Documentación y Sistemas de Identificación de Mercancías: Albarán, Etiquetado y Codificación Logística

Gestión Documental de la Mercancía: El Albarán o Nota de Entrega

El albarán es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía, sirviendo como justificante de su entrega. Se realizan varias copias de diferentes colores:

1. El original y la primera copia se remiten al cliente y este, una vez comprobada la mercancía, devuelve la copia firmada.
2. La segunda copia se queda en el almacén para justificar la salida de la mercancía.
3. La tercera copia se remite al departamento de ventas.

Excepciones en la Entrega Documental

Respecto al documento que se entrega junto con la mercancía, cabe mencionar dos excepciones:

• Cuando se sustituye el albarán por una nota de entrega al transportista.
• Cuando se exporta la mercancía, se confecciona el packing list o relación de contenido.

Etiquetado y Codificación de Productos en Almacén

Un almacén, para estar bien organizado, debe facilitar la localización de la mercancía. Por ello, es necesario asignar a cada producto o unidad una etiqueta con un código de identificación que permita obtener datos relevantes sobre el producto. La etiqueta se debe colocar en un lugar visible para el personal encargado.

Soportes de la Etiqueta

Respecto a los soportes que contienen la etiqueta, los más utilizados son:

• Soportes ópticos: Son etiquetas de papel y la información se expresa mediante un código alfanumérico o de barras.
• Soportes magnéticos: Son bandas magnéticas y en ellas se graba la información que debe contener la etiqueta.
• Soportes inductivos: Están formados por un chip con memoria que almacena la información de la etiqueta.

Tipos de Etiquetas según la Información Proporcionada

Las etiquetas, según la información que proporcionan, pueden ser de tres tipos:

1. Etiqueta de Contenido

Sirven para identificar el bulto o paquete sin necesidad de abrirlo.

2. Etiquetas de Manipulación o Uso

Pueden ser obligatorias u opcionales, e incluyen tres subtipos:

1. Etiquetas de peligrosidad: Son obligatorias para todo bulto o unidad de carga que contenga productos peligrosos.
2. Etiquetas de consumo o uso: Contienen información sobre la fecha de fabricación, envasado, caducidad o consumo preferente, e indican los ingredientes o componentes del producto.
3. Etiquetas informativas: Sobre precauciones o cuidados que se deben tomar a la hora de manipular, transportar o utilizar el producto.

3. Etiqueta de Procedencia o Destino

Cumple la función de facilitar información del producto al medio de transporte.

Formas de Codificación

• Codificación no significativa: Se asigna de forma correlativa o al azar. El código, aunque es personal e irrepetible para cada artículo, no ofrece información sobre la mercancía.
• Codificación automática: Se corresponde con el código de barras normalizado por EAN (European Article Numbering) que controla y garantiza un código único para cada producto, unidad de venta, bulto o unidad de carga.