Documentos Mercantiles Clave en Operaciones Comerciales

Documentos Mercantiles

12.1 Documentos de Compraventa

A) El Pedido

Documento por el cual el comprador o cliente se compromete a adquirir la mercancía solicitada a su proveedor.

Medios para solicitar un pedido:

• Por parte del cliente: carta comercial, fax, correo electrónico…
• Por parte del proveedor: impresos, sitios web del proveedor.

Principales requisitos de un impreso de pedido:

Si se utiliza el impreso del proveedor:

Datos del proveedor:

1. Razón social
2. Domicilio
3. Teléfono, fax, correo electrónico
4. Localidad y fecha

Datos del cliente:

1. Razón social
2. Nombre y apellidos
3. Domicilio
4. CIF o NIF
5. Código del cliente
6. Nº de teléfono
7. Firma

Datos genéricos:

1. Nº de orden
2. Precio unitario de cada artículo
3. Referencia, descripción de la mercancía
4. Valoración (importe total)
5. Condiciones del pedido (fecha de entrega, forma de pago, medio de transporte)

B) Albarán

Documento que expide el vendedor donde se relacionan las mercancías vendidas y que están en poder del cliente. Sirve para que el cliente compruebe los artículos recibidos y para el proveedor como respaldo de la entrega. El número de copias y el sistema de organización dependen de cada empresa, pero el original es para el proveedor.

Se confecciona a partir del pedido. Principales requisitos:

Datos del vendedor:

1. Razón social
2. CIF o NIF
3. Domicilio
4. Teléfono, fax, dirección electrónica
5. Localidad y fecha de expedición

Datos del cliente:

1. Razón social
2. Nombre y apellidos
3. CIF o NIF
4. Código del cliente
5. Nº de teléfono, correo electrónico y fax

Datos genéricos:

1. Nº de orden
2. Nº de pedido al que corresponde
3. Precio unitario de cada artículo
4. Referencia, descripción de la mercancía
5. Valoración (si se trata de un albarán valorado)

El número de copias dependerá del sistema de organización de la empresa. El original se queda en poder del proveedor.

C) La Factura

Documento que emite el vendedor en operaciones de compraventa, detallando la mercancía vendida o servicios prestados, su importe, forma de pago y demás obligaciones fiscales.

Requisitos:

1. Nombre y apellidos o Razón social del vendedor
2. CIF o NIF del vendedor
3. Domicilio completo del vendedor
4. Nombre y apellidos o razón social del cliente
5. Fecha de expedición
6. Nº de factura
7. Descripción de la mercancía
8. Servicio e importe

Si la operación está sujeta al IVA:

1. Bases imponibles
2. Tipos de IVA
3. Cuotas repercutidas
4. Importe total
5. Forma de pago

Plazos para emitir la factura:

1. Si el comprador es consumidor, en el momento de la operación.
2. Si el comprador es empresario, 30 días desde la operación y otros 30 días para enviarla.
3. Si se factura por meses a un mismo cliente: 30 días desde que acaba el mes que se factura y 30 días más para enviarla.
4. En operaciones intercomunitarias, antes del día 16 del mes siguiente.

D) Nota de Abono

Documento contable que envía el proveedor debido a las operaciones comerciales entre ambos. Se suele emitir por:

1. Devolución justificada
2. Descuentos y/o bonificaciones por volumen de facturación
3. Errores en la factura
4. Necesita los mismos requisitos que una factura

E) Nota de Cargo

Nace por las modificaciones que sufren las facturas enviadas a los clientes. Su importe aumenta lo que el cliente debe al proveedor.

Motivos que originan su emisión:

1. Variación en el precio de la mercancía facturada a favor del proveedor
2. Carga de determinados gastos al cliente
3. Errores en la factura
4. Mismos requisitos que la factura, aunque se enumeran con una serie diferente

F) Contrato de Compraventa

Obligaciones principales del vendedor:

1. Entregar la cosa vendida
2. Saneamiento de la cosa entregada

Obligaciones del comprador:

1. Pagar el importe
2. Recibir la mercancía en el lugar y tiempo convenidos por las partes

Un contrato de compraventa consta de:

• Encabezamiento: localidad y fecha
• Cuerpo: datos de los contratantes, motivos por los que se redacta y firma el contrato, cláusulas
• Pie: firma y antefirma

12.2 Documentos de Medio de Pago

(Son documentos contables)

A) El Recibo

Documento contable que expide una persona física o jurídica como justificante de haber recibido una determinada cantidad de dinero entregada por otra.

Tipos:

Recibo no normalizado:

Consta de dos partes; cuando la cantidad es en efectivo o por la entrega de un documento para su compensación.

• Matriz: queda en poder de quien expide el recibo. Aparecen los datos del recibo. Sirve como referencia o control.
• Recibo: figura el nº de orden, fecha de cobro, cantidad (tanto en letra como en cifra), datos de quien la entrega, la antefirma y firma de quien lo recibe. Sirve de documento contable para quien paga.

Recibo normalizado:

Documento para cobrar importes debidos por medio de entidades de crédito. El proveedor presenta el recibo a su entidad, el banco entrega el dinero y le pasa el cobro al deudor por medio del banco.

B) Cheque de Cuenta Corriente

Documento que firma el titular de una cuenta para disponer de sus fondos.

Partes:

1Denominado librado, entidad de crédito que paga, lugar de pago2Nº de cuenta donde se va a retirar el importe del cheque3Denominación de cheques4Beneficiario del cheque (persona que lo cobra) puede coincidir con el librado5Importe (tanto cifra y letra) si hay una diferencia, se entiende como válida la escrita en letra y si hay más de una, la menor.6Localidad y fecha de emisión7Firma del libradorDiferentes formas del talón Cruzado general; dos líneas paralelas en diagonal en las que se escribe “ banco”, “compañía” o similar. Tiene que presentarlo en cualquier banco, para cobrarlo hay que presentarlo en cualquier banco donde se tenga cuenta o en las oficinas del banco librador. Cruzado especial entre dos líneas se escribe el nombre de un banco que será quien pague. Se escribe entre las barras ara que solo se podrá pagar ingresándolo en cuentaCheque garantizadoEn el reverso, el banco librador, conforma durante un plazo de tiempo. Lo que quiere decir que durante ese tiempo, esa cantidad de dinero estará bloqueada en la cuenta