Documentación y Fiscalidad para Empresas: Tipos de Documentos, Impuestos y Regímenes Tributarios

Documentación Administrativa en la Empresa

En el ámbito empresarial, se crean una serie de documentos con fines de beneficio y prestación de bienes y servicios. La empresa recibe recursos externos para la compraventa de estos. A continuación, se detalla el proceso:

1. Pedido: El cliente solicita productos o servicios.
2. Entrega: Se realiza la entrega junto con un albarán.
3. Factura: Se emite la factura correspondiente.
4. Pago: Se recibe el importe acordado.
5. Recibo: Se remite un recibo como comprobante de pago.

Documento de Pedido

El pedido es un documento mediante el cual un cliente solicita a un proveedor que le proporcione productos o servicios con características establecidas, en un plazo fijado, a un precio y condiciones convenidas. Puede realizarse de las siguientes formas:

• Mediante representante.
• De palabra (directamente o por teléfono).
• Por impreso, que debe recoger: producto o servicio, características determinadas, plazo fijado, precio y condiciones.

Documento de Albarán

El albarán contiene información y características de la compra. Tiene dos finalidades:

• Justificar la salida del almacén.
• Acreditar la entrega al cliente.

Se emiten cuatro copias:

• Almacén.
• Departamento de ventas.
• Dos para el cliente (una como prueba esencial).

Documento de Factura

La factura acredita legalmente la prestación de servicios o la compraventa. Contiene los datos identificativos del proveedor y del cliente, el precio unitario y el importe total. Existen dos tipos:

• Completa: Se emite cuando el importe supera los 3.000 € o cuando el destinatario actúa como profesional en su actividad.
• Simplificada: Sustituye a los tiques, que pierden vigor como justificante de compraventa.

Expedición de Factura Simplificada

Se puede expedir en los siguientes casos:

• Operaciones de hasta 400 € (IVA incluido).
• Facturas rectificativas.
• Casos autorizados por la Agencia Tributaria.
• Cuando el Reglamento permita la expedición de tiques (hasta 3.000 € IVA incluido).

Documentos de Pago

Letra de Cambio

Características:

• Título valor: Documento negociable que acredita derechos.
• Documento formalizado: Válido en forma escrita.
• Título completo: Vale por sí mismo.
• Mandato de pago: Debe ser aceptada, con obligación solidaria.

Función económica:

• Sirve como medio de pago.
• Instrumento para conceder crédito: la letra retrasa el vencimiento.
• Crédito de aceptación.
• Obtener dinero.
• Obtener beneficios.

Elementos:

• Librador: Firma la letra.
• Librado: Obligado al pago cuando la letra es aceptada.
• Tomador: Persona a quien se le paga.

Cheque

El cheque es un documento en el que el librador ordena a un librado (banco) el pago a un tomador. Formas de emitirlo:

• Al portador: El tomador es quien posee el cheque.
• Nominativo: Se emite a favor de una persona determinada.
• A la orden: Similar al nominativo, pero con cláusula "a la orden", permitiendo el endoso.

Tipos de cheques:

• Cruzado:
  • General: Barras paralelas que indican que el banco debe compensarlo con otro banco.
  • Especial: Nombre de una entidad bancaria específica, limitando el cobro a ese banco.
• Para abonar en cuenta: El librador o tomador pueden prohibir el pago en efectivo.
• Conformado: El banco certifica que existen fondos suficientes, añadiendo la palabra "conformado" en el dorso del cheque.

Recibo

El recibo justifica el pago. Se divide en dos partes:

• Recibo: Justificante de pago para la persona que paga.
• Matriz: Queda en el talonario, con los datos esenciales del recibo: número, nombre de quien paga, cantidad y motivo.

Una factura con la indicación "pagada" puede considerarse como un recibo.

Pagaré

El pagaré es un documento más antiguo y simple que la letra de cambio. Es una promesa de pago en la que no intervienen librador ni tomador. El firmante se compromete a pagar al beneficiario.

Impuesto de Sociedades (IS)

El Impuesto de Sociedades (IS) grava las rentas de las sociedades y entidades jurídicas. Tributan todas las sociedades y entidades que tengan personalidad jurídica propia. El objeto de este tributo son los beneficios obtenidos por la empresa.

Tipos Impositivos

• Tipo general: 25%, excepto banca y petroleras (30%).
• Empresas de nueva creación (primeros dos años con beneficios): 15%.
• Microempresas: 25%.
• Sociedades de reducida dimensión (cifra de negocio inferior a 10 millones de euros): 25%.
• Cooperativas fiscalmente protegidas: 20%.

Deducciones del IS

La Ley del Impuesto sobre Sociedades permite deducir de la cuota íntegra algunas cantidades, como:

• Deducciones por I+D+i.
• Deducciones por creación de empleo.
• Reserva de capitalización: Aplicable a todo tipo de sociedades. Consiste en destinar a la empresa el 10% de los beneficios para nuevas inversiones.
• Reserva de nivelación: Únicamente para sociedades de reducida dimensión. Consiste en destinar el 10% de los beneficios a esta reserva para posibles pérdidas futuras.

Calendario Fiscal del IS

Se debe pagar cada ejercicio económico, cada 12 meses (normalmente coincide con el año natural). Se exige a las sociedades que realicen pagos a cuenta los primeros 20 días de abril, octubre y diciembre.

Regímenes de Tributación del IRPF

Los regímenes de tributación del IRPF son las diferentes posibilidades que la Administración ofrece para calcular el beneficio de la facturación anual. A los tres sistemas se les exige que realicen pagos fraccionados trimestrales; cada tres meses deben entregar a la Agencia Tributaria unas cantidades a cuenta de lo que les corresponderá pagar cuando liquiden el impuesto. La liquidación se realiza del 1 de mayo al 30 de junio del año siguiente.

Estimación Directa Normal (EDN)

Están obligados los grandes empresarios individuales cuya facturación en el ejercicio anterior no supere los 500.000 €. Es el régimen más complicado de llevar. El beneficio se calcula de acuerdo con lo convenido para el Impuesto de Sociedades, calculando la diferencia entre los ingresos computables y los gastos deducibles. Los requisitos formales implican llevar contabilidad ajustada a lo estipulado en el Código de Comercio y legalizar los libros en el Registro Mercantil.

Estimación Directa Simplificada (EDS)

Se aplica a pequeños empresarios que hayan facturado menos de 500.000 € en el ejercicio anterior. Es más sencillo de llevar. Se calcula la diferencia entre ingresos y gastos deducibles, pero hay gastos que no se pueden deducir. Para compensar, se permite deducir el 5% en los rendimientos netos (con un máximo de 2.000 €). Los requisitos formales contables y registrales son menores, únicamente se requiere un libro de registro de gastos, otro de ingresos y otro de inversiones.

Estimación Objetiva (EO)

Se aplica a pequeños empresarios cuyos rendimientos sean inferiores a 150.000 € y no hayan gastado más de 150.000 € en la compra de bienes y servicios. Deben cumplir con la ley antifraude. Cálculo: la ley establece, en función de la actividad, unos módulos según el número de trabajadores, metros cuadrados del local, etc., fijando un valor para cada módulo.