Dominando Excel: Operaciones Esenciales, Gráficos y Gestión de Datos

Modificación y Operaciones en Hojas de Cálculo

Operaciones Básicas con Celdas

• Ingresar fórmulas: Pulsamos `=`, hacemos clic en la celda que queramos, pulsamos el operador de multiplicación y elegimos otra celda.
• Deshacer el último comando ejecutado: Deshacemos la última operación pulsando el botón con la flecha en la barra de acceso rápido.
• Introducir funciones: Utilizando el asistente de funciones, que nos indica paso a paso lo que debemos hacer.
• Borrar celdas: Seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y, a continuación, ir a la pestaña Inicio / Borrar. Entonces aparecerá otro submenú. Seleccionar una de las opciones disponibles.

Elementos Gráficos en Excel

Excel ofrece una variedad de elementos gráficos para enriquecer tus hojas de cálculo:

• Imágenes desde archivo: Archivos gráficos que dispongas en el PC.
• Imágenes prediseñadas: Pertenecientes a una galería que tiene Excel.
• Autoformas: Es decir, líneas, rectángulos, elipses, etc., para diseñar nuestros propios dibujos.
• SmartArt: Varias plantillas para crear organigramas y diagramas de flujo.
• WordArt: Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.

Modificación de Imágenes

Para modificar una imagen, hay que seleccionarla haciendo clic en ella. Aparecerá seleccionada y enmarcada con unos puntos (controladores de tamaño). Si posicionamos el puntero sobre el objeto para moverlo, cambiará de aspecto a una flecha de cuatro puntas. Para modificar su tamaño, hay que situar el cursor en las esquinas del objeto y, cuando cambie de forma, hacer clic y arrastrarlo para un nuevo tamaño. Para modificar sus propiedades, hay que utilizar la pestaña Formato.

Gestión de Rangos de Celdas

Rangos de Celdas Adyacentes

Para seleccionar un rango de celdas adyacentes: Pulsamos el botón del ratón en la celda B3 y, manteniéndolo presionado, desplazamos el ratón hasta la celda D8 y allí liberamos el botón. Seleccionamos así (resaltando la zona en color negro) el rango B3:D8, denominado por referencia a las celdas del extremo superior izquierdo (B3) y del extremo inferior derecho (D8), separadas por el signo ":" que lo definen unívocamente. Para deseleccionarlos, pulsamos el ratón en cualquier otra parte de la planilla.

Rangos de Celdas No Adyacentes

Para seleccionar un rango de celdas no adyacentes, podemos hacer una selección múltiple, de modo que un solo comando se aplique a distintos rangos seleccionados. Para ello, seleccionamos el primer rango como ya sabemos hacerlo. Luego, repetimos el procedimiento con otro rango, pero presionando simultáneamente la tecla <Ctrl>, sin soltarla hasta terminar la selección. Podemos, inclusive, seleccionar áreas de distintas planillas pulsando sobre las etiquetas correspondientes, mientras presionamos <Ctrl>.

Tipos de Datos en Excel

Excel maneja diferentes tipos de datos para optimizar el procesamiento de la información:

• Datos de tipo texto: Puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales.
• Datos de tipo numérico: Si desea introducir fracciones, deberá colocar un cero (0) precediendo a la misma. Por ejemplo, para introducir la fracción ½, deberá escribir 0 ½. De lo contrario, Excel interpretará el dato ingresado como una fecha.
• Datos de tipo fecha y hora: Para introducir una, hay que utilizar una barra diagonal (/) o el guion (-). Si desea escribir la fecha y la hora en la misma celda, sepárelas por un espacio. Como Excel interpreta las horas y las fechas como números, estos datos se pueden sumar y/o restar mediante fórmulas.
• Datos de tipo cálculo: Son expresiones para el análisis de datos. Debemos distinguir las fórmulas de las funciones.

Creación de Gráficos: Selección de Series de Datos

La serie de datos es donde podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crear el gráfico. El proceso general es el siguiente:

1. Pulsamos Seleccionar datos.
2. Se abre un cuadro de diálogo.
3. Pulsamos el botón y seleccionamos las celdas.
4. Excel asociará unos datos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series).