Documentación Pública y Expedientes Administrativos: Características, Funciones y Archivo

Características de la Documentación Pública

La documentación pública está sujeta a una serie de reglas y restricciones, así como a un lenguaje a veces ininteligible para los ciudadanos comunes. Toda la documentación administrativa que contenga actos administrativos debe estar reglamentada y formalizada. Para que un documento pueda considerarse administrativo debe quedar constancia de su autenticidad por algún código de identificación y debe figurar válidamente reflejado: su integridad, su conservación y la identidad del autor.

Confección de Documentos

En todos los documentos que contengan actos administrativos cuyos destinatarios sean los ciudadanos, debe figurar un encabezamiento en el que consten el título del documento y el número o clave asignado para la identificación del expediente. En los documentos que deban estar formalizados deberá constar: la denominación del cargo o puesto del titular del órgano administrativo competente para la emisión del documento, así como el nombre y apellidos de la persona que formaliza el documento, el lugar y la fecha de formalización y la identificación del destinatario del documento.

Documentos Administrativos

Se consideran documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

Funciones de los Documentos Administrativos

• Función de constancia: el documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material.
• Función de comunicación: los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. Esta comunicación es tanto interna como externa.

Características de los Documentos Administrativos

Los documentos administrativos producen efectos administrativos, son emitidos por un órgano administrativo, tienen validez formal y son auténticos.

Soportes para Documentos Administrativos

Los soportes utilizados para los documentos administrativos pueden ser: papel, informático, fax, telemático y microfilm.

Medios de Transmisión Textual

Los medios de transmisión textual pueden ser: gráfico, sonoro, visual, audiovisual, informático, electrónico y telemático.

Modelos de Documentos Administrativos

De Iniciación

• Acuerdo de iniciación del procedimiento.
• Requerimiento de subsanación de defectos en la solicitud.
• Petición de mejora voluntaria de la solicitud.
• Acuerdo de adopción de medidas provisionales.
• Acuerdo de acumulación de procedimientos.
• Acuerdo de práctica simultánea de trámites.

De Instrucción

• Acuerdo de apertura de un periodo de prueba.
• Acuerdo de práctica de prueba.
• Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas.
• Oficio de petición de informe perceptivo determinante y no determinante.
• Oficio de petición de informe facultativo.
• Citación de comparecencia.
• Concesión de trámite de audiencia.
• Acuerdo de apertura del periodo de información pública.
• Acuerdo de ampliación de plazos.
• Acuerdo de tramitación de urgencia.
• Acreditación de la notificación.

De Terminación

• Acuerdo de caducidad por paralización del procedimiento imputable al interesado.
• Acuerdo de caducidad por paralización del procedimiento iniciado de oficio no susceptible de producir actos favorables.
• Resolución tipo.
• Resolución de inadmisión.
• Certificación de acto presunto.
• Acuerdo de la suspensión de la ejecución de un acto.

Modelos de Documentos de los Ciudadanos

Los modelos de documentos de los ciudadanos incluyen: solicitudes, denuncias, alegaciones y recursos.

Elementos que Deben Contener los Documentos

• Identificación de la persona que lo presenta.
• Exposición de hechos.
• Identificación de los interesados.
• Lugar y medio preferente para la notificación.

Expediente Administrativo

Es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. La formación de expedientes se hará mediante la agregación sucesiva de documentos y sus hojas útiles serán rubricadas y foliadas. Los expedientes se inician de oficio y a solicitud del interesado.

Clasificación de los Expedientes

• Documentos: esenciales, de enlace, originales, copias administrativas y marginales.
• Carpetilla: organismo productor, fechas, tipo documental, asunto, número de documentos que contiene, dígitos del cuadro de clasificación y signatura de instalación.
• Extracto o resumen: es elaborado por la oficina que lo tramita.
• Relación de contenido: figura su fecha y número de orden y existe una breve descripción de cada documento.

Archivo Administrativo

Es un conjunto de documentos legados por un organismo o institución política o social, conservados con fines administrativos o histórico-culturales.

Archivo de Oficina o de Gestión

Hay uno en cada oficina administrativa, garantiza el flujo continuo y ordenado de la documentación. Los documentos permanecen aquí 5 años.

Archivo Central

Todas las instituciones cuentan con uno, recibe los documentos ya tramitados por los archivos de oficina y controla el tratamiento de la documentación. Los documentos permanecen aquí 10 años aproximadamente.

Archivo Intermedio

Recibe los documentos transferidos por los archivos centrales que ya no tienen vigencia administrativa ni jurídica. El valor histórico del documento se establece pasados entre 15 y 30 años aproximadamente y una vez que los documentos tienen una vida de más de 25 años se produce el expurgo.

Archivo Histórico

Los documentos llegan transferidos por su valor histórico y se conservarán definitivamente en este archivo. Los archivos históricos españoles más importantes son: el Archivo General de Indias en Sevilla, el Archivo General de Simancas en Valladolid y el Archivo Histórico Nacional en Madrid.

Registros Públicos

Las oficinas de registro de la Administración General del Estado son unidades administrativas que tienen la consideración de órgano administrativo por tener atribuidas funciones con efectos jurídicos frente a terceros.

Tipos de Oficina de Registro

• Generales: son aquellas que ejercen funciones de recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicados para uno o varios órganos administrativos.
• Auxiliares: son las que, ejerciendo las mismas funciones y para los mismos órganos administrativos que la general, se encuentran situadas en dependencias diferentes.

Funciones de las Oficinas de Registro

• Recepción de solicitudes.
• Expedición de recibos de la presentación de solicitudes.
• Anotación de asientos de entrada o salida de las solicitudes.
• Remisión de solicitudes.
• Expedición de copias selladas de los documentos originales.
• La realización de cotejos y expedición de copias compulsadas de documentos originales aportados por los interesados.