Documentos públicos administrativos: tipos, presentación, archivo e información pública

Documentos públicos administrativos

Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las administraciones públicas.

Clasificación de documentos administrativos

• Documentos de decisión: acuerdo y resolución.
• Documentos de constancia: acta, certificado, certificado de actos presuntos.
• Documentos de transmisión: notificación, publicación, comunicación.
• Documentos de juicio: informes.

Presentación de documentos

Los diferentes documentos que pueden presentar los ciudadanos tienen fines distintos y se clasifican, entre otros, de la siguiente manera:

Solicitud

Solicitud: contiene una o varias peticiones de un ciudadano dirigidas a promover la actuación de un órgano administrativo para satisfacer una o varias pretensiones basadas en un derecho o en un interés legítimo.

Denuncia

Denuncia: documento con el cual el ciudadano pone en conocimiento de un órgano administrativo la existencia de un hecho que pudiera obligar a la iniciación de un procedimiento administrativo.

Alegaciones

Alegaciones: el interesado en un procedimiento administrativo aporta a los órganos responsables de este datos o valoraciones para su consideración.

Recursos administrativos

Recursos administrativos: actuaciones de los particulares en las que se solicita a la administración la revisión o revocación de una resolución administrativa o de un acto de trámite.

Archivo y registros públicos

Archivo y registros públicos: los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, elaborados o adquiridos por la administración en el ejercicio de sus funciones son información pública.

Los documentos que los interesados dirijan a los órganos de la administración podrán presentarse en:

• Registro electrónico de la administración.
• Oficinas de correos.
• Representaciones diplomáticas y consulares.
• Oficinas de asistencia.
• Cualquier otro lugar que establezcan las disposiciones vigentes.

Contratos del sector público

Contratos del sector público:

• Contratos de obras.
• Contratos de concesión de obras.
• Contratos de concesión de servicios.
• Contratos de suministros.
• Contratos de servicios.

Información administrativa

Información administrativa se refiere a los datos y documentos que la administración pone a disposición del público o de las personas interesadas según su naturaleza:

Información general

Información general: aquella que los ciudadanos necesitan conocer en sus relaciones con la administración pública. La información general se facilitará a todos los ciudadanos obligatoriamente, sin que tengan que acreditar ningún tipo de legitimación.

Información particular

Información particular: es la concerniente al estado o contenido de los procedimientos en tramitación y a la identificación de las autoridades y del personal al servicio de la Administración bajo cuya responsabilidad se tramiten aquellos procedimientos. Esta información solo podrá ser facilitada a las personas que tengan la condición de interesados en cada procedimiento.

Información colectiva

Información colectiva: cuando resulte conveniente una mayor difusión, la información general deberá ofrecerse a los grupos sociales o instituciones que estén interesados en su conocimiento.

Información, atención y participación

1. Recepción y acogida: se facilita ayuda al ciudadano, indicándole los lugares donde debe dirigirse para ser atendido correctamente.
2. Recepción de iniciativas o sugerencias: tanto ciudadanos como trabajadores pueden aportar iniciativas para mejorar el servicio público.
3. Recepción de quejas y reclamaciones: la administración deberá responder a las quejas y reclamaciones de los ciudadanos por su insatisfacción con los servicios públicos.
4. Orientación e información: ofrece aclaraciones, ayudas e información sobre los procedimientos y trámites que los ciudadanos deben realizar.
5. Asistencia ciudadana: la administración asistirá a los ciudadanos en el ejercicio del derecho de petición, prestándoles la ayuda necesaria para poder ejercerlo.
6. Gestión: incluye la recepción de la documentación, el trámite y la resolución de las cuestiones.

Participación administrativa

Queja: es una facultad que puede ser ejercida por cualquier ciudadano, independientemente de su condición de interesado, con la que muestra su insatisfacción ante cualquier tardanza o desatención por parte de la administración en alguna de sus actuaciones.

Reclamación: es una solicitud en la que se pone en conocimiento de la administración cualquier tipo de actuación irregular que se observe en el funcionamiento de las dependencias administrativas. Se tramitará por el mismo procedimiento que las quejas.

Sugerencias: es una propuesta que tiene como objetivo la mejora de los servicios públicos. Las diferentes administraciones deben habilitar medios como buzones o direcciones de correo electrónico para facilitar su emisión por parte de los ciudadanos.