Documentos Administrativos y Empresariales Esenciales: Tipos y Características

Memorándum

Se trata del mensaje escrito que circula entre departamentos de la empresa con el fin de intercambiar información. Carecen de saludo y despedida, van fechados y firmados por la persona, o con el sello del departamento correspondiente.

Informe

Es el documento que recoge una serie de datos, o una sucesión de hechos y acontecimientos, que están narrados de una manera objetiva, lo que le convierte en una importante herramienta de gestión.

Características del Informe

• Objetividad: Refleja la realidad exacta, los acontecimientos tal como son, y no como nos gustaría que fuesen.
• Confidencialidad: Los datos e informaciones que contiene son de uso restringido e interno de la empresa o de la persona que solicita el informe; no se deben difundir en otros ámbitos.

Estructura del Informe

• Título: Identifica el informe, refleja el asunto al que se refiere, quién lo elabora y quién lo solicita. Suele escribirse en mayúsculas.
• Introducción: Apartado previo al detalle de los datos. Puede incluir información de interés, objetivos que se persiguen y fuentes consultadas.
• Exposición: Donde se refleja la información objetiva en el orden temporal indicado. Hay que reseñar los datos consultados, seleccionados, sistemas de verificación e interpretación.
• Conclusión: A la cual se llega tras la interpretación de los contenidos expuestos.
• Fecha y Firma: De la persona que lo ha elaborado.
• Complementos: Tablas de estadística, libros de consulta, bibliografía, fuentes consultadas.

Memoria

Es un tipo de informe especial referido a las actividades de una persona, un departamento o incluso una empresa durante un periodo determinado.

Convocatoria

Es un llamamiento que se hace a determinadas personas para que asistan a una reunión o a una asamblea. Además de la fecha, hora y lugar de reunión, se informa sobre los aspectos que se van a tratar en la misma, incluyendo el orden del día (por ejemplo: lectura del acta de la reunión anterior, ruegos y preguntas).

Dentro de las convocatorias, tiene especial importancia la que se hace con el fin de citar a los socios o accionistas de la empresa a las asambleas. La legislación mercantil determina cómo deben realizarse las convocatorias de las juntas de socios y los medios por los que deben ser notificadas.

Las Actas

Es la crónica escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea. La legislación mercantil también incluye disposiciones sobre las actas de las Juntas que celebran los socios de las empresas y su inscripción en el libro de actas.

Elementos de un Acta

• Lugar, fecha y hora de la reunión.
• Asistentes a la misma y los cargos que ostentan.
• Asuntos tratados según el orden del día.
• Resultados obtenidos en las deliberaciones habidas.
• Acuerdos alcanzados.
• Intervenciones de los asistentes realizadas en puntos de ruegos y preguntas.
• Hora de finalización de la reunión y firma de los asistentes.

Instancia

Escrito que se utiliza para solicitar algo de la Administración Pública.

Ejemplos de Instancias

• Pedir una licencia de obras a un ayuntamiento.
• Solicitud para participar en una oposición.
• Pedir una beca.
• Solicitar un certificado de empadronamiento.

Recurso

Documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública que ha dictado una resolución con la que el interesado, quien es el firmante del documento, no está de acuerdo. Se solicita a la autoridad correspondiente que modifique el acto o resolución inicial.