Dominando la Gestión del Alcance en Proyectos: Estrategias y Herramientas Esenciales

Gestión del Alcance del Proyecto: Fundamentos y Procesos Clave

La Gestión del Alcance del Proyecto comprende los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto contenga todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para completarlo satisfactoriamente. Es el punto donde se define con precisión qué es lo que se va a hacer a lo largo del proyecto.

Conceptos Fundamentales del Alcance

Alcance del Producto y del Proyecto

• Alcance del Producto: Se refiere a los aspectos y funciones que caracterizan un producto o servicio. Se mide en función de los requisitos del producto.
• Alcance del Proyecto: Es el trabajo que debe realizarse con la finalidad de obtener el producto de acuerdo con las especificaciones. Se mide en función del plan del proyecto.

Entregables

Los entregables son los productos tangibles o intangibles producidos como parte de un proyecto, tales como hardware, software, o documentos de planificación.

Alcance (Definición General)

El alcance, en un sentido amplio, se refiere a todo el trabajo necesario para crear los productos del proyecto y los procesos requeridos para su creación. Define claramente lo que debe y no debe hacerse dentro del proyecto.

Acrónimos Clave

• EAP: Estructura Analítica del Proyecto.
• EDT: Estructura de Desglose del Trabajo.

Procesos Clave en la Gestión del Alcance

Planificación del Alcance

Este proceso proporciona orientación sobre cómo el Plan de Gestión del Alcance definirá, documentará, verificará, gestionará y controlará el alcance del proyecto.

Componentes esenciales de la planificación del alcance incluyen:

• El Enunciado del Alcance.
• Un proceso que define cómo se creará la EAP.
• La verificación y aceptación formal de los productos entregables.
• El control de cómo se procesarán las solicitudes de cambio.

Definición del Alcance

Este proceso es crítico, dado que establece la referencia de los productos entregables, supuestos y restricciones del proyecto. Implica:

• Conocer las necesidades de los interesados.
• Analizar los supuestos y restricciones existentes.
• Agregar supuestos y restricciones relevantes.
• Involucrar activamente a los interesados clave.

Enunciado del Alcance del Proyecto

El Enunciado del Alcance del Proyecto describe en detalle los productos entregables y el trabajo necesario para producirlos. Permite al equipo del proyecto realizar una planificación más detallada para su ejecución.

Un enunciado del alcance completo suele incluir:

• Objetivos del proyecto (técnicos, calidad, costos).
• Descripción del alcance del producto.
• Requisitos y condiciones del proyecto.
• Límites del proyecto.
• Productos entregables.
• Criterios de aceptación del producto.
• Restricciones del proyecto.
• Supuestos del proyecto.
• Organización inicial del proyecto.
• Riesgos iniciales identificados.
• Hitos clave del cronograma.
• Limitaciones de fondos.
• Estimación de costos.
• Requisitos de gestión de la configuración del proyecto.
• Especificaciones del proyecto.
• Requisitos de aprobación del producto.

Control de Cambios en el Alcance

Los cambios solicitados deben procesarse rigurosamente para su aprobación o reprobación. Puede ser necesario actualizar el Plan de Gestión del Proyecto (o el Plan de Gestión del Alcance) a fin de incluir las solicitudes de cambio aprobadas.

Creación de la EDT/EAP (Estructura de Desglose del Trabajo / Estructura Analítica del Proyecto)

La EAP es una descomposición jerárquica del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto. Es una herramienta gráfica fundamental para detallar el alcance del proyecto. Está orientada al producto entregable y organiza y define el alcance total del proyecto. Es crucial entender que las actividades que no están explícitamente en la EAP están fuera del alcance del proyecto. La EAP divide el trabajo en paquetes de trabajo más pequeños y fáciles de manejar, donde cada nivel representa una definición cada vez más detallada del trabajo.

La EDT es un documento clave derivado de la EAP. A cada componente de la EDT se le asigna un identificador único, generalmente un código de cuentas, facilitando el seguimiento y control.