Documentación en Medios de Comunicación: Funciones, Características y Procesos

La Documentación en los Medios de Comunicación

La documentación en los medios de comunicación se refiere a las fuentes documentales que estos utilizan. Se puede entender desde varias perspectivas:

La Documentación Informativa

Es la documentación generada o utilizada por los medios. Por ejemplo, un periódico como El País no genera toda su información, sino que compra parte de ella y la incorpora a su archivo. Además, el archivo puede contener material no publicado que puede ser útil en el futuro.

La Documentación Informativa como Sector Económico

Han surgido bienes y servicios relacionados con el desarrollo, diseño, creación y explotación de sistemas de información y productos documentales.

Definición de Documentación Informativa

Es el modo informativo que tiene por objeto la valoración, selección, clasificación y archivo, para su posterior uso, de texto y referencias sobre ideas, hechos, juicios y opiniones con el fin de elaborar la información periodística y difundir información documental de base periodística.

Proceso de la Documentación Informativa

Se resume en: Noticia + Documentación → Elaboración de la Información → Edición o emisión de la información.

Orígenes y Tipos de Medios de Comunicación

Los orígenes de la documentación en medios de comunicación son similares a los de otros tipos de empresas. Existen diversos medios, como:

• Prensa escrita
• Emisoras de radio
• Televisiones

Similitudes y Diferencias entre Medios de Comunicación

Existen semejanzas y diferencias entre los distintos medios. Como semejanzas, se pueden mencionar los procesos de trabajo y los objetivos de los usuarios. Como diferencias, el tipo de documento: escrito, sonoro o audiovisual, respectivamente.

Funciones de los Servicios de Documentación Periodística

• Verificativa o comprobatoria: Verifica la ortografía, sintaxis, datos concretos, comparaciones y evita errores de información.
• Preparatoria: Prepara documentos con antelación para que el periodista conozca en profundidad los temas, lugares y personas sobre los que va a informar.
• Orientativa: Orienta al periodista en la búsqueda de fuentes documentales apropiadas y fiables.
• Explicativa o completiva: Ofrece datos para explicar las causas, desarrollo y consecuencias de los temas, así como las relaciones entre tiempo y espacio.
• Gestión del fondo documental: Conserva los documentos para su posterior recuperación.
• Conservación de los documentos: Mantiene las condiciones medioambientales y toma medidas para evitar el deterioro en caso de emergencia.
• Difusión de la información documental: Utiliza mecanismos para difundir información a la prensa.

Características de la Información de Actualidad

1. Enciclopedismo: Abarca muchos temas.
2. Universalidad: Cualquier periodista puede acceder a información de cualquier parte del mundo.
3. Tratamiento desigual de los temas: Se da más importancia a temas como política, economía y deporte, siguiendo la ley de la oferta y la demanda.
4. Redundancia (puntual y cíclica):
   • Puntual: Un tema tratado por todos los medios en un periodo concreto (por ejemplo, el ébola).
   • Cíclica: Un tema que reaparece periódicamente (por ejemplo, el aniversario del 11M).
5. Despersonalización: Mucha información es anónima.
6. Obsolescencia: La información pierde importancia con el tiempo.
7. Efecto latencia: Temas que se mantienen latentes y resurgen con nuevas noticias.
8. Ideologización: Cada medio tiene su propia ideología.
9. Fragmentación del mensaje: La noticia llega de manera fragmentada.
10. Multiplicidad de soportes físicos: Documentos sonoros, papel, digitales, etc.
11. Multiplicidad de sistemas de grabación.

Características de la Documentación en los Medios

1. Origen dual: La información proviene tanto de la producción interna como de la compra a fuentes externas.
2. Crecimiento enorme: Una televisión como Telecinco puede ingresar entre 300 y 400 documentos diarios.
3. Heterogeneidad: Similar al enciclopedismo de la información.
4. Interdisciplinariedad: Un mismo documento puede contener información variada.
5. Obsolescencia: Derivada de la información de actualidad.
6. Universalidad: Similar a la característica de la información de actualidad.
7. Multiforme: Similar a la multiplicidad de soportes.
8. Diversidad de usuarios: No solo los periodistas utilizan la información.
9. Rapidez, eficacia y credibilidad: No se difunde información no contrastada.

Elementos para la Formación de un Servicio de Documentación Informativa

• Objetivos y funciones
• Recursos humanos
• Recursos materiales (ordenadores potentes)
• Procesos de trabajo:
  • Análisis
  • Difusión
  • Almacenamiento y conservación

Temporalidad de la Noticia

En el siglo XIX, la prensa escrita ofrecía información con cierta demora. En el siglo XX, la radio y la televisión permitieron la información instantánea. En el siglo XXI, con internet, las redacciones digitales se caracterizan por la inmediatez y la actualización constante.