Documentos Administrativos: Tipos, Gestión y Utilidades

Tipos de Documentos

Documento: Cualquier registro de información contenido en un soporte físico. Toda expresión de lenguaje natural o convencional, y expresiones gráficas, sonoras o de imagen, recogidas en cualquier soporte material.

Documento Narrativo: Pertenecen las diferentes expresiones de la imaginación y creatividad humana. Ej. Cuentos.

Documento de Archivo: Es el reflejo inmediato de la actividad del hombre y de sus relaciones sociales.

Ejemplos de Expedientes Narrativos en un Ayuntamiento

• Solicitud de obras menores
• Licencia de aperturas
• Recurso de una multa
• Solicitud de obras mayores

Instancia: Documento en el que un ciudadano formula una solicitud a la administración, instándola a resolverla.

Normalización: Modelos que utiliza la administración para trámites frecuentes (ej. multas).

Protección de Datos y Validez Jurídica

Finalidad de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal: Protege la vida privada de las personas.

Validez Jurídica de la Copia de un Documento:

• Documento Privado: Verificando su autenticidad.
• Documento Público: Haciendo constancia de dónde está el original.

Ventajas de los Nuevos Soportes Documentales

• Gran capacidad de almacenamiento de información.
• Facilidad de acceso a la información.
• Aumento de la difusión de los documentos.
• Facilidad de comunicación entre administración y ciudadanos.

Gestión de Documentos y Archivos

Publicidad Registral: El registro da fe de la existencia y veracidad de los datos.

Expediente Administrativo: Soporte material de los documentos.

Procedimiento Administrativo: Conjunto de documentos seriados que constituyen el antecedente y fundamento de una resolución.

Archivo: Conjunto organizado de documentos generados o recibidos por una persona o institución en el desarrollo de su actividad.

Ley de Archivos Administrativos: Ley de Patrimonio Histórico Español.

Funciones de un Archivo Administrativo: Conservar, organizar y facilitar la localización y consulta.

Tipos de Archivo Según Antigüedad

• De gestión
• Central
• Intermedios
• Históricos

Ordenación de Unidades Archivísticas (de mayor a menor)

• Fondo documental
• Sección documental
• Subsección documental
• Serie documental
• Unidad archivística
• Expediente
• Documento singular

Ejemplos de Archivos Intermedios: Archivo de la Corona de Aragón (Barcelona) y Archivo General de Simancas (Valladolid).

Archivo Intermedio: Reciben transferencias de los archivos centrales, conservan documentos de diez a quince años y realizan el expurgo o selección de los que pasarán al archivo histórico, eliminando el resto. Requieren personal y medios materiales para la selección.

Tareas de Conservación en un Archivo: Prevenir y restaurar.

Motivos de Denegación de Acceso a un Documento (sin ser interesado directo): Proteger la intimidad de las personas o por seguridad nacional.

Tipos de Ordenación de Documentos

• Cronológica: A partir de la fecha del documento o expediente.
• Alfabética: A partir de una serie de voces escogidas.
• Numérica: A partir de su fecha de ingreso, asignando un número de orden correlativo.

Utilidades de un Documento Administrativo

• Antecedente y fundamento de una resolución.
• Fuente de información.

Organizar, Ordenar y Clasificar

Organizar: Conlleva dos tareas: ordenar y clasificar.

Ordenar: Colocar documentos según la unidad de orden elegida dentro del grupo o clase en el que están incluidos por la clasificación.

Clasificar: Separar los documentos y unidades archivísticas por clases o grupos.

Presupuesto Público

Presupuesto Público: Documento que autoriza el montante máximo de gastos de una institución pública durante un periodo, especificando su destino y previendo los ingresos.

¿Un presupuesto equilibrado puede tener déficit?: Formalmente no, según la teoría contable, pero en el fondo sí.

Función Presupuestaria de Asignación de Recursos: Producir bienes y servicios deseables no suficientemente atendidos por el mercado.

Beneficios de un Presupuesto Administrativo: Mejor control del gasto.

Característica del Presupuesto Funcional: Agrupa los gastos según las funciones de la administración.

Principio de Unidad de Caja: Todo el dinero entra y sale del Estado por una sola ventanilla (Tesorería).

Principio de Presupuesto Bruto: No se pueden compensar ingresos y gastos.

Limitaciones del Presupuesto en Gastos Públicos: Carácter vinculante, deben gastarse en un año.

Presupuestos Generales del Estado: Totalidad de ingresos y gastos del Estado en un año.

Diferencia en el Tratamiento de Ingresos y Gastos: Los gastos son fijos y los ingresos son estimaciones.

Impuesto Indirecto: Recursos exigidos sin contraprestación, en virtud de tributos que gravan la circulación de bienes o el gasto de la renta. Ej. impuestos sobre consumos especiales (alcohol, tabaco).

Providencia de Apremio: Ejecución forzosa de una deuda contra el patrimonio del deudor (ej. embargo).

Fase de Ordenación del Gasto: La autoridad competente propone el pago y expide la orden pertinente contra la Tesorería del Estado. Se registra en el documento contable K.