Documentos Esenciales en la Gestión de Compras y Almacén

El Pedido

El **pedido** es un documento que expide el **comprador** cuando solicita en firme materiales o artículos a su **proveedor**.

Tipos de Pedido

• **Pedido normal**: Se utiliza para solicitar las mercancías que se necesitarán en un período corto de tiempo.
• **De reposición**: La iniciativa parte del **almacén**, pues se solicitan materiales sobre cuyas existencias se ha fijado un **stock mínimo**.
• **Extraordinario**: Para solicitar materiales de pronto empleo, que por necesidades extraordinarias se han de utilizar para un fin concreto.
• **Programado**: Se envía cuando hay que solicitar uno o varios productos homogéneos, sobre los que se ha realizado un estudio de necesidades.
• **Abierto**: Se emite para solicitar una cantidad total aproximada, sin que ello suponga un compromiso obligado de compra.
• **De servicio u obra**: Se utiliza para solicitar alguna prestación de tipo personal o la realización de un trabajo determinado.

Registro de Pedidos

Una vez enviado el pedido, hay que hacer un seguimiento del mismo hasta que se reciban las mercancías en el **almacén**. El control de los pedidos enviados a los proveedores se refleja en el **libro de registro de pedidos emitidos**.

Hoja de Solicitud

Es un **documento interno** y se utiliza cuando hay que pedir materiales desde una sección a otra de la empresa.

Albarán o Nota de Entrega

Es un documento que confecciona el **vendedor** y lo envía al comprador junto con la mercancía. Su función principal es servir como **justificante** para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y también de **guía para emitir la factura**. Se hacen 3 copias:

• 1ª - Para cliente.
• 2ª - Se queda en almacén.
• 3ª - Se remite a departamento de ventas.

Observaciones

El cliente hará constar las posibles incidencias vistas en la mercancía recibida.

Recepción y Registro de la Mercancía

Cuando llega el envío al **almacén**, antes de descargar el vehículo, se debe comprobar que los datos del **albarán** coinciden con los del **pedido**, y una vez identificado, se le asigna el área y muelle de descarga. Se hace una **inspección cuantitativa y cualitativa** del envío:

• Se cuentan los bultos y se examinan si existen daños externos.
• Se hace un recuento físico de los artículos recibidos y se comprueban con los que aparecen en el **albarán**.

Hoja de Recepción

Es un **documento interno**, se confecciona para demostrar que se han recibido los materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los **plazos de entrega**.

Formas de Codificación

Las formas de codificación son: **no significativa**, **significativa** y **automática**.

Objetivo de la Función de Compra

Tener los productos disponibles en la **cantidad requerida**, en el **momento adecuado**, de la **calidad necesaria** y al **mejor precio posible**.

Proceso de Compra

El **proceso de compra** se compone de:

• **Necesidad de material**.
• Confección y presentación de una **solicitud de compras**.
• **Selección de proveedores** potenciales.
• **Emisión de ofertas**.
• **Evaluación de ofertas** definitivas.
• **Selección del proveedor definitivo**.
• **Formulación del pedido**.
• **Entrega del pedido**.
• **El pago**.

EAN 13

El **EAN 13** es un **código modular** pensado y preparado para realizar 2 funciones básicas:

• Añadir características a un código EAN-13 o EAN-14 preestablecido en catálogo.
• Realizar **trazabilidad** y **seguimientos**.

Es decir, además de identificar los productos y sus agrupaciones, permite representar **información** del producto como **número de lote**, **unidades**, **fechas**.