Documentos Administrativos: Tipos y Características
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La Solicitud en la Redacción de Documentos Administrativos
La solicitud es el documento que inicia el procedimiento administrativo a instancia del interesado. No presenta requisitos formales especiales. El contenido del documento de solicitud incluye los siguientes datos:
- Nombre y apellidos del interesado.
- Hechos, razones y petición en que se concrete la solicitud.
- Lugar y fecha.
- Firma del solicitante.
- Órgano al que se dirige.
La administración puede dirigirse al solicitante si necesita algún requisito adicional, o si observa algún error o confusión en la solicitud.
La Denuncia y sus Características Básicas
La denuncia es un documento con gran flexibilidad en cuanto a su contenido. Aun así, debe incluir obligatoriamente:
- Identificación del denunciante.
- Exposición de los hechos.
- Identificación de las personas interesadas.
- Solicitud de inicio de un procedimiento.
- Medio y lugar a efectos de notificaciones.
La decisión de si se inicia un procedimiento administrativo o no corresponde al órgano administrativo al que se dirige.
El Acuerdo de Iniciación del Procedimiento
En el acuerdo de iniciación del procedimiento, la administración comunica el inicio de un procedimiento administrativo, ya sea a instancia del interesado o de oficio. El documento debe ser notificado a los interesados.
Las Alegaciones
Las alegaciones son un documento por el cual el interesado en el procedimiento aporta datos o valoraciones a los órganos instructores del mismo para su consideración.
En el procedimiento administrativo se pueden presentar alegaciones y aportar documentos en cualquier fase del procedimiento anterior al trámite de audiencia. Estos documentos y alegaciones deberán ser tenidos en cuenta por el órgano administrativo al redactar la resolución.
El Oficio
El oficio es uno de los instrumentos básicos de la comunicación ordinaria de la Administración para relacionarse con el exterior (administrado u otra Administración) o con otros órganos de la misma Administración. Además de los datos básicos que identifican a qué escrito hacen referencia y el asunto del mismo, en el oficio se explica de forma breve y clara lo que se quiere comunicar, así como la firma, fecha, etc.
El Certificado
Los certificados son documentos emitidos por la Administración que no forman parte del procedimiento administrativo. Se expiden a petición de un tercero y acreditan actos o situaciones de carácter administrativo. Su destinatario es una persona, entidad u órgano que pretende la producción de efectos en un procedimiento administrativo o en relaciones privadas.
La Resolución
La resolución es el documento que recoge la decisión de la Administración que pone fin al procedimiento. En ella se resuelven todas las cuestiones planteadas por el interesado y aquellas otras que se deriven del procedimiento.
Los Recursos Administrativos
Mediante los recursos administrativos, los particulares solicitan a la Administración la revisión o revocación de una resolución administrativa o de un acto de trámite. Las circunstancias por las que se pueden presentar son variadas, entre ellas:
- Determinar la imposibilidad de continuar con el procedimiento.
- Producir indefensión o perjuicio irreparable a los derechos o intereses legítimos.
- Considerar los acuerdos no acordes al ordenamiento jurídico.