Dominando Microsoft Word 2007: Interfaz, Funcionalidades y Gestión Documental

Procesador de Texto

Un procesador de textos es un software informático utilizado para la creación y edición de documentos de texto. Permite trabajar con diversos formatos de párrafo, ajustar el tamaño de fuentes y aplicar diferentes efectos de formato, entre otras funcionalidades.

Interfaz de Microsoft Word 2007

La interfaz de Microsoft Word 2007 está diseñada para facilitar la creación de documentos profesionales, ofreciendo un conjunto de herramientas robustas y un formato intuitivo a través de su nueva experiencia de usuario.

El elemento más significativo es la Cinta de opciones, que forma parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. Esta cinta se ubica en la parte superior de la ventana y contiene grupos de comandos organizados en diferentes pestañas, reemplazando la barra de herramientas tradicional. Las pestañas principales son:

• Inicio
• Insertar
• Diseño de página
• Referencias
• Correspondencia
• Revisar
• Vistas

Al abrir Word, se presenta una ventana con diversas secciones y botones clave:

Botón Office

El Botón Office contiene opciones comunes para la gestión de archivos, como guardar, abrir o imprimir. También incluye los botones de Opciones de Word (que permite personalizar el programa) y Salir de Word. Al hacer clic en Opciones de Word, se accede a diversas configuraciones para personalizar la aplicación. En la sección Más frecuentes, se encuentra la opción Mostrar mini barra de herramientas al seleccionar, que facilita el acceso rápido a las opciones principales. En la categoría Revisión, se ubican las opciones de Autocorrección, entre otras. La sección Guardar permite configurar las opciones de guardado del trabajo.

Barra de Acceso Rápido

La Barra de acceso rápido permite incluir los comandos utilizados con mayor frecuencia. Para hacer visibles botones que no están presentes por defecto, pulse en la flecha desplegable. Desde allí, puede agregar un botón simplemente seleccionándolo.

Cinta de Opciones

Como se mencionó anteriormente, la Cinta de opciones se ubica en la parte superior de la ventana y agrupa los comandos de forma lógica para facilitar su uso.

Nivel de Zoom

El Nivel de zoom permite modificar el tamaño en el que se visualiza el archivo o documento. Para acercar, pulse sobre el + y para alejar, sobre el --. Al hacer clic en el porcentaje actual del zoom, se abre el cuadro de diálogo Zoom, donde se pueden configurar más opciones de tamaño de visualización.

Ayuda de Word 2007

Al pulsar sobre el signo de interrogación, accederá a la Ayuda de Word 2007. En esta ventana, encontrará en primer lugar los siguientes botones:

• Retroceder
• Avanzar
• Eliminar
• Ir al inicio
• Imprimir
• Cambiar el tamaño de la fuente
• Mostrar la tabla de contenido
• Actualizar

Debajo de estos botones, hay un cuadro de búsqueda donde puede introducir la información que desea encontrar. Para iniciar la búsqueda, pulse el botón Buscar. A continuación, se mostrará un conjunto de temas relacionados con el texto ingresado. Al pulsar sobre cada tema, se accede al desarrollo detallado del mismo.

Al pulsar el botón Tabla de contenido, se accede a todos los contenidos relacionados con el programa, clasificados por temas. Para obtener ayuda más específica, pulse la tecla F1.

Tipos de Vista

Word 2007 ofrece diferentes modos de visualización para adaptarse a las necesidades del usuario:

Vista Normal

Es la forma de visualización utilizada durante el proceso de creación y edición del documento.

Diseño Web

Muestra una aproximación de cómo se verá el documento si se guarda como una página HTML.

Diseño de Impresión

Permite ver los documentos tal como se imprimirán. Esta es la opción más cómoda y práctica para la mayoría de los usuarios.

Esquema

Si el documento contiene estilos o títulos, esta vista lo muestra esquematizado. Permite actuar sobre cada una de las partes del documento a través de su índice o título.

Lectura de Pantalla Completa

Facilita la lectura de documentos en pantalla al eliminar elementos de la interfaz de Word que puedan distraer al usuario.

Vista Preliminar

Muestra el documento exactamente como se va a imprimir, permitiendo incluso ver varias páginas al mismo tiempo antes de enviar a la impresora.

Administración de Archivos

Para la gestión de documentos en Word 2007, se utilizan las siguientes opciones:

Crear un Documento Nuevo

Para crear un documento nuevo, pulse el Botón Office, luego Nuevo y, en la ventana que se abre, seleccione Documento en blanco. Alternativamente, puede hacer clic en el botón de Nuevo en la Barra de acceso rápido, lo que abrirá directamente una página en blanco. En esta misma ventana, también puede elegir la opción Plantillas, que están clasificadas por categorías para facilitar la creación de documentos preformateados.

Abrir un Archivo Existente

Para abrir un archivo existente, pulse el Botón Office y luego Abrir. En la ventana que se abre, seleccione el archivo deseado y haga clic en él para abrirlo. Otra opción es pulsar el botón Abrir en la Barra de acceso rápido.

Nota: Si en la computadora donde va a trabajar coexisten versiones de Word como la 2003 y la 2007, es recomendable abrir primero el programa en la versión que prefiera utilizar y, desde allí, gestionar sus documentos.

Guardar y Cerrar Archivos

Para guardar un documento, pulse el Botón Office y luego Guardar. Si desea cambiar la ubicación o el nombre de un archivo ya guardado, debe pulsar Guardar como y seleccionar la nueva ubicación deseada.

Para cerrar el documento actual, pulse Cerrar. Para salir completamente de la aplicación Word, seleccione Salir de Word.