Documentos Públicos y Fedatarios: Claves de la Documentación Empresarial

Documentación Empresarial: Documentos y Registros Públicos

En esta parte del tema se estudiará quiénes son las personas que tienen la autoridad por parte del Estado para legalizar los actos o acuerdos que se produzcan en el seno de la empresa y cómo estos deben registrarse para que se garanticen derechos en cuanto a la validez de su contenido y la capacidad de quienes los suscriben.

Fedatarios Públicos

Las empresas, para su constitución, realizan una serie de trámites y acuerdos que deben ser legalizados. Las personas que tienen la autoridad del Estado para legalizarlos son los denominados fedatarios públicos. Son documentos públicos los autorizados por un notario o empleado público competente. Los documentos públicos tienen fuerza probatoria ante terceros.

Concepto de Fedatario Público y Fe Pública

El término fedatario es una denominación genérica aplicable al notario y a otros funcionarios que dan fe pública. La fe pública es el poder que otorga el Estado para autorizar o legalizar actos o acuerdos. Por tanto, podemos deducir que los fedatarios tienen la capacidad para legalizar o autorizar actos (cuando emanan de un órgano unipersonal) o acuerdos (emanados de órganos colegiados), proporcionando seguridad jurídica a los mismos.

Los documentos que elaboran los particulares o sociedades en el ejercicio de sus actividades pueden ser públicos o privados.

• Son documentos privados todos aquellos escritos en los que se recogen las declaraciones o la voluntad de quien los otorga, capaces de producir efectos jurídicos, pero en los que no interviene un fedatario público.
• Los documentos públicos se diferencian de los privados porque son autorizados por un notario o empleado público competente. Además, otorgan una serie de garantías, como una mayor seguridad jurídica. Un documento público es un medio de prueba en sí mismo, permite el acceso a determinadas instituciones como el Registro Mercantil o el de la Propiedad, y en ocasiones es un requisito necesario para la constitución, como sucede, por ejemplo, en el caso de las sociedades. Tienen fuerza probatoria ante terceros.

Así, podemos encontrarnos con documentos públicos como, por ejemplo:

• La resolución administrativa, autorizada por el secretario del Ayuntamiento. La resolución administrativa consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del servicio.
• La resolución judicial, autorizada por el secretario judicial.
• La escritura pública, autorizada por el notario.

Tipos de Fedatarios Públicos

Los funcionarios que dan fe pública con su trabajo son, entre otros: