Documentos Externos Esenciales: Anuncios, Cartas Circulares, Tarjetas, Invitaciones y Saludas

Documentos Externos

Anuncios

Se usan para publicar ciertas noticias que interesen a sectores empresariales o a segmentos de población. No existe un modelo normalizado.

En algunos casos existe obligatoriedad:

• En la Administración Pública: para comunicar subastas y concursos públicos.
• En las empresas privadas: para comunicar:
  • El cambio de los tipos de interés de entidades de crédito.
  • Una sentencia judicial.
  • Una fusión.
  • Una oferta pública de adquisición (OPA).
  • Una absorción.
  • La modificación de denominación u objeto social.

Se publican en los diarios nacionales, regionales y provinciales y los boletines oficiales.

Partes de que consta un anuncio:

• Logotipo
• Razón social
• AVISO o ANUNCIO (en destaque)
• Motivo o contenido
• Localidad y fecha
• Antefirma y firmado (no figura rúbrica)

Carta Circular

Se usa para anunciar algún evento a otras empresas, como comunicar cambios de domicilio social, apertura de oficinas, etc. Con ella se transmiten instrucciones, procedimientos, órdenes o información a sus empleados y suelen ir numeradas correlativamente. No tiene una estructura normalizada, aunque se utiliza la de la carta comercial.

Tarjetas

Tarjetas de Visita o de Cortesía (aproximadamente 10x6 cm)

• Personal: Su uso es exclusivo de particulares y debe incluir, al menos, el nombre y dos apellidos, el domicilio completo y el teléfono.
• Profesional: La utilizan las empresas y los profesionales. Debe contener nombre y dos apellidos, profesión o cargo, domicilio de la empresa, el número de teléfono, el correo electrónico y la página web.
• Oficial: Se usa para indicar el carácter oficial de su titular. Se diseñan para personas que desempeñan un cargo político en la Administración o un cargo técnico destacado.

Tarjetas Comerciales

Son conocidas como tarjetas de respuesta comercial.

Invitaciones

Surgen como consecuencia de establecer un acercamiento entre el anfitrión de un acto social y los asistentes. Estos actos son de dos clases: públicos y privados.

Saludas

Utilizados por directivos y por cargos públicos para comunicar nombramientos, tomas de posesión, invitaciones a actos de organismos públicos, cambios de domicilio social, como forma de agradecimiento, etc. Se redactan en papel tamaño A5.

Partes de que consta un saluda:

• Inicio: Cargo de la persona que emite el documento o nombre completo.
• La palabra «SALUDA» (en grande y destacado).
• Contenido:
  • Persona o cargo al que se dirige.
  • Exposición muy breve del motivo.
• Final:
  • Nombre y dos apellidos de la persona que remite el saluda.
  • Fórmula de despedida protocolaria.
• Localidad y fecha en formato largo.

Consideraciones:

• Se redacta en tercera persona.
• Su contenido será breve.
• No se firma.
• Se prescinde de la dirección del destinatario.
• No ha de figurar el sello de la empresa u organización.