Documentos Comerciales Esenciales: Tipos, Requisitos y Proceso de Compraventa

Documentos Comerciales

Son constancias escritas de operaciones comerciales realizadas.

Importancia de los Documentos Comerciales

• Dejan constancia de las operaciones realizadas.
• Individualizan a las personas que intervienen.
• Son un medio de prueba ante cualquier problema que se presente.
• Respaldan la exactitud de las operaciones registradas en los libros de contabilidad.

Características y Conservación

• Las personas deben solicitar el comprobante correspondiente a cada operación.
• Deben ser contabilizados y archivados por orden de emisión.
• Por ley, deben ser conservados por 10 años a partir de la fecha de emisión.

Requisitos de los Documentos Comerciales

• Lugar, fecha y datos del comprador y vendedor.
• Número de documento.
• Número de CUIT del comprador y el vendedor.
• Fecha de inicio de actividades del emisor.
• Condición frente al IVA del comprador y el vendedor.
• Descripción en letras y número de la operación.
• Firma.
• Nombre de imprenta.
• Código de autorización de impresión (CAI).

Orden de Compra

La emite el comprador para solicitar mercadería al vendedor. También se conoce como Nota de Pedido. En ella se indican la cantidad, el precio y las condiciones de pago.

Proceso de Compraventa y Documentos Asociados

El proceso de compraventa se formaliza a través de diversos documentos:

El comprador solicita mercadería.
↓
Orden de Compra

El vendedor acepta el pedido.
↓
Nota de Venta

El vendedor envía las mercaderías.
↓
Remito

Se formaliza la compraventa.
↓
Factura

Se realiza el pago (ej. con cheque).
↓
Cheque

Se compromete la deuda.
↓
Pagaré

Se cancela la deuda.
↓
Recibo

Por errores, devoluciones o intereses.
↓
Nota de Débito o Crédito

Nota de Venta

Es el documento mediante el cual el vendedor acepta el pedido del comprador, especificando la cantidad, calidad y precio de las mercaderías. Se emiten dos ejemplares: el original es para el comprador y el duplicado para el vendedor.

Remito

Es el documento mediante el cual el vendedor envía al comprador las mercaderías solicitadas.

IVA: Impuesto al Valor Agregado

Es un porcentaje que se suma al precio de venta de los productos (bienes y servicios). Los productores y comerciantes son los responsables de cobrar el impuesto. Cada etapa de la cadena de comercialización se encarga de pagar a la anterior y cobrar a la siguiente. Lo recaudado se entrega a la AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos). La alícuota general es del 21%.

Categorías de IVA

• Responsable Inscripto.
• Monotributista.
• No Responsable.
• Exento.
• Consumidor Final.

Todas las personas físicas o jurídicas están identificadas en la AFIP mediante un número: el CUIT (Código Único de Identificación Tributaria).

Facturas

Es el documento principal de la compraventa. La confecciona el vendedor y se la entrega al comprador. El original se lo queda el comprador y la copia (duplicado) el vendedor.

Existen tres tipos de facturas: A, B y C. Posteriormente, se agregó la factura M. Esta clasificación se debe a la condición frente al IVA tanto del comprador como del vendedor.

Tipos de Facturas según Condición Fiscal

• Factura A:
  Vendedor: Responsable Inscripto.
  Comprador: Responsable Inscripto.
• Factura B:
  Vendedor: Responsable Inscripto.
  Comprador: Exento, No Responsable, Consumidor Final o Monotributista.
• Factura C:
  Vendedor: Monotributista o Exento.
  Comprador: Exento, No Responsable, Consumidor Final, Monotributista o Responsable Inscripto.

Controladores Fiscales

Las personas que realizan ventas, locaciones o prestaciones de servicio a consumidores finales de forma masiva, deben utilizar un controlador fiscal para la emisión de la documentación que respalda dichas operaciones. Los controladores fiscales emiten el comprobante original que es entregado al comprador. Además, disponen de una cinta testigo en la cual se van registrando los duplicados.

Nota de Débito

Este es el documento mediante el cual el vendedor comunica al comprador un aumento en su deuda.

Efectos de la Nota de Débito

• Aumenta el crédito fiscal existente.
• Aumenta la deuda del comprador.

La nota de débito puede emitirse por conceptos como: pago de fletes, intereses o errores en la facturación.

Nota de Crédito

Es el documento mediante el cual el vendedor comunica al comprador una disminución del saldo de su cuenta.

Efectos de la Nota de Crédito

• Implica una disminución de las mercaderías en stock si es por una devolución.
• Disminuye el crédito fiscal.
• Disminuye la deuda con el proveedor (o del comprador, si es una nota de crédito emitida al comprador).