Dominando Microsoft Access: Estructura y Componentes Esenciales de Bases de Datos

Introducción a Microsoft Access y Gestión de Datos

Microsoft Access es una aplicación empleada para administrar datos que se encuentran en archivos denominados Bases de Datos.

Definición de Base de Datos

Una Base de Datos es un conjunto de datos estructurados en tablas, relacionados entre sí. Su característica fundamental es facilitar las consultas para realizar reportes, lo que permite tomar decisiones con un menor grado de incertidumbre. Una base de datos se compone de datos organizados en una o varias tablas que se relacionan mediante un campo común a ellas. Las tablas están formadas por registros y los registros por campos.

Ventajas Clave de las Bases de Datos

Las principales ventajas de utilizar bases de datos son:

• Facilidad para capturar los datos.
• Capacidad para almacenar grandes volúmenes de información.
• Seguridad en el manejo y la ordenación de los datos según se requiera.
• Rapidez para obtener la información cuando se necesite.

Objetos Fundamentales en una Base de Datos de Access

Los objetos que se pueden incluir en una base de datos de Access son diversos y cumplen funciones específicas:

Tablas

Objetos que tienen la capacidad de almacenar en filas (registros) y columnas (campos), los datos relacionados que permiten trabajar con otras funciones de Access.

Consultas

Acciones, pantallas o listados que se generan mediante instrucciones que permiten seleccionar elementos de una o varias tablas para conjuntarlos en una misma pantalla.

Formularios

Formatos diseñados por el usuario que permiten consultar, editar o introducir datos a la base de manera amigable.

Informes

Permiten recopilar datos de las tablas o de los resultados de las consultas para generar listados informativos en formatos de impresión.

Páginas (Páginas de Acceso a Datos)

Permiten crear bases con datos interactivos, alojadas en internet o en una intranet.

Macros

Son conjuntos de macroinstrucciones, programadas en un solo comando o función, que tienen la capacidad de ejecutarse una por una para agilizar las tareas repetitivas.

Módulos

Son programas o partes de programa escritos en Visual Basic, que realizan tareas relacionadas con el manejo avanzado de los datos.

Terminología y Tipos de Datos

Tipos de Datos Aceptados por Access

Access soporta los siguientes tipos de datos:

Texto, Memo, Numérico, Fecha/Hora, Moneda, Autonumérico, Sí/No, OLE.

Definiciones de Componentes de Datos

• Datos: Conjunto de caracteres, símbolos, letras, números o hechos aislados que pueden ser leídos y procesados por una computadora.
• Tablas: Conjunto de datos estructurados en filas y columnas denominados registros y campos.
• Registros: Conjunto de datos que se refieren a un concepto en particular, como una persona, empresa o producto.
• Campos: Son cada uno de los datos que se incluyen en una tabla o base de datos.

Creación de una Tabla en Vista Diseño

Para iniciar la creación de una tabla en vista diseño, siga estos pasos:

1. Iniciar una sesión de Access.
2. Ejecutar el comando Nuevo.
3. En el panel de tareas, pulsar en el hipervínculo Base de datos en blanco.
4. Asignar una carpeta y un nombre para la tabla.
5. Pulsar el botón Crear.