Entendiendo la Ciencia de la Documentación y su Gestión
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Ciencia de la Documentación
Se podría definir como la ciencia del procedimiento de la información como integradora y globalizadora. Se trata de una ciencia enriquecedora de ámbito multidisciplinario. Las ciencias de la documentación engloban la biblioteconomía, la documentación, la museología y la archivística.
Ciclo de Vida de un Documento
Es necesario conocer, dentro de la administración de documentos, el ciclo de vida documental. A partir de entonces, se detecta que el documento generado pasará por 3 etapas de vida, desde su creación hasta su eliminación o guardado definitivo, según los valores que contenga.
Procesos de la Ciencia de la Documentación
Son procesos dinámicos que tienen semejanzas en los métodos de trabajo de manera general, y su diferencia solo radica en los tipos de documentos que manejan. La ciencia de la documentación difunde información.
Productores de Documentos en el Medio Empresarial
Los productores del documento o usuarios del sistema de gestión documental se pueden dividir, a grandes rasgos, en 3 categorías:
- Los directivos del organismo que planifican y supervisan los métodos.
- Los responsables y todo el personal de apoyo a las unidades administrativas que coordinan conjuntamente con la implantación del sistema de gestión de la documentación administrativa de las unidades.
- Los usuarios que son ejecutores directos de las implantaciones.
Gestión Documental
Conjunto de denominaciones técnicas. Un sistema de gestión documental se ocupa del procesamiento, almacenamiento, búsqueda, recuperación y distribución de documentos al conjunto de usuarios que operan el mismo. Las características de un sistema de gestión documental son las siguientes:
- Manejo de grandes volúmenes de documentación.
- Garantía de acceso a la información más actual.
- Mantenimiento coherente de la información procedente de diferentes compañías y organizaciones.
- Control de acceso a la información.
- Seguridad ante la posible pérdida de la documentación.
- Definición de flujo de trabajo en el sistema para la gestión de procesos operativos entre departamentos y empresas externas.
La gestión documental en una empresa u organización consiste en el uso de tecnologías y procedimientos.
Fases del Ciclo de Vida de un Documento
- Origen
- Conservación
- Resguardo y Disposición
Primera Fase: Planificación y Elaboración de Documentos
Esta fase persigue los siguientes objetivos:
A) Evitar la producción de documentos no esenciales, disminuir el volumen de los documentos.
Segunda Fase: Eliminación de Documentos
En esta tercera fase, solo después del proceso de evaluación, se puede determinar cuáles documentos deben ser conservados y cuáles deben eliminarse.
Ciclo de Vida de un Documento en la Empresa
Se refiere a las distintas fases o etapas que atraviesan los documentos, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente, en general por el valor histórico. Tiene 3 Etapas:
- Creación y origen del documento
- Conservación y resguardo
- Transferencia
Ciclo de Vida de un Documento en el Hogar
En el hogar se utilizan gran diversidad de documentos que deben conservarse por cierto tiempo de acuerdo a su naturaleza e importancia. Si son recibos de servicios públicos ya cancelados, deben resguardarse en un archivador pequeño como demostración de pago.
Si algún miembro del hogar es contribuyente de impuesto sobre la renta, debe guardar estos recibos durante un tiempo no menor a 4 años, ya que en ese tiempo es probable que el SENIAT los exija.
Otros documentos de carácter personal como el título de propiedad de un inmueble o de un vehículo, partidas de nacimiento, actas de matrimonio, actas de defunción, títulos o certificados académicos. Estos documentos tienen vigencia permanente y deben ser guardados de por vida.