Documentos Clave en la Gestión de Compraventa y Logística

Documentos Mercantiles en la Compraventa

Se consideran documentos mercantiles tanto un contrato de compraventa como cualquier impreso mercantil cumplimentado por una empresa y que represente derechos y obligaciones para una persona o entidad. Las operaciones de compraventa generan diversos documentos mercantiles entre clientes y proveedores, como presupuestos, pedidos, albaranes y cartas de pedido.

El Pedido

Es un escrito o comunicación por el cual se solicita al proveedor, de manera formal, la entrega de mercancías, comprometiéndose al pago de las mismas. Un pedido se puede realizar mediante:

• Una nota de pedido.
• Carta o fax.
• Correo electrónico.
• Un agente comercial.
• Teléfono.

Clases de Pedidos de Mercancías

• Pedido en firme: Las condiciones de las operaciones escritas están claras y son conocidas por ambas partes. El documento que se utiliza es la nota de pedido o la carta.
• Pedido condicional: Está sujeto a la aceptación de las condiciones. El comprador propone las condiciones al vendedor mediante una propuesta de pedido. Si el vendedor acepta, se convierte en un pedido en firme.

El Pedido Escrito

Es el impreso mediante el cual se solicita mercancía a un proveedor.

Contenido de una Nota de Pedido

Una nota de pedido debe incluir la siguiente información:

• Identificación de la empresa cliente.
• Identificación de la empresa proveedora.
• Fecha de realización del pedido.
• Numeración del documento.
• Denominación de los artículos solicitados, cantidad y precio.
• Observaciones o condiciones de compra, como descuentos, portes, formas de pago, lugar de entrega, etc.

Es muy importante que los pedidos estén numerados para facilitar su localización si fuera necesario. Se recomienda hacer, como mínimo, dos copias.

La Carta de Pedido

El contenido debe ser el mismo que el de la nota de pedido, pero en forma redactada. Su confección ha de ser cuidada, porque además se está proyectando una imagen de la empresa.

Comunicaciones Relacionadas con el Pedido

Carta de Confirmación de Pedido

La elabora el proveedor y la envía al cliente para indicar su conformidad con las condiciones solicitadas.

La Carta de Denegación de Pedido

Puede deberse a diversas circunstancias: falta de material, relaciones comerciales no interesantes, etc. Se ha de cuidar la redacción para no cerrar la puerta a futuras operaciones.

El Albarán

Es un documento que emite el vendedor y que detalla las mercancías que salen de su almacén con destino al almacén del comprador. Del albarán se realizarán, por lo general, cuatro copias.

El Transporte de Mercancías y sus Formas de Pago

El contrato de transporte se formaliza en un documento que generalmente recibe el nombre de carta de porte, gestionado por el proveedor con la empresa de transporte.

Tipos de Pago del Transporte

• Portes pagados: El pago lo efectúa el remitente (vendedor).
• Portes debidos: El pago lo realiza el destinatario (comprador).
• Contra reembolso: El destinatario paga tanto el porte como el importe de la mercancía a la empresa transportista en el momento de la entrega.