Cómo elegir localización, montajes y servicios para eventos exitosos

Pasos para elegir proveedor

Pasos elegir proveedor:

1. Previos: definen necesidades, fijan cantidad asignada y fijan gastos.
2. Búsqueda: briefing (describen necesidades, número, identidad corporativa, objetivos, presupuesto, fecha, lugar...)
3. Contraste y evaluación.
4. Aprobación del presupuesto.

Localización

Pasos: dónde; elige dimensión y ubicación.

Espacios: superficie limitada con características concretas para fines planificados.

Características: permisos, zonas transitadas, adaptado al evento, seguro, espacioso, iluminado, buena estructura, medidas de seguridad...

Tipos de recintos

• Palacios y centros de congresos

  Se organizan encuentros, reuniones, seminarios... Están diseñados para ello, disponen de equipamiento técnico y personal; suelen ser edificios históricos y emblemáticos y los conoce la prensa.

• Recinto ferial

  Salón; a veces se exponen productos/servicios para promocionarse. Lugares estratégicos en ciudades, accesibles en transporte público, de gran dimensión, cuentan con personal y equipamiento; alrededor hay hoteles y restaurantes.

• Hoteles

  Recintos destinados a reuniones/eventos pequeños (grandes: hoteles para congresos).

• Instalaciones deportivas

  Espacios para aprender, practicar y competir.

• Museos

  Idóneos para congresos, reuniones y cócteles.

• Auditorios

  Equipados con la última tecnología y con centros de conferencias.

Tipos de montaje

Formas habituales:

• Herradura
• Auditorio
• Banquete
• Sala de juntas
• Forma de escuela

Montajes verticales

Formas U, planos paralelos, montaje sobre techo, separaciones con paredes, forma en L.

Evaluación de ofertas

La evaluación debe ser continua. Se consideran seis criterios principales:

• Coste / precio unitario
• Plazos de entrega
• Calidad
• Nivel de servicio
• Prestigio
• Capacidad financiera

Servicios

A continuación se detallan los servicios habituales en la organización de eventos:

1) Restauración y hostelería

Restauración: actividades para preparar, presentar y servir, incluyendo atención al cliente, protocolos, normas de higiene y prevención de riesgos laborales.

Hostelería: servicios y actividades económicas relacionadas con el alojamiento y la restauración.

2) Reproducción y proyección de imagen y sonido

Actividades desde el montaje e instalación hasta la puesta en marcha de sonido, iluminación, vídeo, etc.

3) Diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales

Creación de imagen corporativa, carteles, catálogos y materiales promocionales.

4) Traducción e interpretación

Transmiten mensajes a otras personas en la lengua acordada; pueden ser intérpretes o traductores. Ofrecen servicios como mediación intercultural, traducción profesional (centrada en lo escrito) e interpretación profesional (en la comunicación oral).

5) Acceso a la sede y transportes internos

Hay dos trayectos: desde donde está la persona hasta la llegada a la localidad y desde la localidad hasta las puertas del recinto.

6) Gestión y control de accesos y seguridad

Empresas privadas, sistemas de identificación, control del número de personas, vehículos aparcados, etc.

7) Montaje de stands

Stand: espacio donde la marca expone sus productos/servicios en los expositores dentro del recinto. Tipos:

• Stand llave en mano: la empresa se encarga de todo.
• Stand sobre plano: el cliente indica cómo quiere todo y la empresa del evento lo monta.
• Stand mixto: combinación de ambas modalidades.

8) Azafatos de congresos

Personas que informan, ayudan y asesoran a los participantes. Sus competencias son: habilidad comunicativa, dominio de varios idiomas, organización del evento, despertar interés y controlar el flujo de asistentes.

9) Animación cultural y producción de espectáculos

Contratados para estimular la iniciativa y el interés de los asistentes, fomentando la participación vinculada a la empresa o al evento.

10) Otros servicios

Seguros, turismo, guías, decoración, señalética, gabinetes de prensa y comunicación, entre otros.