Dominio de Campos Calculados en Microsoft Access: Conceptos y Aplicaciones
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Campos Calculados: Definición
Llamaremos campo calculado a aquellos campos cuyos valores se obtengan a través de un cálculo. Pueden resultar de una expresión simple (como una suma) o de expresiones complejas que contengan funciones. Microsoft Access permite crear campos calculados para obtener datos basados en operaciones realizadas sobre información existente en una tabla. Por ejemplo, podemos utilizarlos para calcular sueldos, totales de ventas y cualquier valor que requiera un procesamiento matemático.
Tipos de campos calculados según su uso
Existen tres tipos de campos calculados según el entorno donde se utilicen:
1. SQL
En esta sentencia se observa cómo se aplica un campo calculado aprovechando el resultado de una función de agregado, permitiendo obtener, por ejemplo, el IVA sobre dicho resultado. También es posible aplicar un campo calculado sin necesidad de una función de agregado, utilizando directamente los datos almacenados en la tabla.
En este ejemplo se utiliza la palabra reservada AS (Alias) para que el nuevo campo tome el nombre especificado. Es recomendable que este nombre no contenga espacios; si se desea utilizar más de una palabra, estas deben encerrarse entre corchetes [ ].
2. Vista Diseño (QBE)
En la cuadrícula QBE (Query By Example), se utiliza directamente el campo de la tabla para realizar el cálculo. Se emplea la sintaxis [NombreCampo:], donde los dos puntos indican a Access que el resultado debe mostrarse bajo ese nombre específico.
Es fundamental recordar que el nombre del campo que posee los valores debe ir SIEMPRE entre corchetes [ ] para que Access identifique correctamente el valor absoluto y pueda ejecutar la operación matemática.
3. Informes
El campo calculado en un Informe requiere el conocimiento de los controles de Access, los cuales se gestionan en la Vista Diseño. Se utilizan principalmente dos tipos de controles:
- Control Etiqueta: Se utiliza para nombres o títulos.
- Control Texto: Aunque está diseñado para texto, puede contener una fórmula para realizar cálculos dinámicos.