno de Oficina: Funciones, Cualidades del Oficinista y Comunicación Eficaz

¿Qué es una Oficina y Cuáles son sus Características?

Una oficina es cada una de las dependencias de una empresa donde se realizan trabajos de tipo administrativo, tales como: planificación, organización, control y supervisión.

Características Esenciales de una Oficina

• Ventilación: La temperatura ideal oscila entre 18 y 23 ºC. En sitios excesivamente calurosos debe recurrirse a los aires acondicionados y en los fríos, a la calefacción.
• Privacidad acústica: Es el derecho que tiene el oficinista a trabajar en un lugar sin ruidos molestos que dificulten su concentración.
• Iluminación: No debe ser ni tan fuerte, ni tan tenue. La oficina necesita una cantidad de luz adecuada para visualizar todo correctamente.

El Rol del Oficinista: Ventajas y Funciones

Ventajas del Trabajo de Oficinista

• Ambiente agradable: Generalmente, es un entorno fresco, cómodo e higiénico.
• Oportunidades de progreso: El empleado puede llegar, por su eficiencia e interés, a ocupar cargos de mayor responsabilidad.
• Diversidad de relaciones: Permite relacionarse socialmente con personas de diferentes ramas profesionales, como médicos, abogados, ingenieros, etc.

La Oficina Virtual

Una oficina virtual es un espacio en internet en el que pueden desarrollarse actividades similares a las de una oficina tradicional, permitiendo el trabajo remoto.

Materiales y Equipos Fundamentales en una Oficina

• Impresora láser (a blanco y negro o a color).
• Fax.
• Reproductor de CD/DVD que permita llevar los trabajos a otros lugares.
• Escáner.
• Fotocopiadora.

¿Qué es un Oficinista?

Un oficinista es una persona que se encarga de las tareas administrativas de una organización.

Actividades Principales

• Tomar dictado y transcribirlo: De manera que pueda redactar cartas y otros documentos.
• Manejo de correspondencia: Consiste en sellar, subrayar y anotar la correspondencia recibida y enviada.
• Redacción de correspondencia: Se refiere a la escritura de cartas, correos electrónicos u otros mensajes relacionados con la actividad de la empresa.
• Archivo de documentos: Se refiere a la aplicación de un sistema que permita organizar y guardar cartas, papeles, fichas, facturas, recibos, catálogos, etc.
• Registrar informaciones contables: Incluye la gestión de órdenes de compra y venta, pedidos de productos, cotizaciones y nóminas.

Cualidades del Oficinista

Cualidades Físicas

• Aseo personal.
• Porte y postura agradable.
• Peinado clásico.
• Maquillaje discreto.
• Buena salud física.
• Vestimenta adecuada.

Cualidades Personales

• Respeto.
• Generosidad.
• Tolerancia.
• Modestia.
• Compañerismo.
• Lealtad.
• Tacto.
• Solidaridad.
• Honestidad.
• Dominio de sí mismo.

Cualidades Intelectuales

• Eficiencia.
• Creatividad.
• Orden.
• Puntualidad.
• Responsabilidad.
• Deseos de superación.
• Adaptabilidad.

Relaciones Humanas y Comunicación en el Entorno Laboral

Las relaciones humanas son el contacto que se produce entre los trabajadores de una empresa con sus superiores, subalternos y compañeros de trabajo. Este contacto debe ser armonioso y agradable para lograr los objetivos que se propone la organización.

Tipos de Relaciones Humanas

1. Según el lugar donde se realicen:
   • Internas
   • Externas
2. Según el número de participantes:
   • Individuales
   • Colectivas
3. Según la dirección:
   • Horizontales (entre pares)
   • Ascendentes (hacia superiores)
   • Descendentes (hacia subalternos)
4. Según su intención:
   • Información
   • Orden
   • Control
5. Según la distancia:
   • Directas
   • Diferidas

Barreras que Afectan la Comunicación

• Fisiológicas: Tartamudez, sordera, afonía, falta de extremidades, ceguera, parálisis cerebral.
• Físicas: Ruidos, muros, distancia.
• Sociales: Diferencias de idioma, discriminación (racial, religiosa, política).
• Psicológicas: Miedo, timidez, desmotivación, antipatía, problemas mentales, síndrome de Down.

Problemas Comunes en la Comunicación

• Filtrado: La información cambia al pasar de un emisor a otro (se pierde o se agrega contenido).
• Cortocircuito: El canal de comunicación sufre desperfectos que impiden transmitir la información eficazmente.
• Traducción: Se desconoce el código o lenguaje empleado por alguna de las partes.