Documentación en el Transporte Internacional de Mercancías

1. Documentación en las Operaciones de Transporte

La documentación de la operación comercial es el conjunto de documentos, tradicionalmente vinculados a un soporte de papel, que acompañan a la realización efectiva de las operaciones de importación y exportación. Cumplen una serie de funciones:

• Expresan y otorgan la titularidad de la mercancía.
• Informan sobre la cantidad y calidad de la misma.
• Indican el cumplimiento de las normas legales exigidas en el país de origen y en el de destino.
• Resultan absolutamente imprescindibles para ciertos medios de pago (remesa documentaría, crédito documentario).

La documentación en el transporte internacional de mercancías es uno de los aspectos que genera más conflictos en las empresas importadoras y exportadoras debido:

• A la gran cantidad de documentos que existen y a sus características propias.
• A las exigencias reglamentarias de los diferentes países.
• A la necesidad de utilizar varios medios de transporte, lo cual genera problemas para identificar cuáles son necesarios en cada momento.

1.1. Documentación según el Modo Elegido de Transporte

Transportar una mercancía de un país a otro requiere una documentación regulada por acuerdos internacionales, según viaje en avión, barco, tren o camión. Cada una de estas modalidades exige un documento con el nombre de carta de porte o conocimiento de embarque, y todos tienen en común recoger las características del contrato. “El contrato de mercancías es aquel por el que una persona que dispone de ellas libremente encarga a otra su traslado mediante el precio previamente acordado”. Estos documentos son la única manera de garantizar las condiciones del servicio de transporte, en función de las diferentes nacionalidades y, en consecuencia de los sujetos implicados. Todos tienen una serie de características comunes:

• Recoger a las personas que intervienen en el transporte.
• Las condiciones en las que éste se lleva a cabo.
• Incluir el remitente, destinatario, el transportista.
• Los puntos de carga y descarga de la mercancía.
• Su descripción, la fecha de ejecución y la forma de pago.

2. Documentos en el Transporte Marítimo

A nivel de regulación normativa, el transporte marítimo se rige por el Convenio de Bruselas (1924), el Protocolo de Visby (1968), o las conocidas como Reglas de Hamburgo de 1978, que forman parte del Convenio de las Naciones Unidas sobre el Transporte de Mercancías por Mar. Cuando decidimos contratar un transporte marítimo, éste debe ser formalizado en el correspondiente contrato de transporte, en este caso el conocimiento de embarque o bill of landing. Los documentos más utilizados en el transporte marítimo son:

• El conocimiento de embarque o bill of landing.
• El conocimiento de embarque SWB (seaway bill).
• La póliza de fletamento.

2.1. Conocimiento de Embarque (Bill of Lading)

Características y modelo

El Bill of Landing constituye un comprobante fehaciente de que las mercancías se han embarcado y determina la responsabilidad de los contratantes. Como función básica para la mayoría de las operaciones, en su modalidad “a la orden” emitido por el agente de la naviera, evidencia y permite transferir la propiedad de la mercancía, por lo que puede ser negociable. Las características más importantes de este documento son:

• Lo elabora el agente de la naviera que realiza el transporte.
• Este documento constituye un título valor de la propiedad de la mercancía que permite al tenedor reclamar su entrega en las condiciones recogidas.
• Se emite en tres originales que confieren el título de propiedad a quien los posee si se ha realizado en la modalidad negociable. Las copias no son negociables, por cuestiones de seguridad. Deben llevar el término original en su anverso.
• Va destinado al exportador, a la propia naviera a través del agente, y al importador.
• En los conocimientos de embarque siempre debe figurar el importe del flete y también es necesario indicar si el flete es pagado en origen (freight prepaid) o es un flete pagadero en destino (freight payable at destination), dependiendo de si en el precio de venta de la mercancía se ha incluido el flete o no.
• Este documento mostrará las fechas reales en las que se realizará el embarque, pudiendo ser modificadas con la solicitud de back day. Esta circunstancia de cambio de fecha es muy usual debido a la dificultad que presupone concretar el día de embarque en un transporte marítimo.

2.2. Instrucciones para Cumplimentar el Modelo de Conocimiento de Embarque y su Interpretación

El conocimiento de embarque B/L es un documento redactado por ambas caras. En su anverso aparecen los datos referentes a las mercancías y los detalles de la operación de transporte, y en el reverso aparece el clausulado que conforma las condiciones del contrato de transporte aplicables a todas las operaciones por igual. Aunque el modelo varía de una compañía a otra, siendo la naviera o transitario quien emite el documento, podemos indicar unas instrucciones generales respecto al contenido y forma de las casillas más usuales, de las que destacamos las siguientes:

• Los nombres de las casillas vienen expresados normalmente en inglés, en las instrucciones se cita su traducción.
• En el encabezado aparecen el nombre de la naviera, y su anagrama, o el del transitario de la operación si es éste el que ha emitido el B/L, y la expresión “Bill of Lading”. Aparecen referencias si es original o copia, así como el número del mismo. Estos números suelen estar constituidos por series alfanuméricas ya que son asignados por la naviera en el proceso de contratación para su identificación.
• Podemos dividir el B/L en cinco partes, cada una con distintas casillas:
  • Integrantes de la operación: naviera, exportador, importador, etc.
  • Datos del transporte: puerto, buque, etc.
  • Datos de la carga: número de contenedores, bultos, descripción de la mercancía, peso, etc.
  • Datos del flete: flete y otros costes y quién los paga.
  • Datos finales y las condiciones del transporte: lugar, fecha, etc.

2.3. Integrantes de la Operación en el B/L

Quién integra estas operaciones:

• Shipper/Exporter (Name and full address). Embarcador/Exportador. Se anota el nombre completo del embarcador/exportador, así como dirección completa.
• Consignee (Name and full address). Consignatario. Se especifica de forma general el nombre del consignatario del envío, el importador. Sin embargo, esta casilla recoge distintas opciones.
  • B/L nominativo. Nombre y dirección completa del importador. Cuando la compraventa se ha pactado de tal forma que se le está ordenando a la naviera la entrega directa del envío a quien se identifique como la empresa importadora, previa presentación de un original.
  • B/L a la orden. “To order of” o “the order of” seguido del nombre del que, mediante endoso, puede transmitir la propiedad de las mercancías.
  • B/L al portador. No se indica nada. Opción poco utilizada porque resulta muy insegura.
• Notify Party/Address: se especifican los datos de la empresa en destino a la que el comprador encarga que se le notifique a la llegada de la mercancía al puerto. Puede ser el propio importador u otra empresa a la que el importador solicite que se comunique la llegada de la mercancía.
• Export References. Exportador, referencias. Si el B/L incluye esta casilla y la naviera opta por cumplimentarla, se hace con un número que identifica al exportador ante la naviera como cliente suyo; también puede identificar la operación de exportación.
• Forwarding Agent And References. Transitario y referencias. Haciendo referencia al transitario que ha intermediado en la operación.
• Also notify party and inland routing instructions. Notificar también a, e instrucciones sobre transporte interior. Si el B/L incluye esta casilla, se puede utilizar cuando en notify se haya puesto, por ejemplo los datos del importador, para incluir en este segundo notifíquese los datos de otra empresa a contactar, porque se va a desarrollar la recogida y transporte interior en destino. Suele ser por tanto un transportista, operador logístico o transitario en destino.

2.4. Datos del Transporte y de la Carga en el B/L

Datos del transporte:

• Vessel And Voyage. Número de buque y número de viaje. Se especifica el nombre del buque y, en su caso, el número de viaje. Estos datos los proporciona la naviera.
• Port Of Loading. Puerto de carga.
• Port Of Discharge. Puerto de descarga.
• Initial Carriage By (Mode). Modo de transporte inicial. Se especifica el modo o modos de transporte con el que las mercancías se transportaron desde donde la naviera las tomó bajo su responsabilidad hasta el puerto de carga.
• Place Of Receipt. Lugar de recepción. Es el lugar donde la naviera inicia su responsabilidad sobre la carga.
• Place Of Delivery. Lugar de entrega. Es el lugar hasta donde la naviera se responsabiliza de la carga y donde se hará la carga en destino.

Datos de la carga:

• Marks And Numbers. Marcas y números. Se anotan los números y marcas que identifican las mercancías. En el caso de transporte en contenedor, se identifica la matrícula, así como la numeración de los precintos (Seal number) que colocan la naviera, el exportador o transitario para mayor seguridad del envío.
• Number Of Packpages. Número de bultos. Se especifica el número de bultos que conforman el envío entregado para el transporte. Se considera bulto a sacos, piezas sueltas, palés u otras unidades.
• Description Of Packpages And Goods. Descripción de los bultos y las mercancías. Se describe aquí tanto el tipo de embalaje utilizado, como la mercancía y sus instrucciones de transporte (temperatura, humedad, etc.). Cuando se utilizan contenedores, se especifica su tipo y medidas.
• Gross Weight (Kg). Peso bruto.
• Measurement. Volumen. Volumen de la carga en metros cúbicos. Es un dato opcional.
• Marks & Numbers/Container Numbers (información a rellenar por el expedidor): marcas e indicaciones visibles en la parte externa de la carga hechas con el objeto de identificar las mercancías.
  • En el caso de un LCL o grupaje marítimo, sería una etiqueta colocada de forma visible en la parte exterior de un palé.
  • En el caso de un FCL o contenedor completo, sería el número de contenedor. Recuerda listar el número de sello del contenedor también para que la identificación sea más sencilla.
• No. Of Packages (información a rellenar por el expedidor)
  • En un FCL, el número de contenedores. (full container load)
  • En un LCL, el número de paquetes. (Less than container load)
• Total Number Of Pkgs (información a rellenar por el expedidor), suma de lo que está listado en el campo interior.
• Description Of Packages And Goods (información a rellenar por el expedidor): descripción de cada bulto, incluyendo los detalles del tipo de mercancía, tipo de empaquetado (barril, cajas, etc.), cantidad por cada bulto y el número de unidades en su medida más pequeña (ej. 2000 cajas de cartón cargadas en 10 palés). También se incluyen en este campo instrucciones de manipulado de la carga si las hubiera (ej. frágil, mantener en frío, etc.).

2.5. Datos del Flete y Datos Finales Referentes al Transporte en el B/L

Freight And Charges. Flete y cargos: se indican los costes de transporte, detallando cada partida o concepto, y si éste se ha pagado en origen (prepaid, paga el exportador) o queda debido (collect, lo pagará el importador). Esta distribución de los costes del transporte debe estar en consonancia con el Incoterms pactado para la operación.

Datos finales:

• Numbers Of Original Bill Of Lading. Número de originales. Se especifica el número de originales emitidos por la naviera.
• Movement. Movimiento. Se suele especificar las condiciones del transporte, en cuanto a si se ha utilizado un contenedor completo o se ha recurrido a un servicio de grupaje.
• B/L number. Número del B/L.
• Place and date of issue. Lugar y Fecha de emisión. El B/L se suele emitir después de que el buque haya zarpado del puerto de origen, y tarda en estar en posesión del embarcador entre 1 y 2 días.

2.6. Circuito Documental del B/L y Responsabilidades

El emisor del B/L envía el documento al exportador normalmente a través de su agente de aduanas. Los exportadores deben remitir posteriormente el B/L original a los importadores (vía bancos o junto con la mercancía) para que éstos (o sus agentes de aduanas) puedan retirar las mercancías en el puerto de destino. El consignatario (“consignee”): es el receptor de la mercancía y puede, por lo tanto, ser el importador o su agente de aduanas. En los créditos documentarios, el consignatario también puede ser el banco que avala la compra. El “notify” es la persona a la que se le notifica la llegada a puerto de la mercancía. El B/L puede emitirse a la orden del “shipper” (cargador), a la orden del “consignee” (receptor), nominativo (indicando el nombre del receptor de la mercancía) y al portador. En los dos últimos supuestos no cabe endosar el documento a un tercero. La responsabilidad del contratante del transporte: se establece en relación al espacio ocupado por la mercancía en el buque para los casos de fuerza mayor, como son las averías simples y las averías gruesas, en las que el buque pudiera sufrir daños o el sacrificio de la mercancía, con exoneración directa de la naviera.

• Avería simple: cuando el buque ha precisado la intervención marítima por avería, pudiendo ocasionar demoras en el tránsito así como gastos por remolcaje, manipulaciones por transbordo, etc., que deberán ser abonados proporcionalmente al espacio ocupado por la mercancía transportada en el buque por contratante.
• Avería gruesa: la complejidad aumenta, pues a las circunstancias anteriores se debe añadir que ha sido preciso el sacrificio de mercancías para evitar la pérdida del buque o daños muy importantes por causas ajenas al buque pero atribuibles a la navegación (hundimientos, desplazamientos de carga, choques, etc.)

En los casos en que la mercancía llega con defectos, a la hora de solicitar las reclamaciones hay que considerar dos situaciones:

• Daños aparentes: deben ponerse reservas indicativas del defecto o daño apreciado en el mismo documento que identifica la entrega de la mercancía (contenedor o grupaje).
• Daños no aparentes: en esta situación hay que tener en cuenta que la aplicación de leyendas como “Pendiente de revisión” o “Conforme salvo examen”, no tienen ningún efecto ya que la ley marítima delimita la reclamación a un plazo de setenta y dos horas desde la entrega. Una vez transcurrido ese plazo no puede existir reclamaciones al efecto.

2.7. Obligación Documental según el Incoterms Convenido, Cláusulas Importantes y Tipos de B/L

El exportador debe solicitar el documento y precisará de su emisión para una venta con transporte marítimo a partir del Incoterms CFR y hasta DDP incluyendo entre éstos, todos los Incoterms de uso marítimo. En las ventas cuyas condiciones de entrega sean EXW, FCA, FAS y FOB es el importador el que tiene que contratar el transporte marítimo, por lo que será quien tramite su solicitud al agente transitario para la realización del envío marítimo.

Cláusulas:

• Clean on Board: implica el reconocimiento por parte del consignatario del buque que la mercancía ha sido embarcada para su transporte en perfectas condiciones respecto a su acondicionamiento y aspecto exterior (embalaje correcto). Cualquier defecto que pueda apreciarse en el exterior de la mercancía en el puerto de destino será atribuible a la naviera.
• On board o Shipped on board: el reconocimiento del consignatario del buque de que la mercancía ha sido embarcada para su transporte, sin pronunciarse sobre el estado exterior de la misma (embalaje no valorado). La mercancía ha sido embarcada sin pronunciarse sobre su estado exterior, lo cual exime a la naviera de posibles defectos externos que pueda presentar la mercancía cuando llegue al puerto de destino.
• Dirty on board: el reconocimiento por parte del consignatario del buque de que la mercancía ha sido embarcada para su transporte en condiciones externas defectuosas (embalaje incorrecto). Al hacerlo, exime a la naviera de posibles defectos externos que pueda presentar la mercancía cuando llegue al puerto de destino.

2.8. Conocimiento de Embarque SWB (Seaway Bill)

El conocimiento de embarque marítimo (SWB) es un contrato de transporte marítimo que sirve como comprobante fehaciente de que las mercancías se han embarcado y determina la responsabilidad de los contratantes en el transporte. A diferencia del conocimiento de embarque B/L no transmite la propiedad de la mercancía y no puede ser negociado, pues únicamente es demostrativo de la realización de un transporte. Sus principales características son:

• Lo elabora el agente de la naviera que realiza el transporte marítimo.
• Va destinado al exportador, al agente de transporte corresponsal a la llegada de la mercancía a puerto y al importador.
• Es un documento que aparece como alternativa al conocimiento de embarque B/L, con la diferencia de su no negociabilidad, por lo que no es posible su emisión “a la orden”, y, por tanto, no se puede endosar. Tampoco es necesario que se tramite con entrega de originales como en el caso del B/L, pues con la simple identificación en destino del que aparece como consignatario, el agente corresponsal puede entregar la mercancía.

2.9. Póliza de Fletamento

La póliza de fletamento (charter party) es el documento donde el propietario de un buque y el propietario de un cargamento estipulan sus respectivas obligaciones y responsabilidades respecto a la utilización de un buque para efectuar un transporte. El fletamento se lleva a cabo cuando se contrata un espacio de carga que supone parte o la totalidad de un buque, para un viaje o varios o por un tiempo determinado. Es el denominado transporte marítimo tramp (vagabundo). Lo contratan cargadores con envíos muy grandes con armadores que alquilan buques. El flete es el contrato de arrendamiento de un barco para el transporte de mercancías. En este proceso intervienen el fletante (el naviero que pone el buque en alquiler) y el fletador (el que lo alquila para llevar su carga). A menudo se usa “flete” también como sinónimo del precio acordado. Este contrato de fletamento debe formalizarse por escrito en la “póliza de fletamento”, un documento que recoge los pormenores de la operación, como los datos personales de las partes y el capitán de la nave, los detalles de la ruta, el tiempo de plancha (carga y descarga), etc. Los cargadores eligen el buque que mejor se adapte a su carga. Es el sistema de transporte marítimo más apropiado para mercancías de tipo granel sólido, granel líquido y productos industriales en gran volumen. Y dentro de él, destacan 3 principales contratos con sus particularidades.

• Fletamento a casco desnudo (bareboat charter): es un contrato de arrendamiento por un tiempo determinado en el que el arrendatario tiene el control pleno del buque, incluido el derecho a designar capitán y tripulación. Se usa siempre que se desea explotar un buque. El arrendador o propietario del buque tiene como único derecho recibir un pago regular en concepto de alquiler. Tampoco tendrá ninguna responsabilidad sobre las mercancías o transacciones del buque durante el tiempo de contrato. Además, el arrendatario correrá con las reclamaciones derivadas de la explotación del buque y no podrá subarrendar sin el permiso expreso del arrendador.
• Fletamento por viaje (voyage charter): el fletante pone a disposición del fletador el espacio de carga del buque durante un viaje concreto. El armador se compromete a transportar esas mercancías y mantiene la responsabilidad de la gestión del buque. El fletador puede entregar su propia carga o subcontratar ese espacio a terceros. Es un fletamento muy usado para el transporte de mercancía a granel. Aparece en este contrato la figura del conocimiento de embarque (Bill of Lading), un recibo que acredita la colocación de la carga, con todas sus características por escrito, como nombre y matrícula del buque, origen y destino, clase de mercancía y valor del flete. Las condiciones de estos contratos están a menudo negociadas con la intermediación de corredores de fletes. Sin embargo, entre las obligaciones del fletante está la tenencia de un buque apto para la carga a transportar, la elección de la ruta más apropiada y la garantía de entrega de la carga al término del viaje. El fletador se compromete a cargar sólo lo pactado.
• Fletamento por tiempo (time charter): es una modalidad interesante para importadores y exportadores que necesitan un transporte rápido. Su peculiaridad es que el fletante pone a disposición del fletador un buque por un plazo determinado. El fletante retiene la gestión náutica del buque, pero la gestión comercial corre a cargo del fletador. Entre las obligaciones del fletante, como novedad tenemos que el fletante se asegure que capitán y tripulación cumplan las órdenes comerciales del fletador. En esta línea, el buque deberá realizar los viajes que el fletador requiera y responder por incumplimiento de los plazos o de daños en la carga bajo su responsabilidad. El fletador deberá asumir, además del flete, los gastos de explotación comercial, así como devolver el buque según las condiciones pactadas y responder de posibles daños derivados de una carga inadecuada.