Documentos Comerciales y Libros Contables: Claves para la Gestión Financiera Empresarial

Documentos Comerciales: Fundamentos y Tipos Esenciales para la Gestión Empresarial

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresa.

Documentos Registrables

Estos documentos son aquellos que, por su naturaleza, deben ser registrados en los libros contables de la empresa, ya que afectan directamente la situación financiera y patrimonial.

• Factura

  Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. La factura es el documento principal de la operación de compraventa; con ella queda concretada y concluida la operación, y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal.

  Como mínimo, la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado para el vendedor, y con este último se contabiliza la venta y el cargo al comprador. Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.

• Cheque de Pago Diferido

  Es una orden de pago, pero a partir de una fecha futura (como mínimo un día después y como máximo un año después). A partir de la fecha para la cual se emite, comienzan a contarse los 30 días para su vencimiento.

• Nota de Crédito

  Es el documento que el comerciante envía a su cliente con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta de una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. La Nota de Crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto, es un documento registrable.

• Recibo

  Es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe, y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.

• Cheque Común

  Es una orden de pago que puede ser depositada o cobrada desde el mismo momento de su emisión y hasta un lapso que, en general, es de 30 días.

Documentos No Registrables

Estos documentos son de control interno o de soporte para operaciones, pero no se registran directamente en los libros contables principales, aunque son fundamentales para la gestión y el seguimiento.

• Remito

  Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura. No se registra en los libros de contabilidad, dado que generalmente los remitos se emiten sin valores.

• Orden de Compra

  Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras cosas.

Libros de Comercio: Registros Contables Esenciales

Los libros de comercio son todos aquellos documentos donde los entes realizan el registro de sus operaciones para llevar una contabilidad, lo cual puede ser por medio manual o electrónico.

• Libro Diario

  Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.

• Libro Mayor

  A lo largo de la vida de una empresa, se van produciendo distintos hechos que deben ser registrados por prescripción legal o por necesidades de la gestión de la empresa. Estos hechos quedan reflejados en el Libro Diario de forma cronológica. La finalidad del Libro Mayor va a consistir en recoger estos mismos hechos, pero no en atención a la fecha de realización, sino a la cuenta que se ha visto afectada. Es el más importante de la contabilidad.

• Libro Balance de Comprobación de Sumas y Saldos

  Se trata de un documento contable elaborado por el empresario que le permite hacerse una idea sobre la situación de su empresa y las operaciones realizadas en el periodo.