Documentación de Funcionamiento de las Entidades: Conservación y Protección de Datos
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DOCUMENTACIÓN DE FUNCIONAMIENTO DE LAS ENTIDADES
1. CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Los documentos de una empresa durante el ejercicio de sus actividades deben custodiarse durante unos plazos por si necesitan ser consultados, estos serán: (importante)
| DOCUMENTACIÓN | LEGISLACIÓN | DOCUMENTOS | PLAZO |
| Contable | Código de Comercio | Libros de comercio e informes, en general | Mínimo 6 años |
| Laboral | Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social | Documentación en materia de Seguridad Social | Mínimo 4 años |
Fiscal | Ley General Tributaria | Todo tipo de documentos y declaraciones fiscales | Mínimo 4 años |
| Comercial | Código de Comercio | Contratos, facturas y documentos comerciales en general | Mínimo 6 años |
Por la prevención del blanqueo de dinero están obligados a conservar los registros de operaciones, los intervinientes y las relaciones de negocio durante mínimo 10 años.
2. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
La documentación generada por las empresas se elabora a partir de datos identificativos (nombre, DNI), circunstancias sociales y personales (estado civil, religión) datos sanitarios.
A. OBLIGACIONES DE LAS EMPRESAS (importante)
Las empresas deben conservar la documentación que elaboran y archivarla durante los plazos marcados por la ley, y tienen una obligación, su incumplimiento acarrea una sanción económica.
1. Inscribirlos en el Registro de protección de datos y órgano de la Agencia Española de Protección de Datos. 2. Informar a los afectados que sus datos figuran en un archivo, indicar dónde se encuentra, su finalidad y su consentimiento para tratar sus datos 3. No ceder datos sin el consentimiento de sus titulares 4. Guardar y mantener la confidencialidad de los datos 5. Adoptar medidas de seguridad exigidas por la legislación para conservar los datos 6. Permitir a los titulares el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
B. DERECHO DE LAS PERSONAS
- Derecho de información y consentimiento del afectado: Salvo que la ley disponga otra cosa, este consentimiento puede ser revocado si hay una causa justificada y no se le atribuyen efectos retroactivos. - Consulta gratuita al Registro General de Protección de Datos: sobre la existencia de tratamientos de datos de carácter personal, su finalidad e identidad del responsable del tratamiento. - Acceso a sus datos: para informarse de su proceso y las cesiones de estos datos. - Rectificación y cancelación de sus datos: cuyo tratamiento no se ajuste a la ley o sean datos inexactos o incompletos - Derecho a indemnización: cuando sufran daño o lesión en sus bienes o derechos.
C. TRATAMIENTO DE LOS DATOS
La normativa regula cómo debe ser su recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo, cancelación e indica cómo y por qué se pueden llevar a cabo estas concesiones. Se prohíbe la recogida de datos por medios fraudulentos, desleales o ilícitos.
Cuando las empresas soliciten datos, informarán la existencia del fichero, su finalidad, identidad y responsable del fichero, los derechos del afectado y las consecuencias si se facilitan estos datos. Hay datos que tienen una protección especial
- Los que revelan la ideología, afiliación sindical, religión y creencias estos datos solo podrán ser tratados con el consentimiento expreso y por escrito. - Los de origen racial, salud, vida sexual solo podrán ser tratados por razones de interés general cuando lo disponga la ley o el afectado lo consienta - Los relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas
Los datos no podrán usarse para finalidades incompatibles para las que fueron recogidos y se deben actualizar.