Dominando Excel: Gestión de Datos, Fórmulas y Gráficos Esenciales

Gestión de Filas y Columnas

Insertar y Eliminar Filas y Columnas

Podemos añadir columnas y filas marcando la columna entera yendo a Insertar > Columna. Para las filas, el procedimiento es similar.

Ajustar Anchura de Filas y Columnas

Para modificar la anchura o altura de filas y columnas, podemos:

• Marcar la columna y, junto al límite de la columna que queremos estirar, hacer clic izquierdo y moverla en la dirección deseada para hacerla más grande o más pequeña.
• Ir a Formato > Columnas > Ancho o Formato > Filas > Alto.

Funciones Básicas de Edición y Datos

Deshacer Acciones

Se puede deshacer una acción utilizando la opción Edición > Deshacer o haciendo clic en el botón correspondiente de la barra de herramientas.

Ordenar Datos

Para ordenar los datos, selecciona el rango y elige Datos > Ordenar. Puedes ordenar en orden ascendente (de menor a mayor) o descendente.

Fórmulas y Funciones

Introducción a las Operaciones Básicas

Las operaciones básicas en Excel siempre comienzan con el signo igual (=). Se introduce la fórmula y Excel calcula el valor y resultado.

Autosuma

La función Autosuma toma un rango de valores y los suma automáticamente.

Precedencia de las Operaciones

Es fundamental tener en cuenta la jerarquía de operaciones en Excel: primero se realizan las potencias, luego las multiplicaciones y divisiones, y finalmente las sumas y restas.

Las Funciones

La diferencia entre una fórmula y una función es que una función hace referencia a las celdas. Si cambias el contenido de las celdas, la función se actualizará automáticamente. Es importante escribir la función correctamente. Si no sabes cuál es, puedes hacer clic en el icono "Insertar función" para obtener ayuda.

Referencias Relativas y Absolutas

Cuando tienes una fórmula, puedes "estirarla" (arrastrarla) para aplicarla a otras celdas. Las referencias relativas varían en función de la posición a la que se arrastra la fórmula. En contraste, para una referencia absoluta, debes añadir el signo de dólar ($) antes de la letra de la columna y/o el número de la fila (ej. $A$1) para que la celda referenciada permanezca fija al arrastrar la fórmula.

Formato en Excel

Accediendo a Formato > Celdas, podemos configurar diversas propiedades:

• En la pestaña Número, podemos seleccionar el tipo de contenido (general, número, moneda, fecha, etc.).
• En Alineación, se puede escoger la colocación del texto dentro de la celda, la orientación, etc.
• En Fuente, se puede elegir el tipo de letra, estilo, tamaño, color, etc.
• En Bordes, podemos seleccionar el color, grosor y estilo de los límites de las celdas.
• En Relleno (anteriormente "Tramas"), podemos seleccionar el color de fondo de la celda.
• En Proteger, podemos seleccionar las celdas que queremos bloquear u ocultar cuando el documento esté protegido.

Formato de las Hojas

Las pestañas de acceso a las hojas se pueden modificar, añadiendo otro nombre o un color. También podemos añadir o quitar hojas que no se necesiten.

Ortografía, Configuración e Impresión del Documento

Autocorrección

La autocorrección nos permite modificar las opciones de corrección automática. Para configurarla, debes ir a Herramientas > Autocorrección.

Vista Preliminar y Configuración de Página

Para preparar la impresión:

• Podemos seleccionar un área de impresión y fijarla haciendo clic en Archivo > Área de impresión > Establecer área de impresión.
• Podemos configurar la orientación de la página, los márgenes, etc., en Archivo > Configuración de página.
• Para abrir la vista preliminar, debemos ir a Archivo > Vista preliminar.

Imprimir

Para imprimir, podemos ir a Archivo > Imprimir o haciendo clic en el icono de imprimir de la barra de herramientas.

Funciones Avanzadas

Los Gráficos

Excel es capaz de crear gráficos a partir de los datos que hay en la tabla. Cuando los datos se cambian, el gráfico se actualiza automáticamente. Para crear un gráfico, debes abrir el asistente para gráficos haciendo clic en el icono correspondiente.

El asistente ofrece varios tipos de gráficos que se crean a partir de un rango de datos. Los gráficos se pueden modificar a nuestro gusto, cambiando el color, la leyenda, etc. Cada gráfico ofrece sus propias opciones y puede ser insertado en la hoja actual o en una nueva hoja.

Pasos para Crear un Gráfico con el Asistente:

1. Seleccionar los datos que se desean representar.
2. Abrir el Asistente para gráficos.
3. Paso 1: Elegir el tipo de gráfico (columnas, líneas, circular, etc.).
4. Paso 2: Configuración inicial (generalmente ya está preconfigurado).
5. Paso 3: Opciones del gráfico:
   • Título del gráfico.
   • Leyenda (posición).
   • Rótulos de datos (mostrar número, serie, categoría, valor, porcentaje).
6. Paso 4: Ubicación del gráfico:
   • Insertar en una hoja nueva (para mayor tamaño y facilidad de trabajo).
   • Insertar como objeto en la hoja actual (incrustado en la tabla).

Consideraciones importantes sobre los gráficos:

• Cuando cambias algún dato de la tabla, el gráfico se actualiza automáticamente.
• Cuando cambias el color de un elemento del gráfico, este cambio se refleja en la leyenda.