Elementos Clave del Procesador de Texto: Área de Trabajo, Barras y Menús

1.1 Contenido

A) Identificación de los elementos que conforman el procesador de texto

Área de trabajo

¿Qué es un área de trabajo y cómo me ayudará?

Selector de áreas de trabajo

Las áreas de trabajo se refieren a la agrupación de ventanas en su escritorio. Puede crear varias áreas de trabajo, que actúan como escritorios virtuales. Las áreas de trabajo están destinadas a reducir el desorden y hacer que el escritorio sea sencillo de examinar.

Podría utilizar las áreas de trabajo para organizar su trabajo. Por ejemplo, podría tener todas sus ventanas de comunicación, tales como el correo electrónico y su programa de chat en un área de trabajo y el trabajo que está haciendo en un área de trabajo diferente. Su gestor de música podría estar en una tercera área de trabajo.

Usando áreas de trabajo:

En la vista de >Actividades, mueva su cursor al lado derecho de la pantalla.

Aparecerá un panel vertical con las áreas de trabajo en uso y con un área de trabajo adicional vacía. Esto es el selector de áreas de trabajo.

Para añadir un área de trabajo, mueva una ventana de un área de trabajo existente hasta el área de trabajo vacía en el selector de áreas de trabajo. Esta área de trabajo contiene ahora la ventana que se dejó en ella, y debe aparecer un área de trabajo nueva vacía en la parte inferior.

Para quitar un área de trabajo, simplemente cierre todas las ventanas que tenga, o muévalas a otras áreas de trabajo.

El área de trabajo de OpenOffice Writer es el lugar principal donde escribimos nuestros textos, insertamos imágenes, tablas, etc., y damos formato a los mismos.

A diferencia de otras aplicaciones de la suite, no se permite depositar ningún tipo de objeto fuera de los límites de las hojas, lo cual no impide que se puedan insertar imágenes y objetos en los márgenes de forma que desborden por estos, lo que se conoce en términos de imprenta como a sangre.

El área de texto está situada dentro del área de trabajo. Es la zona donde se pueden agregar textos. Si precisas agregar texto fuera de esta área, deberás hacerlo bien activando el encabezado de página y/o el pie de página, bien utilizando las cajas de texto independientes que puedes situar en cualquier lugar.

Para ver los márgenes que delimitan esta zona puedes activar desde el menú Ver la opción Límites del texto.

Barra de menús

BARRA DE MENÚS

Está situada justo debajo de la Barra de Título.

Contiene los menús que permiten ejecutar acciones en un programa.

Cada menú se muestra con una palabra que hace referencia al tipo de acciones que puede realizar. Si se hace clic izquierdo sobre el nombre del menú, este se despliega y puede elegirse la opción preferida con sólo volver a hacer clic izquierdo sobre ella.

Algunos menús contienen submenús. Para acceder a un submenú, solo hay que hacer clic izquierdo sobre el menú que lo contiene, y seguidamente hacer clic izquierdo sobre el submenú para desplegarlo. Los submenús pueden reconocerse frente a las entradas de menú simples porque, a diferencia de estas, los submenús muestran una flecha a la derecha de su entrada.

Componentes de la Barra de Menús

Menú desplegado

Submenú desplegado

Entrada seleccionada en un submenú desplegado

BARRA DE HERRAMIENTAS

Suele disponerse por debajo de la Barra de Menús.

Está formada por una serie de pequeños iconos que representan cada uno una acción o herramienta. Se activan al hacer clic izquierdo sobre ellos.

Generalmente, las acciones que pueden realizarse mediante la Barra de Herramientas suelen estar disponibles también como entradas en la Barra de Menús.

Puede haber más de una Barra de Herramientas, colocadas ya sea unas debajo de otras, en la parte izquierda o derecha de la ventana, o en la parte inferior de la ventana.

Algunas Barras de Herramientas admiten ser recolocadas en cualquiera de los lados de la ventana, o incluso separarse de esta en forma de barra flotante.

Enmarcadas en rojo pueden verse varias Barras de Herramientas

Menú contextual

El menú contextual es la ventana que se abre cuando hacemos clic con el botón secundario del ratón. Este menú es un elemento vivo del sistema operativo, ya que se va modificando añadiendo nuevos elementos al menú contextual a medida que instalamos nuevos programas.

¿Para qué sirve el menú contextual?

El menú contextual sirve para facilitarnos el trabajo diario con nuestro ordenador. Cuando abrimos el menú contextual pinchando con el botón derecho del ratón, obtenemos una ventana en la que se encuentran multitud de opciones como crear una carpeta o acceso directo, comprimir un archivo, escanear un fichero con el antivirus, etc., y todo esto podremos hacerlo directamente y sin tener que abrir con antelación el programa implicado en la acción seleccionada.

Dependiendo de la zona de nuestra pantalla sobre la que abras el menú contextual, este presentará un aspecto u otro, diferenciándose en los elementos que muestra o contiene en su menú. Veamos algunos ejemplos.

Menú contextual del escritorio de Windows XP: Si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre una zona libre de nuestro escritorio, obtenemos el siguiente menú contextual:

Menú contextual de un archivo: Si hacemos clic sobre un archivo, el menú contextual variará en función de la extensión que tenga ese archivo (su formato).

¿Qué es la cinta de opciones?

La cinta de opciones de Word es una superposición de barras de herramientas, cada una dedicada a un tipo de edición. Para visualizar una cinta en particular, simplemente haz clic sobre alguna de las pestañas. La pestaña Diseño de página, por ejemplo, contiene todos los comandos de diseño de un documento: orientación y tamaño de la página, tamaño de los márgenes, color de la página, opciones de alineamiento de las imágenes en la página, etc.

Cómo minimizar la cinta de opciones

Es posible minimizar la cinta de opciones para tener más espacio en pantalla. Para esto, haz doble clic sobre la pestaña actual o haz clic sobre la flecha Minimizar la cinta de opciones, situada en la esquina superior derecha:

Al minimizar la cinta de opciones, solo aparecerá el nombre de las pestañas. Para mostrar la cinta de opciones correspondiente a una pestaña, haz clic sobre dicha pestaña. Una vez que hayas hecho clic sobre alguno de los comandos, la cinta se volverá a minimizar.

Cómo mejorar el uso de la cinta de opciones

Si llegas a dominar el uso del ratón, tendrás poca ocasión de utilizar los comandos de la cinta de opciones. En efecto, el clic derecho del ratón muestra todos los comandos disponibles de acuerdo al elemento seleccionado; es decir, sobre el que has hecho clic o resaltado. Por otra parte, este es el método que hemos preferido, ya que es más rápido. Los atajos de teclado también son muy útiles.

Cómo personalizar la cinta de opciones

Si ya has trabajado con una versión de Word anterior a Word 2007 y la nueva disposición de comandos en las cintas de opciones te molesta, puedes eliminar o añadir comandos a estas cintas. Los comandos están agrupados de una manera lógica, por lo que no es posible añadir un comando a un grupo existente: deberás crear uno nuevo. La cinta Inicio, por ejemplo, contiene los grupos Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilos y Edición. Te mostraremos cómo añadirle a esta cinta el grupo Personalizado que contenga al comando Diccionario: primero, haz clic en el menú Archivo > Opciones y haz clic en Personalizar cinta de opciones. Abre el menú desplegable y selecciona Comandos que no están en la cinta de opciones (columna de la izquierda del panel de la derecha):

En la columna de la derecha, haz clic en Inicio en Fichas principales, luego en el botón Nuevo grupo. Mantén seleccionado el nuevo grupo y haz clic en el botón Cambiar nombre. Asígnale el nombre que desees. Haz clic luego en Aceptar. En la columna de la izquierda, selecciona un comando que quieras añadir al nuevo grupo, luego haz clic en el botón Agregar y añade los comandos que creas convenientes. Haz clic, para terminar, en Aceptar. Se cerrará la ventana de opciones de Word. El nuevo grupo aparecerá en la pestaña Inicio.

Qué hacer si la cinta de opciones quedó pequeña

Si la cinta de opciones te quedó pequeña, puedes eliminar los grupos o comandos que no utilices. Si el resultado que obtienes luego de realizar todas estas modificaciones no te satisface, haz clic en el botón Restablecer para restablecer la cinta seleccionada a su estado inicial (Restablecer únicamente la ficha de cinta seleccionada) o para anular todos los cambios realizados (Restablecer todas las personalizaciones):

Barra de estado

La barra de estado muestra información sobre los modos de edición actuales, como el modo de ayudas visuales, el modo de aplicaciones de estilo, el modo de representación y modo de tamaño de página. La barra de estado también muestra información acerca del archivo que está modificando, como el tamaño del archivo, el esquema HTML y el esquema CSS.

Para mostrar u ocultar la barra de estado

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de la aplicación.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de la aplicación, en la ficha General bajo la sección General, desactive o active la casilla Mostrar barra de estado.

Información de la barra de estado

Regla de trabajo

Desde luego que una regla se usa para medir distancias. Word y otros procesadores de palabras tienen reglas construidas en su interior. De esta manera, usted no tendrá que sostener una regla física real sobre la pantalla, para tratar de averiguar cuán grande resulta algo que está creando en la página. De todas formas, eso no funcionaría bien. La mayoría de los monitores son de superficie curva, de forma que la regla plana no se apoyaría bien. Lo peor de todo es que el tamaño que se ve en la pantalla no es igual al del papel impreso. Esto es suficiente para volverlo loco. ¡Gracias a Dios que existen las reglas internas!

¿Qué distancia necesitaría usted para poder medir en un documento de un procesador de palabras?

• Ancho y altura de página
• Márgenes - arriba, abajo, izquierda, derecha
• Alturas del encabezado y el pie
• Anchos de columna
• Celda de una tabla, ancho y altura
• Sangrías del tabulador
• Tamaño de imagen o distancia desde otras partes de la página

Ayuda

Sin duda alguna, la función más útil en cualquier momento es la función Ayuda de Word. A ella podrás recurrir cuando tengas algún problema y no recuerdes cómo se hace una determinada cosa, por ejemplo.

Para acceder a la Ayuda, pulsamos el ícono que encontramos en la esquina superior derecha de la pantalla, bajo el comando de cerrar ventana. La Ayuda se representa por un signo de interrogación.

Se abrirá el cuadro de opciones de la Ayuda.

Por ejemplo, si quisiéramos saber o recordar cómo hacer la Configuración de página y de márgenes, nos ubicamos en esta sección y pulsamos Enter.

Aparecerá un submenú mostrando las opciones con respecto a esta función. Esto nos ayuda a guiarnos en descubrir qué parte de esta función es la que necesitamos saber.

Si seleccionamos Cambiar o establecer los márgenes de la página, se abrirá una sección que explica en qué consiste esto para comprobar si es de lo que estamos hablando. A continuación, encontraremos toda una explicación de los conceptos relacionados a su funcionamiento.

Observemos que la ventana de Ayuda de Word posee una barra de herramientas que permite navegar por el cuadro de mandos de la función.

Si quisiéramos imprimir la Ayuda seleccionada anteriormente, solo pulsamos el ícono de Impresión y ya tendremos la información impresa a nuestra disposición.

Barras de desplazamiento

Aparecen en la parte derecha y/o inferior de la ventana.

Solo se muestran cuando el contenido (Área de Trabajo) de la ventana es mayor que el tamaño de esta, por lo que es necesario desplazarse por el contenido para poderlo ver en su totalidad. Si el Área de Trabajo es igual al tamaño de la ventana, entonces no aparecerán las Barras de Desplazamiento.

Las Barras de Desplazamiento se pueden hacer funcionar mediante clic izquierdo sobre las flechas de sus extremos (para desplazar el Área de Trabajo hacia un lado u otro), arrastrando (clic izquierdo sin soltar el botón) el Cuadro de Desplazamiento que hay en el interior de la barra, o simplemente moviendo la rueda del ratón hacia delante o atrás.

El tamaño del Cuadro de Desplazamiento es un indicador del tamaño real del Área de Trabajo. Cuanto más pequeño sea el Cuadro de Desplazamiento, más recorrido tendrá la Barra de Desplazamiento, por lo que mayor será el Área de Trabajo real.

Elementos de las Barras de Desplazamiento

Al pulsar el Botón Inferior de Desplazamiento se va mostrando la parte inferior no visible del archivo (en este ejemplo, el resto del texto). Hay también disponibles los Botones Superior, Izquierdo y Derecho.

Los Cuadros de Desplazamiento permiten moverse muy rápido por un archivo. Hay uno en la Barra de Desplazamiento Horizontal (como en el ejemplo) y otro en la Barra de Desplazamiento Vertical.