Documentos Administrativos y Empresariales: Estructura y Propósito

Documentos Básicos en la Empresa Privada

El Informe

Conjunto de información referente a un hecho, suceso o situación, expuesta de una forma ordenada y clara, y siguiendo unos criterios objetivos.

Partes de un Informe:

• Encabezado:

  • Título
  • Razón social o persona física que solicita el informe
  • Empresa de consultoría que lo elabora
  • Fecha de confección

• Introducción:

  Breve descripción del contenido.

• Contenido:

  En él se plasmarán los análisis, los hechos, las situaciones, manteniendo un orden estructurado. Se pueden utilizar viñetas o títulos. Otra ayuda fundamental es la colocación estratégica de las representaciones gráficas de tablas y series estadísticas.

• Final:

  • Anexos:

    Datos (tablas, gráficos, etc.) que no son estrictamente necesarios para la comprensión global del informe.

  • Extracto:

    Resumen de los resultados de mayor a menor importancia.

  • Índice:

    Relacionar los diferentes apartados y divisiones de que consta el informe, indicando el número de página.

Uno de los informes más solicitados a las empresas de consultoría son los económico-comerciales.

El Certificado

Es el documento por el que las empresas justifican, acreditan o dan fe de un hecho o situación referente a una persona física o a otra empresa.

Partes de un Certificado:

• Inicio:

  • Membrete:

    Razón social de la empresa que realiza la certificación y dirección completa.

  • Identificación del Emisor:

    Es la persona que firma y la que se responsabiliza del contenido del certificado. Ha de figurar su nombre y cargo.

• Contenido:

  Comienza con las palabras “CERTIFICO/A: QUE” y continúa con:

  • Identificación del Solicitante:

    Nombre y número del DNI.

  • Motivo del Certificado:

    Se escribe la causa que origina su expedición.

  • Efectos:

    El fin para el que se expide el documento. Si la causa es genérica, se escribe la frase siguiente: “y para que conste y a petición del interesado se firma el presente certificado”. Si es conocido: “y para que conste y a efectos de (motivo) se firma el presente certificado”.

• Final:

  • Localidad
  • Fecha de expedición
  • Firma del emisor

La Solicitud

Es el documento mediante el que una persona física o jurídica se dirige a la Administración con una petición con el fin de iniciar la acción del órgano administrativo al que se dirige y, de esta manera, satisfacer pretensiones con fundamento de derecho subjetivo o de un interés legítimo.

Están normalizadas cuando la Administración prevé que se van a presentar muchas instancias. En ciertas ocasiones puntuales son únicas y no están normalizadas.

Partes de una Solicitud:

• Inicio:

  • Nombre o razón social
  • DNI/NIF o CIF del solicitante

• Contenido:

  • Expone:

    Explicación de los motivos por los que se formula la solicitud de forma enumerada. A continuación se escribe: “De acuerdo con todo lo anterior”.

  • Solicita:

    Se relacionan de forma enumerada las peticiones que motivan la solicitud.

  • Complementos:

    Documentos que el solicitante puede añadir a la instancia.

• Final:

  • Medio para recibir la respuesta
  • Lugar de notificación
  • Localidad y fecha
  • Firma del solicitante.
  • Identificación del órgano administrativo o persona a quien se dirige la instancia, localidad y provincia.

La Denuncia

Surge cuando la persona física o jurídica pone en conocimiento de la Administración o de un órgano administrativo un hecho concreto que probablemente inicie un procedimiento administrativo.

Partes de una Denuncia:

• Inicio:

  • Nombre de quien formula la denuncia.
  • Número del DNI y/o CIF.

• Contenido:

  Se escribe lo siguiente: “Denuncia en (órgano administrativo a quien se dirige) ”. A continuación:

  • “Los siguientes hechos:” + relación ordenada de los mismos.
  • “A esta denuncia se adjuntan los siguientes documentos:” + relación ordenada de los mismos.

• Final:

  • Medio para recibir la notificación.
  • Lugar de notificación
  • Localidad y fecha de la denuncia.
  • Rúbrica de la persona que presenta la denuncia.
  • Órgano administrativo al que se dirige.

El Recurso

Documento administrativo mediante el que se pide la anulación de un acto administrativo.

Tipos de Recursos:

• Recurso de Alzada

  Tiene como finalidad la impugnación de las resoluciones que han sido comunicadas por medio de la notificación, así como los actos administrativos de trámite que imposibiliten continuar con el procedimiento incoado por la Administración o produzcan indefensión.

  • Inicio:

    Nombre o razón social de la persona física o jurídica que recurre, y el DNI y/o CIF.

  • Texto: