Documentación Jurídica Empresarial

Documentación Jurídica de las Empresas

Documentos Públicos y Privados

Documentos públicos: Son los autorizados por un notario o empleado público competente, según lo requerido por la ley. Hacen prueba del hecho que motiva su otorgamiento y de la fecha de este frente a terceras personas. Tienen mayor fuerza probatoria que los privados porque están extendidos ante notario.

Documentos privados: Son los que no han sido autorizados por un notario o empleado público. Estos hacen prueba del hecho que los motiva, así como de su otorgamiento y de la fecha de este. Si los contratos surten efectos frente a terceros, tendrán que hacerse a través de escritura pública. Solo los documentos públicos pueden acceder a los registros públicos y gozar de la protección de datos.

Fedatarios Públicos

Personas habilitadas legalmente para dar fe y autenticar hechos, actos o negocios jurídicos (notarios, secretarios judiciales, registradores, funcionarios públicos).

Notarios

Son, a su vez, funcionarios públicos y profesionales del derecho.

• Como funcionarios: Ejercen la fe pública notarial que ampara un doble contenido: a) Lo que ve, oye o percibe el notario es auténtico; b) Se ajusta a la autenticidad y fuerza probatoria de las declaraciones de voluntad de las partes en el instrumento público redactado conforme a las leyes.
• Como profesionales del derecho: Tienen que asesorar jurídicamente a quienes se lo soliciten en el ejercicio de su cargo.

Actúan con plena autonomía e independencia, aunque dependen jerárquicamente del Ministerio de Justicia y de la Dirección General de los Registros y del Notariado. Están repartidos geográficamente y organizados por colegios.

Registradores

Son funcionarios públicos del Estado, licenciados en derecho y seleccionados mediante oposición. Su función es la llevanza de los Registros de la propiedad, bienes muebles y mercantiles, ejerciendo las funciones públicas que les atribuye la legislación. Estos calificarán la legalidad de los documentos judiciales, notariales, administrativos, para saber si los contenidos están correctos y legalmente constituidos y están en relación con lo que aparece inscrito ya en el registro. No podrá inscribirse ningún documento en el registro si el registrador no lo ha calificado favorablemente.

Documentos Notariales

Los notarios redactan escrituras matrices, expiden copias y forman protocolos. Están obligados a llevar los libros de registro.

Fundamentalmente, los notarios redactan:

• Escrituras públicas: Declaraciones de voluntad, actos jurídicos que impliquen prestación de consentimiento, los contratos y los negocios jurídicos de toda clase.
• Actas notariales: Constatación de hechos o la percepción que de ellos tenga el notario.
• Pólizas intervenidas: Los actos y contratos de carácter mercantil y financiero que sean propios del tráfico habitual y ordinario.

En todas las notarías existe un libro registro, que estará en orden, separado y diariamente se anotarán todas las operaciones en las que los notarios hayan intervenido. Los documentos acreditan la veracidad y legalidad de los hechos y actos. Se extienden en papel timbrado con sello del notario.

Registros Públicos

Los registros son instituciones establecidas con la finalidad de dar publicidad a distintos documentos, hechos, actos, contratos…

Los registradores califican la legalidad de los documentos cuya inscripción se solicite. El registro acreditará el contenido y titularidad de los derechos inscritos.

Registro de la Propiedad

Sirve para inscribir y dar publicidad a la propiedad de los bienes inmuebles y de los derechos que recaen sobre estos, como la hipoteca o las servidumbres. A este registro pueden acceder los documentos públicos, notariales y judiciales, así como administrativos. Solo en casos previstos por las leyes pueden acceder documentos privados.

La inscripción es voluntaria, aunque en algún caso se necesita para el nacimiento de los derechos a los que afecta.

Registro Mercantil

Su fin es dar seguridad al tráfico mercantil publicando los datos jurídicos y económicos de las sociedades y demás personas que se inscriben en este registro. Aquí deben inscribirse los empresarios individuales, sociedades mercantiles y demás que actúan en el tráfico mercantil. Se inscriben en el registro mercantil los documentos públicos y, en algún caso, los privados.

Su función: Depósito de cuentas anuales, legalización de libros de empresarios y nombramiento de expertos auditores, muy importantes.

Documentación Necesaria para Constituir una Sociedad Mercantil

Proceso que consta de una serie de trámites comunes a todas las sociedades mercantiles que son necesarios para su válida constitución y que generan una documentación específica.

1. Certificación negativa de nombre o razón social
2. Número de identificación fiscal (NIF)
3. Escritura pública de constitución
4. Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados
5. Inscripción en el Registro Mercantil y Registros especiales

Trámites de Puesta en Marcha de una Empresa

Una vez que la empresa ha sido válidamente constituida y tiene personalidad jurídica, se tienen que cumplimentar otros trámites necesarios para que la empresa pueda comenzar a desarrollar su actividad. Son trámites que variarán según la forma jurídica de la empresa y de su actividad.

• Agencia Tributaria: Alta en el censo de empresarios (modelo 036) y alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas.
• Tesorería de la Seguridad Social: Inscripción de la empresa en la Seguridad Social y (CCC) código de cuenta de cotización en la Seguridad Social, afiliación, alta en el Régimen Especial de Autónomos de la Seguridad Social para los empresarios individuales y los administradores o socios trabajadores de las sociedades mercantiles. Si se han contratado trabajadores por cuenta ajena, se debe dar el alta en la Seguridad Social.
• Consejería de Trabajo de las CC.AA.: Comunicación de apertura de centro de trabajo, adquisición y legalización del libro de visitas y obtención del calendario laboral.
• Ayuntamiento: Licencia municipal de obras (si es necesario), licencia de apertura (hay dos tipos: licencia de actividad calificada y licencia de actividades inocuas).
• Agencia Española de Protección de Datos: Inscripción de los ficheros con datos de carácter personal.

Documentos Contables

Los documentos contables deben ser inscritos en el Registro Mercantil para darles publicidad frente a quien esté interesado en conocer la situación de la empresa. Los hechos se anotan mediante asientos y se elaboran con el método contable que tiene dos principios: principio de partida doble (todo afecta a la cuenta del debe y al haber); y principio de valoración (se expresa en unidades monetarias).

Llevándose a cabo las cuentas anuales que son:

• Balance: Recoge activo, pasivo y neto.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: Resultado del ejercicio separado por ingresos y gastos.
• Estado de cambios en el patrimonio neto: 1) Ingresos y gastos generados por la empresa; 2) Movimientos en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo: Pone de manifiesto los cobros y pagos.
• Memoria: Completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos.

Depósito de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil

Se presentarán un ejemplar de las cuentas anuales y otro del informe de los auditores de cuentas.

Conservación de la Documentación

Los documentos producidos por la empresa en el ejercicio de sus actividades deben conservarse y custodiarse durante unos determinados plazos, por si necesitan ser consultados:

• El Código de Comercio: Establece que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio (durante 6 años). El empresario estará sujeto a esta obligación aunque cese el ejercicio de sus actividades.
• La Ley General Tributaria: Prescriben a los 4 años los derechos de la Administración para determinar la deuda tributaria y para exigir el pago de deudas. A efectos del IVA, las facturas o documentos sustitutivos deben también conservarse durante 4 años.
• Ley del Impuesto de Sociedades: Las bases imponibles negativas que hayan sido objeto de liquidación o autoliquidación podrán ser compensadas con las bases imponibles positivas de los periodos impositivos que concluyan en los 15 años inmediatos y sucesivos.
• Ley de infracciones y sanciones en el orden social: Deben conservarse durante 4 años la documentación o los registros o los soportes informáticos en los que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones.

Documentos Societarios

Las empresas son una fuente constante de documentación jurídica. Destacamos los siguientes documentos: convocatorias, actas, libros y escrituras.

Convocatorias

Son anuncios o escritos mediante los que se convoca a los miembros de la sociedad a participar en actividades comunes, como reuniones conjuntas ordinarias y extraordinarias. Es necesario que se informe del lugar, día y hora en que se va a llevar a cabo la reunión, así como su orden del día.

Actas

Son documentos que sirven para certificar o dejar constancia oficial de todo lo que sea tratado y acordado en una junta. En ellas hay una persona encargada de redactar el acta que recibe el nombre de secretario; esta persona autorizará el acta con su firma, dando fe de lo que en ella se recoge. Es conveniente utilizar un lenguaje formal pero sencillo, ya que debe ser un resumen de la reunión. Estas deberán transcribirse en un libro de actas en el que constarán todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad. Debe ser legalizada por el Registro Mercantil.

Libro de Registro

Los empresarios deben llevar una serie de libros en los que anotan los hechos acaecidos en la empresa con relevancia legal. Deben ser llevados con claridad, sin blancos, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Estos libros son:

1. Libro de inventarios y cuentas anuales: Se abrirá con el balance inicial; este libro se transcribe trimestralmente los balances de comprobación de sumas y saldos, el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
2. Libro diario: Registrará día a día todas las operaciones relativas al ejercicio de la empresa; será válida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes.

Las sociedades mercantiles, además, llevarán los siguientes libros:

1. Libro de actas: Constara, al menos, de todos los acuerdos tomados por las juntas generales y especiales y demás órganos colegiados de la sociedad; resumen de los asuntos debatidos, intervenciones de las que se haya solicitado constancia, acuerdos adoptados y resultados de las votaciones.
2. Libro de socios: Depende del tipo de sociedad que se trate. Puede ser libro registro de acciones nominativas o libro registro de socios.

Se deberán presentar los libros en el Registro Mercantil del lugar donde tuviera su domicilio para su legalización.

Los libros deberán estar encuadernados y tener el primer folio en blanco y numerados correlativamente.

Libros Exigidos por la Normativa Tributaria

Deberán llevarlo los empresarios o profesionales que sean sujetos pasivos del IVA:

• Libro registro de facturas emitidas: Reflejando el número, fecha, destinatario, base imponible o importe de las operaciones, tipo impositivo…
• Libro registro de facturas recibidas: Reflejando su número de recepción, fecha, nombre y apellido o razón social, base imponible, tipo impositivo y cuota tributaria.
• Libro registro de bienes de inversión: Se registrarán individualizados cada uno de los bienes de inversión, sus facturas, la fecha de comienzo de su utilización, prorrata y regularización anual.
• Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias: Deberá constar la operación y su fecha de realización, la descripción de los bienes objeto de esta, el destinatario y el Estado miembro de origen o destino de los bienes.

Escrituras Públicas

Determinados actos jurídicos que se llevan a cabo habitualmente en las empresas han de quedar registrados para poder ser consultados en el Registro Mercantil. La inscripción en el Registro Mercantil deberá llevarse a cabo en virtud de documento único y solo podrá practicarse de documento público. Los documentos se llevarán al notario, quien a partir de estos redactará un documento público (elevación a público de documentos). Esta podrá realizarse tomando como base el acta, libro de actas, testimonio notarial de estos o certificación de los acuerdos.

Normativa de Protección y Conservación del Medio Ambiente

1. Todos tienen el derecho a disfrutar de un medio ambiente adecuado para el desarrollo de la persona, así como el deber de conservarlo.
2. Los poderes públicos velarán por la utilización racional de todos los recursos naturales, con el fin de proteger y mejorar la calidad de vida y defender y restaurar el medio ambiente, apoyándose en la indispensable solidaridad colectiva.
3. Para quienes violen las leyes anteriores se establecerán sanciones penales o administrativas, así como la obligación de reparar el daño causado.

Obligaciones que se tienen que cumplir:

1. Comunicar de forma inmediata a la autoridad competente la existencia de daños medioambientales.
2. Colaborar con las medidas reparadoras y en la ejecución de las adoptadas por la autoridad competente.
3. Adoptar y ejecutar las medidas de prevención, evitación y reparación de daños medioambientales.
4. Sufragar los costes de dichas medidas.
5. Proceder a la reparación del daño medioambiental.
6. Quienes las causen deberán disponer de una garantía financiera que les permita hacer frente a su responsabilidad medioambiental.

Protección de Datos de Carácter Personal

La documentación generada por las empresas durante su funcionamiento se elabora a partir de datos, algunos personales, de sus socios y de terceras personas con las que se tienen relaciones comerciales. Para proteger el derecho a la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el adecuado tratamiento de la información, se han dictado la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y el Real Decreto del 21 de diciembre. Según la ley del 13 de diciembre, los datos de carácter personal son información de personas físicas identificadas o identificables. Se consideran datos de identificación, circunstancias sociales y personales, datos profesionales o académicos, datos sanitarios, etc.

Obligaciones de las Empresas

1. Inscribirlos en el Registro de Protección de Datos, existente en la Agencia Española de Protección de Datos.
2. Informar a los afectados dónde está ese archivo y cuál es su finalidad y solicitarles el consentimiento para poder tratar sus datos.
3. No proceder al tratamiento de los datos sin el consentimiento de sus titulares.
4. Guardar secreto y mantener la confidencialidad de los datos recogidos; incumbe tanto a la empresa como a los trabajadores.
5. Adoptar en la conservación de los datos las medidas de seguridad exigidas por la legislación.
6. Permitir a los titulares el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Los organismos encargados de vigilar el cumplimiento de estas obligaciones son la Agencia Española de Protección de Datos y las distintas agencias de protección de datos existentes en las comunidades autónomas.

Derechos de las Personas

1. Derecho a la información y consentimiento del afectado: El tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado.
2. Consulta gratuita en el Registro General de Protección de Datos.
3. Acceso a sus datos: Para informarse de su tratamiento y de las posibles cesiones de estos.
4. Rectificación y cancelación de sus datos de carácter personal.
5. Derecho a indemnización cuando sufran daño o lesión en sus bienes o derechos.

Tratamiento de los Datos

Todas las operaciones que se llevan a cabo con los datos. Las empresas deberán adoptar especiales medidas para su tratamiento:

1. Los datos de carácter personal que revelen la ideología, afiliación sindical, religión y creencias solo podrán ser tratados con el consentimiento expreso y por escrito del afectado.
2. Los que hagan referencia al origen racial, a la salud y a la vida sexual solo podrán ser tratados por razones de interés general.
3. Los relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas solo podrán ser incluidos en ficheros de las administraciones públicas en los supuestos previstos en las respectivas normas reguladoras.

Para la conservación de los datos se deberán adoptar las medidas necesarias para la seguridad de estos, evitando su alteración, pérdida o acceso no autorizado; deberá procederse a la cancelación de los datos cuando hayan dejado de ser necesarios.