Documentos Administrativos: Concepto, Fines, Características y Tipos

Los documentos administrativos son los documentos escritos que utilizan los organismos públicos para comunicarse con los ciudadanos.

La forma más habitual es la forma escrita.

Finalidades de los Documentos Administrativos

Pueden tener varias finalidades:

• Finalidad informativa

  La Administración debe comunicar a los ciudadanos diversas informaciones que son de su interés y que pueden afectar a la convivencia.

• Finalidad de dejar constancia

  Es necesario que la Administración deje constancia de la resolución de los actos administrativos que emite, en forma de registros accesibles a los ciudadanos.

Características Esenciales

Estos documentos administrativos deben cumplir unas características esenciales:

• Validez

  El organismo administrativo que los emite debe velar por mostrar su autenticidad e integridad de forma que se pueda proteger su contenido.

• Efectos jurídicos

  Los documentos administrativos deben producir un efecto jurídico sobre los ciudadanos.

Tipos de Documentos Administrativos

Pueden ser de diferentes tipos:

• Documentos de transmisión

  Las Administraciones Públicas comunican a los ciudadanos informaciones sobre circunstancias o hechos que pueden ser de su interés. Pueden ser:

  • Notificación

    Se comunica específicamente al ciudadano el contenido y el alcance de un acto administrativo.

  • Oficio

    Documento oficial de comunicación.

  • Nota interna

    Documento de uso interno que sirve para la comunicación entre diversos organismos de una misma Administración.

  • Publicación

    Se comunica a los ciudadanos de forma general sobre un acto administrativo.

• Documentos de constancia

  Las Administraciones Públicas deben dejar constancia o acreditar de forma eficaz ciertas circunstancias sobre los actos administrativos o sobre los hechos que pueden determinar.

  • Certificado

    Documento que acredita de forma oficial en una reunión en un organismo público.

  • Acta

    Documento que recoge lo acontecido en una reunión en un organismo público.

• Documentos de decisión

  Un organismo público comunica una resolución de su competencia.

  • Acuerdo

    Se transmite en un documento la decisión que adopta la Administración sobre un acto administrativo o sobre un hecho relevante.

  • Resolución

    Se transmite la decisión de la Administración cuando finaliza un procedimiento administrativo, y se exponen las conclusiones y los efectos finales.

• Documentos de juicio

  Son informes que emiten los organismos públicos para dar una opinión sobre alguna circunstancia o para valorar un hecho que hay que medir.

  • Según la obligación respecto a su cumplimiento

    Pueden ser vinculantes o no vinculantes.

  • Según la obligación respecto a su solicitud

    Pueden ser preceptivos o facultativos.