Documentos y pedidos en la gestión empresarial

Un documento es una información estructurada en soporte material (papel) o medios electrónicos, cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y las personas que han intervenido en las mismas

Los documentos, según el carácter de la información y dependiendo del origen y destino de las mercancías, pueden ser de ámbito externo o interno:

• Externo: sirven para que el cliente y el proveedor puedan justificar la operación de compraventa o servicio como un pedido, un albarán de entrega, etc.
• Interno: contienen información útil para la empresa que los emite, como el registro de pedidos emitidos, las hojas de solicitud, recepción o expedición.

En cuanto a los documentos de compraventa, se encuentran el pedido, albarán, carta de porte, factura de gastos, nota de abono y tique de caja. Mientras que los documentos de cobro-pago incluyen el recibo, cheque, letra de cambio, transferencia bancaria, etc.

Cuando la empresa necesita mercaderías, normalmente envía una solicitud o documento al proveedor o suministrador de las mismas.

El pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su proveedor.

Según el compromiso que adquieran el comprador y el vendedor ante la solicitud, nos podemos encontrar ante un pedido firme o uno condicional. El primero se emite cuando el comprador conoce las condiciones del vendedor y las acepta sin ningún tipo de reversa. El segundo está pendiente de una confirmación por parte del comprador o vendedor.

Existen diferentes tipos de pedidos según su forma:

• Pedido normal: se utiliza para solicitar las mercaderías que se necesitan en un periodo reducido de tiempo. Las cantidades solicitadas se ajustan a los consumos previstos durante una semana.
• Pedido programado: se emite para solicitar uno o varios productos sobre los que se ha realizado un estudio previo de las necesidades. Con este tipo de pedido se contrata una cantidad anual, cuya entrega se puede fraccionar en uno o varios envíos.
• Pedido abierto: se utiliza para solicitar una cantidad total aproximada, sin que ello suponga un compromiso de compra, pues el cliente no acepta ningún envío que no haya confirmado previamente.

Las características del pedido abierto son que los plazos de entrega suelen ser cortos (24 a 48 horas), el proveedor se obliga a disponer de un stock mínimo y el comprador reduce su stock inmovilizado. El precio puede ser fijo o se puede aceptar las subidas previa justificación de las nuevas tarifas.

Existen también diferentes tipos de pedido según el material:

• Pedido extraordinario: se utiliza para solicitar materiales de pronto empleo que, por causas extraordinarias, se necesitan para un fin concreto. Este pedido se envía aunque tengamos en el almacén los materiales solicitados, pues así evitamos alterar los consumos medios que afectan sobre el punto de pedido y las consecuencias que pueden repercutir en el stock mínimo o de seguridad.
• Pedido de reposición: se corresponde con aquel cuya iniciativa parte del almacén, dado que se solicitan materiales sobre cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo.
• Pedido de servicio u obra: se emplea para solicitar la realización de un trabajo determinado. Los materiales necesarios para la obra o servicio pueden ser a cuenta del contratado o del contratante y estar incluidos o no en el pedido.
• Pedido habitual de materiales o mercancías: es el más generalizado y se expide para solicitar los artículos que se precisan normalmente en el punto de venta.

La hoja de solicitud se trata de un documento interno que se utiliza cuando se piden materiales desde una sección a otra de la empresa.

El albarán o nota de entrega es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. Su función es servir como justificante para acreditar que los productos han sido entregados al cliente y también de guía para emitir la factura.

Los pasos del albarán son los siguientes: el original y la primera copia se remiten al cliente y este, una vez comprobada la mercancía, devuelve la copia firmada. La copia se emite al departamento de contabilidad para realizar la factura. La segunda copia se queda en el almacén para justificar la salida de la mercancía, y la tercera copia se remite al departamento de ventas.

Existen excepciones al documento que se entrega junto con la mercancía, como cuando se sustituye el albarán por una nota de entrega al transportista o cuando se exporta la mercancía y se confecciona el pack list o relación de contenido.

El pack list debe contener datos referentes a la factura de compraventa (fecha de emisión, nombre y razón social del vendedor y del comprador), identificación del consignatario o destinatario, número de bultos con peso bruto y volumen, tipo de embalaje con identificación de marcas y numeración, y denominación exacta y descripción de la mercancía.

En cuanto al formato y contenido del albarán, se deben incluir los datos del vendedor (nombre o razón social, NIF y dirección completa), número de orden del albarán y fecha de emisión, datos del cliente (nombre o razón social, NIF o código asignado y dirección completa, siendo esta el lugar de entrega), referencias (número del pedido al que corresponde y la fecha del mismo), forma de envío (agencia o transportista que realiza la entrega) y cómo viajan los portes (debidos o pagados). Además, se debe incluir una descripción de la mercancía (código del producto, descripción del artículo) y observaciones, donde el cliente hará constar las incidencias observadas en la mercancía recibida. Por último, se debe incluir el nombre y firma del cliente o persona autorizada de la empresa receptora.

El albarán valorado se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado, al retirar la mercancía.

La recepción y registro de las mercancías implica comprobar que los datos del documento que acompaña la mercancía coinciden con el pedido, realizar una inspección cuantitativa y cualitativa, contar los bultos y examinar si existen daños externos. Cuando el embalaje esté deteriorado, se anotarán los desperfectos en la copia del albarán y se devolverán al proveedor. Además, se realizará un recuento físico de los artículos recibidos y se comprobará con el albarán de entrega y con los solicitados en el pedido.

Una devolución de mercancías por parte del cliente ocurre cuando: el producto no llega a su destino en las condiciones solicitadas por el cliente o no se pueden vender por defectos de calidad, golpes, etc.; el cliente recibe artículos que no ha solicitado; la empresa solicitó más cantidad de la que ha podido vender y devuelve los excedentes.

Desde el punto de vista de una empresa, la trazabilidad consiste en la capacidad de asociar el origen de las materias primas utilizadas en la producción y los productos que fabrica con los destinos de dichos productos.

El sistema de trazabilidad se basa en un registro de información a 3 niveles: 1) la información de la etiqueta que acompaña y que incorpora los datos del producto, 2) la información se debe registrar en las bases de datos de cada agente de la cadena de suministros para ser rescatada en caso de necesidad puntual, y 3) la información de la trazabilidad se debe transmitir vía electrónica entre los distintos agentes de la cadena de suministros.