Documentos Comerciales: Tipos, Funciones y Aspectos Clave del IVA
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Documentos Comerciales: Tipos y Funciones
Los documentos comerciales son comprobantes, ya sean físicos (escritos) o digitales (computarizados), de vital importancia en cualquier transacción comercial. Estos documentos se conservan durante un período de 10 años y cumplen funciones cruciales:
- Dejan constancia de las operaciones realizadas.
- Respaldan los registros contables centrales.
- Sirven como medio de prueba legal.
Orden de Compra
La orden de compra (original para el vendedor, duplicado para el comprador) es emitida por el comprador y enviada al vendedor. Este documento:
- Indica los detalles, cantidad y precio de la mercadería que el comprador solicita.
- Especifica las condiciones de pago y la forma de entrega.
- Incluye el lugar y la fecha de emisión, los nombres (con sus respectivos CUIT y domicilios) de ambas partes, y el número de comprobante.
Funciones:
- Sirve como constancia para el comprador de los bienes solicitados.
- Autoriza al vendedor a realizar el envío.
- Da curso a la emisión de la factura por parte del vendedor.
Remito
El remito es emitido por el vendedor y se envía al comprador junto con la mercadería. Debe contener:
- La firma del comprador (o receptor).
- Fecha de emisión.
- Nombres (con CUIT y domicilios) de comprador y vendedor.
- Número de comprobante.
- Precio (No siempre es obligatorio, pero puede incluirse).
- Lugar de entrega.
Funciones:
- Permite al comprador controlar la mercancía recibida.
- Sirve como constancia, para el vendedor, de que el comprador recibió el pedido (mediante la firma).
Factura
La factura es emitida por el vendedor (original para el comprador, duplicado y triplicado para el vendedor). Detalla:
- El importe total a pagar.
- El precio unitario y total de cada producto o servicio adquirido por el comprador.
- Lugar y fecha de emisión.
- Nombres y detalles de las partes.
- Condiciones de venta.
- CUIT (Clave Única de Identificación Tributaria) de las partes.
- Número de comprobante.
Funciones:
- Para el vendedor: Registra la cuenta a cobrar.
- Para el comprador: Registra la cuenta a pagar.
Ticket: Cumple la misma función que la factura, pero se utiliza para operaciones de menor valor. Es emitido por una máquina registradora autorizada por la AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos).
Nota de Débito
La nota de débito es un comprobante que el vendedor envía al comprador para notificarle un aumento en su deuda. Los motivos pueden incluir:
- Gastos a cargo del comprador que fueron cubiertos por el vendedor (por ejemplo, fletes).
- Intereses.
- Errores en la facturación (a favor del vendedor).
Nota de Crédito
La nota de crédito es enviada por el vendedor al comprador para comunicarle una disminución en su deuda. Los motivos pueden ser:
- Devolución de mercadería.
- Bonificaciones.
- Descuentos.
- Cancelación de la operación.
Relación entre Nota de Crédito (NC), Nota de Débito (ND), Comprador (C) y Vendedor (V):
- NC: Disminuye la deuda del comprador. / ND: Aumenta la deuda del comprador.
- NC: Se emite por devoluciones de mercancía. / ND: Se emite por gastos agregados (ej. flete).
- NC: Se emite por descuentos. / ND: Se emite por intereses y errores de facturación (ambas).
Funciones:
- Vendedor: Permite corregir errores en la facturación.
- Comprador: Permite registrar el aumento o disminución de su deuda.
Recibo
El recibo (original para el comprador, duplicado para el vendedor) es emitido por el vendedor y entregado al comprador como constancia de haber recibido un pago (dinero u otros valores). Debe contener:
- Lugar y fecha de emisión.
- Nombres de las partes.
- Cantidades (en números y letras).
- Motivo del pago (P/C - "Por Cuenta").
Si se discrimina el IVA, el IVA tributario corresponde al vendedor.
Función: Sirve como prueba de pago y cancelación (total o parcial) de la deuda por parte del comprador.
Resumen de Cuenta
El resumen de cuenta (original para el comprador, duplicado para el vendedor) es enviado periódicamente (semanal, mensual, quincenal) por el vendedor al comprador. Detalla las diferentes operaciones realizadas en cuenta corriente entre ambas partes.
Funciones:
- Comprador: Permite controlar los datos del resumen con sus propios registros.
- Vendedor: Permite verificar errores.
El IVA (Impuesto al Valor Agregado)
El IVA es un impuesto nacional (en Argentina, la alícuota general es del 21%) que se aplica a todos los productos y servicios en la cadena de valor. Se cobra (Débito Fiscal) o se paga (Crédito Fiscal) IVA.
- Débito Fiscal (DF): Es el IVA que se *cobra* en las ventas.
- Crédito Fiscal (CF): Es el IVA que se *paga* en las compras.
Cálculo del IVA a pagar o saldo a favor:
- DF - CF = Importe a favor de la AFIP (IVA a pagar si DF > CF).
- CF > DF = Saldo a favor del contribuyente.
IVA Débito Fiscal (DF): Impuesto que se cobra por las ventas de bienes y servicios (Haber).
IVA Crédito Fiscal (CF): Impuesto que se aplica a las compras realizadas por un contribuyente (Debe).