Dominando la Organización y Control de Documentos en OpenKM

Gestión de Usuarios y Grupos en OpenKM

La gestión de usuarios y grupos en OpenKM es fundamental para controlar el acceso a los documentos, definiendo quién puede realizar acciones como leer, editar o borrar. Permite organizar usuarios en grupos para facilitar la asignación de permisos (por ejemplo, grupos como 'Colaboradores' o 'Profesores').

Pasos para la Gestión de Usuarios y Grupos:

1. Acceda a OpenKM como administrador.
2. Navegue a Administration > Users.
3. Cree un nuevo usuario (ej. 'Estudiant1' o 'Professor1').
4. Cree un grupo si no existe (ej. 'Colaboradores' o 'Profesores').
5. Asigne el usuario al grupo y elimine el rol 'ROLE_USER' si no es necesario.
6. Ajuste los permisos del grupo en carpetas específicas (leer, escribir, borrar).
7. Verifique los permisos iniciando sesión con el usuario creado.

Resultado: Obtendrá un control total sobre quién puede ver o editar sus documentos.

Operaciones con Archivos y Carpetas en OpenKM

OpenKM facilita la creación de estructuras de carpetas y subcarpetas, la carga de documentos desde su ordenador, y la gestión de archivos mediante operaciones de mover, copiar o borrar. También permite la recuperación de archivos desde la papelera.

Pasos para Operaciones con Archivos y Carpetas:

1. Cree una carpeta nueva (clic derecho > Create folder).
2. Añada subcarpetas (ej. 'Datos', 'Resultados Finales').
3. Suba documentos utilizando Add document o arrastrando y soltando.
4. Mueva o copie documentos mediante clic derecho > Move o Copy.
5. Elimine archivos innecesarios (clic derecho > Delete) y recupérelos desde la Trash si es necesario.

Resultado: Mantendrá una estructura de documentos clara y organizada.

Optimización de la Búsqueda con Palabras Clave, Categorías y Metadatos

Las palabras clave, categorías y metadatos en OpenKM mejoran significativamente la capacidad de búsqueda y clasificación de los documentos.

• Palabras clave: Etiquetas rápidas para identificar documentos (ej. 'Ventas', '2024').
• Categorías: Agrupaciones lógicas de documentos (ej. 'Informes Comerciales').
• Metadatos: Información adicional estructurada como tipo, autor, fecha o descripción.

Pasos para la Clasificación de Documentos:

1. Seleccione el documento deseado.
2. Añada palabras clave con Add keyword.
3. Asigne una categoría con Add category.
4. Agregue un grupo de metadatos (Add metadata group) y complete los campos correspondientes.

Resultado: Los documentos estarán correctamente clasificados y listos para búsquedas eficientes.

Funcionalidades Avanzadas: Bloqueo, Restauración, Borrado y Suscripción

OpenKM ofrece herramientas para gestionar el ciclo de vida de los documentos y mantener la colaboración segura:

• Bloqueo: Evita ediciones simultáneas por parte de otros usuarios.
• Restauración: Permite volver a versiones anteriores de un documento.
• Borrado: Mueve los documentos a la papelera, permitiendo su recuperación.
• Suscripción: Reciba notificaciones sobre cambios en documentos específicos.

Cómo Utilizar estas Funcionalidades:

1. Bloquear un documento: Clic derecho > Lock.
2. Desbloquear un documento: Clic derecho > Unlock.
3. Editar y versionar: Modifique el archivo y súbalo de nuevo; OpenKM lo reconocerá como una nueva versión.
4. Restaurar una versión: Clic derecho > History > seleccione la versión > Restore.
5. Borrar un documento: Clic derecho > Delete.
6. Recuperar un documento: Navegue a Trash > busque el documento > Restore.
7. Suscribirse a un documento: Clic derecho > Add Subscription.

Resultado: Podrá gestionar sus documentos de forma segura y estar al tanto de las modificaciones importantes.