Documentos y pedidos en la gestión de stock

Un documento es una información estructurada en soporte material(papel) o medios electrónicos, cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y las personas que han intervenido en las mismas

Doc relacionados con el stock:

Los docs segun el caracter de la info y dependiendo del orgen y destino de las mercancias:

• Docs de carácter externo:

  sirven para que el cliente y el proveedor puedan justificar la operación de compraventa o servicio, como un pedido; albarán de entrega; una factura o carta de portes, etc

• Docs de carácter interno:

  contienen información de utilidad para la empresa que los emite, como el registro de pedidos emitidos, las hojas de solicitud, recepcion o expedicion, las ordenes de envio, expedicion fabricacion o partes de actividad, etc

Los doc que reflejan las operaciones comerciales entre empresas:

• Docs de compraventa:

  pedido, albarán, carta de portes, factura de gastos, nota de abono y tique de caja

• Docs de cobro-pago:

  recibo, cheque, letra de cambio, transferencia bancaria, etc

Solicitud de mercancias:

• Pedido en firme:

  se emite cuando el comprador conoce las condiciones del vendedor y las acepta sin nigún tipo de reserva.

• Pedido condicional:

  esta pendiente de una confirmación por parte del comprador o del vendedor

Tipo de pedido según la forma:

• Pedido normal:

  se utiliza para solicitar las mercancÍas que se necesitarán en un periodo de reducido tiempo. Las cantidades solicitadas se ajustan a los consumos durante una semana, mes, temporada, etc

• Pedido programado:

  se emite para solicitar uno o varios productos sobre los que se ha realizado un estudio previo de las necesidades. Se contrata una cantidad anual. cuya entrega se puede fraccionar en uno o varios envíos, previo aviso de la cantidad y la fecha de entrega

• Pedido abierto:

  se utiliza para solicitar una cantidad total aprox, sin que ello suponga un compromiso de compra, pues el cliente no acepta ningún envío que no haya confirmado previamente.Caract:plazo de entrega muy cortos, proveedor se obliga a disponer de stock mini y el comprado reduce el stock inmovilizado

Contenido y requisitos del pedido:

• Datos del comprador:

  nombre o razon social de la empresa, CIF o nif, domicilio y direccion completa.

• Numero de orden:

  debe figurar en toda la correspondencia, docs y facturas relacionadas con el mismo.

• Fecha de expedicion y referencias:

  la fecha sera de la emision del doc del pedido. Referencias: numero del contrato o nombre del representante

• Datos del vendedor:

  nif o cif, domicilio fiscal y direccion completa

• Relacion de los articulos solicitados:

  nombre del producto, referencia, cantidad que se solicita, precios unitarios etc.

• Condiciones comerciales:

  se incluyen dtos que aplica el vendedor, quein pagara los gatos de embalaje, transporte, seguro, forma de pago. Tmb es preciso que figura la firma del comprador.

Registro de pedidos:

se debe realizar un seguimiento del mismo hasta que se reciben las mercancias en el almacén o el lugar de entrega indicado. El control de los pedidos enviados se refleja en el libro de Registro de pedidos emitidos

Hoja de solicitud:

se trata de un doc interno que se utiliza cuando se piden materiales desde una seccion a otra de la empresa: desde el almacen general al centro de fabricacion.