Documentación Imprescindible para la Producción y Gestión de Eventos y Espectáculos

Documentación Técnica, Artística y Organizativa para Eventos

1. La Ficha del Espectáculo

La Ficha del Espectáculo es un documento clave para presentar un proyecto. En él se detallan los aspectos más relevantes del evento o espectáculo. Sirve como carta de presentación para medios de comunicación, programadores, gestores, así como posibles promotores y patrocinadores. Su diseño facilita la lectura, combinando fotografía, imagen corporativa y diseño gráfico. Debe contener información esencial y estar correctamente estructurada.

Información a incluir:

• Diseño de portada
• Definición del espectáculo o evento
• Ficha artística
• Información sobre comunicación y distribución

2. Organigrama

El Organigrama es la representación gráfica de la estructura del equipo involucrado en el evento o espectáculo. Detalla la jerarquía organizacional, las diferentes áreas o funciones, y las responsabilidades de cada miembro. Es un documento visual y de fácil comprensión.

Información a incluir:

• Nombre y cargo o función de cada miembro.

Tipos de organigramas:

• Jerárquicos
• Matricial
• Plano
• Circular

3. La Experiencia de Usuario (UX)

La Experiencia de Usuario describe el evento o espectáculo desde la perspectiva del público. Narra la vivencia del público, desde el inicio hasta el final del evento. Puede presentarse en formato de tabla (hora, acción, descripción). Este documento detalla los movimientos y la participación del público o asistentes. Es un documento conciso, con potencial de marketing y un enfoque comercial para promocionar el espectáculo.

4. Plan de Contingencia

El Plan de Contingencia es el conocido 'Plan B' que todo evento debe contemplar. Se presenta en formato de tabla, listando posibles percances y sus soluciones. Especifica: ¿Qué podría salir mal? y la respuesta del equipo ante cada incidencia. Considera imprevistos relacionados con material, recursos humanos y recursos técnicos. Su elaboración recae en el equipo de producción.

5. Necesidades del Evento

Tras la lectura del guion, se definen los requisitos de cada equipo de trabajo. No es un listado puramente técnico. Este documento aborda preguntas clave:

• ¿Qué necesidades escenográficas existen?
• ¿Qué debemos considerar para diseñar la caracterización, el vestuario, los decorados y el atrezzo?
• Según cuándo y dónde sucede la acción, ¿cómo debemos iluminar las escenas?
• ¿Qué elementos sonoros acompañan la acción?

Involucra a todos los equipos implicados.

6. La Escaleta

La Escaleta es la guía esencial para todos los técnicos el día del evento. Es un documento que detalla el desarrollo cronológico del evento o espectáculo y las acciones simultáneas. Diseñada por el jefe de regiduría, requiere la aprobación de todos los directores técnicos. Concentra gran cantidad de datos ordenados cronológicamente. Incluye agrupaciones de órdenes, acrónimos o palabras crípticas en una hoja aparte, y es crucial llevar un control de versiones.

7. Documentación Técnica Específica

Esta sección abarca los documentos técnicos detallados necesarios para la producción:

1. Planos, Croquis y Bocetos:

   • Escenografía: Croquis de la puesta en escena, incluyendo el decorado y los elementos de atrezzo.
   • Iluminación: Plano de luces que indica el foco, el tipo, las varas y otros soportes, la distancia al suelo, y requiere una leyenda explicativa.
   • Sonido (Stage Plot): Indica la posición del músico, el backline, la situación de los monitores y los puntos de luz.

2. Listados Basados en Necesidades de Producción:

   • Listado de intérpretes por escena
   • Listado de pasada
   • Listado de cambios y anotaciones de entrada/salida
   • Listados técnicos de iluminación, sonido y proyección

3. Guiones Técnicos:

   Aunque se detallan en la sección 9, se mencionan aquí como parte de la documentación técnica general.

8. Listado de Recursos Técnicos: El Rider

• El Rider es un documento que compila la información técnica indispensable para la realización del evento o espectáculo.
• Es utilizado por: salas o espacios escénicos y por quienes desean realizar un espectáculo.
• El Contrarider es un documento que propone alternativas cuando el rider original no puede ser satisfecho.

9. Guion Técnico

El Guion Técnico es un documento en formato de tabla que registra todos los cambios de manera cronológica. Es específico para cada equipo de trabajo. Debe ser claro y conciso, facilitando la gestión en diversas situaciones.

Tipos de Guion Técnico:

• Guion Técnico de Maquinaria: Incluye número, ID, elemento, movimiento, marca, velocidad, voz y tiempo.
• Guion Técnico de Iluminación: Incluye número, pie de entrada, contenido, pie de salida y tiempo.
• Guion Técnico de Sonido: Incluye número, tiempo (hh:mm:ss), pie de entrada, música, efecto sonoro, pie de salida y observaciones.