Dominando la Correspondencia de Datos y Funciones Esenciales en Excel

Correspondencia de Datos: Personalización de Documentos

La correspondencia de datos es un proceso mediante el cual los datos de una lista de direcciones se insertan y colocan en una carta o documento modelo. Esto permite crear una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones utilizada como base.

Pasos para la Combinación de Correspondencia:

1. Seleccionar la ficha “correspondencia”.
2. Dar clic en el ícono “seleccionar destinatarios”.
3. Seleccionar la opción “usar una lista existente” o la requerida según el caso.
4. Seleccionar la lista de datos de los documentos de la cual se vaya a hacer la correspondencia de datos y dar clic en abrir y aceptar.
5. Dar clic en el ícono “insertar campo combinado” y la opción que resulte, después en el ícono “vista previa de resultados”.
6. Seleccionar el ícono “finalizar y combinar”.

Fórmulas y Funciones en Excel

En Excel, toda operación o cálculo se inicia siempre con el signo igual (=), indicando que se va a realizar un cálculo. Se hace referencia a las celdas, tomando el valor de cada una de ellas.

Fórmulas

Las fórmulas son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. Se insertan mediante una expresión aritmética, formada por celdas, números y operaciones, así como la jerarquía de operaciones.

Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura).

Referencias de Celda

Las referencias son parte fundamental de la hoja de cálculo, ya que a través de ellas podemos identificar cada una de las celdas de un libro de trabajo y, de esa manera, acceder al valor contenido en cualquiera de ellas. Por ejemplo, B1*B2 hace referencia al valor de las celdas B1 y B2. Existen tres tipos de referencia:

• Relativas: Se basan en las posiciones relativas desde la celda que contiene el cálculo hasta las celdas involucradas (ej. B3*C2).
• Absolutas: Se fijan a una celda específica usando el símbolo '$' (ej. $B$1).
• Mixtas: Combinan referencias relativas y absolutas, fijando solo la fila o la columna (ej. $B1 o B$1).

Funciones Comunes en Excel:

• SUMA(número1, número2, ...): Suma todos los números en un rango de celdas.
• PROMEDIO(número1, número2, ...): Calcula la media aritmética de un grupo de valores. Suma todos los valores y los divide entre el conteo de los mismos.
• NUMERO.ROMANO(número, [forma]): Convierte un número algebraico en un número romano, en formato de texto.
• POTENCIA(número, potencia): Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia.
• RAÍZ(número): Devuelve la raíz cuadrada de un número.
• REDONDEAR(número, num-decimales): Redondea un número al número de decimales especificado.
• ENTERO(número): Redondea un número hacia abajo al entero inferior más próximo.
• TRUNCAR(número, num-decimales): Trunca un número a un entero o a un número específico de decimales, eliminando la parte fraccionaria.
• RESIDUO(número, divisor): Devuelve el residuo de una división.
• MAX(número1, número2, ...): Devuelve el valor máximo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto.
• MIN(número1, número2, ...): Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite los valores lógicos y el texto.
• MEDIANA(número1, número2, ...): Devuelve la mediana o el número central de un conjunto de números ordenados.
• MODA.UNO(número1, número2, ...): Devuelve el valor más frecuente o repetitivo de una matriz o rango de datos.
• CONTARA(valor1, valor2, ...): Cuenta el número de celdas no vacías de un rango.
• CONTAR(valor1, valor2, ...): Cuenta el número de celdas de un rango que contienen números.