Documentos comerciales entre proveedor y cliente: pedidos, albaranes, facturas y control de mercancías

Documentos y operaciones comerciales entre proveedor y cliente

A continuación se presentan las preguntas y respuestas sobre los justificantes y documentos más utilizados en las operaciones comerciales entre proveedor y cliente, corregidas y estructuradas para facilitar su comprensión y búsqueda.

1. Cita los justificantes y documentos más utilizados en las operaciones comerciales entre proveedor y cliente, indicando quién es el emisor del documento y quién es el destinatario.

Entre los justificantes y documentos más empleados en las operaciones comerciales destacan:

• Pedido: emisor: comprador; destinatario: proveedor. Documento mediante el que el comprador solicita mercancías o servicios.
• Albarán (nota de entrega): emisor: vendedor; destinatario: comprador. Justificante de la entrega de la mercancía acompañando al envío.
• Factura: emisor: vendedor; destinatario: comprador. Documento que refleja la operación comercial y obliga al pago.
• Recibo o comprobante de pago: emisor: vendedor; destinatario: comprador. Acredita el pago recibido.
• Nota de entrega o carta de porte: emisor: transportista o remitente; destinatario: consignatario o destinatario de la mercancía. Documento de transporte que puede servir como justificante de entrega.
• Documentos relacionados con el stock: emisor: almacén o áreas de compras/ventas; destinatario: dirección, compras, ventas o proveedor. Incluyen documentos de compraventa y de cobro-pago, movimientos de entrada y salida, inventarios y avisos de reposición.
• Transmisión electrónica de documentos: emisor: sistemas o plataformas electrónicas (ERP, e-invoicing); destinatario: empresas implicadas (proveedor/cliente) o autoridades fiscales. Incluye facturación electrónica, pedidos electrónicos y albaranes en formato digital.

Estos son los justificantes más habituales. En cada caso el emisor y destinatario pueden variar según la operativa concreta de la empresa y la cadena logística.

2. Define el pedido e indica los tipos de pedidos que conoces

Pedido: documento mediante el cual un comprador solicita formalmente mercancías o servicios a un proveedor. A continuación se describen tipos de pedidos según su forma y según el material.

Según la forma

• Normal: es el más extendido entre las empresas; se utiliza para solicitar las mercancías que se necesitarán en un periodo reducido de tiempo.
• Programado: se utiliza para solicitar uno o varios productos sobre los que se ha realizado un estudio previo de necesidades; permite planificar entregas periódicas o programadas.
• Abierto: se emite para solicitar una cantidad total aproximada sin que ello suponga un compromiso obligado de compra; el cliente no acepta ningún envío que no haya confirmado previamente por teléfono, fax u otro medio de comunicación.

Según el material

• Extraordinario: se utiliza para solicitar materiales de pronto empleo que, por necesidades, se requieren para un fin concreto e inmediato.
• Reposición: iniciativa de compra que parte del almacén, a través del boletín de compra; se utiliza para solicitar artículos sobre cuyos existencias se ha fijado un stock mínimo.
• Servicio u obra: se utiliza para solicitar alguna prestación o la realización de un trabajo determinado.
• Habitual de materiales o de mercancías: es el más generalizado; se expide para solicitar los artículos que se necesitan normalmente en el punto de venta, independientemente de que, una vez recibidos, sean para reposición o para consumo.

3. ¿Cuál es la finalidad del control o registro de pedidos?

La finalidad del control o registro de pedidos es realizar un seguimiento del pedido hasta que se reciben las mercancías en el almacén. El control de los pedidos se refleja en el libro registro de pedidos emitidos. Esto permite verificar cumplimiento, plazos de entrega, cantidades y gestionar incidencias o devoluciones.

4. ¿Cuál es la finalidad del albarán?

El albarán es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. Su función es servir como justificante para acreditar que la mercancía ha sido entregada al cliente y también como guía para confeccionar la factura.

5. ¿Cuándo se hace el albarán valorado?

El albarán valorado es un modelo especial que se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado al retirar la mercancía. El impreso se formaliza incluyendo en él todos los requisitos legales exigidos para las facturas: descripción de la mercancía, precio, impuestos aplicables, etc.

6. ¿Qué documento puede sustituir al albarán?

El documento que puede sustituir al albarán es la nota de entrega o la carta de porte emitida por el transportista, siempre que en dicho documento conste la información necesaria para acreditar la entrega de la mercancía.

7. ¿Qué función cumple la hoja de recepción o registro de mercancías?

La hoja de recepción o registro de mercancías demuestra que se han entregado las mercancías solicitadas y permite controlar su destino u obligación. Sirve como comprobante interno para el almacén y para posteriores controles de calidad, inventario y facturación.

8. ¿Con qué documentos se coteja la mercancía recibida?

La mercancía recibida se coteja principalmente con el albarán. Además, puede cotejarse con el pedido original, la guía de transporte o la carta de porte, y con la factura una vez emitida.

9. ¿Qué diferencia existe entre el pedido y la hoja de solicitud?

• Hoja de solicitud: es un documento interno que se utiliza para solicitar materiales desde una sección a otra de la empresa o desde el punto de venta al almacén central.
• Pedido: es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su proveedor.

Ambos documentos forman parte del proceso de abastecimiento, pero la hoja de solicitud es de uso interno y el pedido es un compromiso de compra frente al proveedor.

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