Ekitaldien Diseinu eta Plangintza: Funtsezko Alderdiak

3.3 EKITALDIEN DISEINUAREN ETA PLANIFIKAZIOAREN FUNTSEZKO ALDERDIAK

Antolatzailea eta bezeroa (enpresa sustatzailea) lehenengoz biltzen direnean, bezeroak antolatzaileari azaltzen dizkio ekitaldiaren inguruan dituen ideiak eta asmoak: zein diren helburuak, zein mezu helarazi nahi zaion publikoari, zein xede-talderi zuzenduta dagoen, zein lekutan egin, zenbat diru gastatzeko asmoa duen, zein eragin positibo eta negatibo sor ditzakeen, eta abar. Antolatzaileak ondo ulertu behar du bezeroaren proiektua, eta briefing-ean jasotzen du, idatziz, bilerako informazioa. Dokumentu laburra baina oso garrantzitsua da, antolatzaileak haren arabera diseinatuko baitu bezeroaren beharretara egokitzen den ekitaldia. Antolatzaileak, azken finean, honako funtsezko alderdi hauek aztertu eta garatu behar ditu ekitaldia diseinatu eta planifikatzean:

• Zergatik edo zertarako egin? Helburuak zehaztu. Sustatzaileak bere buruari galdetu behar dio ea zertarako egin nahi duen ekitaldia. Ekitaldiak egitea oso garestia da, eta baliteke helburu berberak lortzeko modu merkeagoren bat egotea. Helburuak argi izanez gero, errazago hartzen dira gainerako erabakiak; ez da berdina bezero berriak lortzeko ekitaldia edo bezero leialak saritzekoa. Helburu bat baino gehiago izan ohi dute ekitaldiek.
• Zeinentzako egin? Xede-taldea(k) identifikatu. Definitu egin behar da ekitaldia zein publiko motari zuzenduta dagoen, ezaugarriak aldatu egiten direlako xede-talde(ar)en profilaren arabera: formatua, ekitaldiko programa, sarreren prezioa, dekorazioa eta nola gonbidatu, besteak beste.
• Zer egin? Formatua aukeratu eta programa osatu. Sustatzaileek, oro har, nahiko argi izaten dute zergatik nahi duten jardunaldia egin, eta sarritan ematen dituzte ekitaldirako ideiak ere. Antolatzaileak ideia horiek ahalik eta ondoen irudikatu behar ditu, bezeroei laguntzeko.
• Nola egin? Antolaketa-batzordearen eta hornitzaileen bidez. Hasieran aipatu bezala, sustatzaileak bere kabuz ere antola dezake ekitaldia. Aukera horren alde egiteko, komeni da enpresa sustatzaileak esperientzia izatea zeregin horietan, ekitaldiak ez izatea tamaina eta konplexutasun handikoak eta prest egotea beharrezko giza baliabideak jartzeko. Profesionalen esku utziz gero, garestiago irteten zaio, baina proiektuak ziurtasun handiagoa eta emaitza hobeak izateko bermea du. Lan horretan asko laguntzen dute hornitzaileek ere, eta komeni da lanean hasi aurretik profesional horien informazio eguneratua izatea (telefono-zenbakiak, helbideak, web-orriak...). Antolaketa-batzordeak xehetasun txikiak ere zehaztu egin behar ditu: gonbidatuekin nola elkartu eta zer egin, ekitaldiaren hasiera nolakoa izango den, ongietorri mezurik egongo den, programa nork koordinatuko eta gidatuko duen eta noiz eta nola amaituko den, besteak beste.
• Non egin? Lekua eta guneak aukeratu. Garrantzi ikaragarria du ekitaldia egingo den lekua ondo aukeratzeak, arrakasta izateko gakoa izan baitaiteke. Helburuekin bat datorren lekua aukeratu behar da eta aztertu zein giro sortu nahi den, zein irudi eman nahi den eta gune bakarra edo hainbat gune beharko diren, besteak beste. Komeni da jendea ekitaldira garraio publikoan joatea, eta, beraz, horien ordutegia ere kontuan hartu behar da. Ohikoa da hoteletako aretoetan antolatzea. Gonbidatu asko badira, azoka-barrutietan edota Kongresu-jauregietan egin ohi dira. Leku originalagoetan egiten dira ekitaldi korporatibo asko: upategiak, museoak, zinema-aretoak, belaontzien moduko itsasontzi bereziak, kultura-etxeak, antzokiak… Aukera interesgarria da aire librean egitea ere, baina eguraldi txarrak bertan behera utz dezake ekitaldia.
• Noiz egin? Data eta ordua erabaki. Data eta ordu egokiak aukeratu behar dira. Komeni da, badaezpada, bi data proposatzea. Data zehatzik aurreikusi ez bada, aukera ona da hotelek eta bestelako lekuek deskontuak egiten dituzten garaian egitea. Kontuan hartu honako irizpide hauek:
  • Lanegun batean izatea, oporrekin eta jaiegunekin bat izan ez dadin.
  • Data horretan inguruan beste ekimenik ez egotea, eta, ondorioz, hoteletan eta jatetxeetan lekua egotea.
  • Ahal dela, astelehena edo ostirala ez izatea. Udaberria eta udazkena dira ekitaldi korporatiboak egiteko garai onenak.

Oso garrantzitsua da ekitaldia antolatzen duten kideak sortzaileak izatea eta sormen-teknikak erabiltzea, ideia-jasa modukoak, adibidez. Ekitaldia diseinatu ondoren, bideragarria den ala ez aztertu behar da. Proposamena aztertuta eta prest dagoenean, antolatzaileak bezeroarekin partekatzen du; behar bada, ekitaldiaren funtsa hobeto ulertzeko material osagarriak ere erabiltzen ditu (marrazkiak, argazkiak, ordenagailuz egindako simulazioak...).

Bezeroak, behin betiko proposamena onartzean, kontratua sinatu behar dute bi aldeek, eta zehaztu zein diren bien arteko lankidetzaren baldintzak. Ziurtatu behar da antolatzen diharduen lantalde osoa ados dagoela ekitaldiaren oinarrizko ideia eta ezaugarriekin. Ondoren, martxan jarri behar du ekitaldia, planifikazio-faseari ekin behar dio.