Documentación Esencial en Procesos de Compraventa y Gestión de Stock
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Documentos de Compraventa
¿Qué es un Documento?
Un documento es el registro de información en un soporte (papel o medios electrónicos) que tiene como objetivo dejar constancia de las operaciones realizadas y las personas que intervienen.
Orden de Documentos Necesarios en una Compraventa
- Hoja de Pedido: El comprador solicita mercancía al proveedor mediante este documento.
- Albarán: El proveedor (vendedor) entrega las mercancías solicitadas y emite el albarán para dejar constancia.
- Hoja de Recepción: Documento interno que el encargado de almacén utiliza para controlar las mercancías recibidas, plazos de entrega, devoluciones, roturas, etc.
- Factura: El proveedor envía la factura, según los acuerdos establecidos, los artículos vendidos, los precios aplicados y las condiciones de pago.
Documentos Relacionados con el Stock
- Documentos de compraventa: Pedido, albarán, factura, carta de portes, factura de gastos, nota de abono y tique de caja.
- Documentos de cobro-pago: Recibo, cheque, letra de cambio, transferencia bancaria, etc.
- Documentos internos: Hoja de solicitud, recepción, expedición, órdenes de envío, partes de actividad.
El Pedido de Mercaderías
Se solicita el producto al proveedor o se espera la visita del representante y se realiza el pedido a través de él. Siempre hay que confirmarlo mediante carta u otro soporte, para que quede constancia.
Tipos de Pedido
Según la forma |
Según el material |
Tipo de pedido | Definición |
Normal | Se solicitan en un periodo reducido de tiempo. |
Extraordinario | Necesidades extraordinarias, para un fin concreto. |
Programado | Se solicita tras previo estudio de necesidades. |
Reposición | Periódicos y sistemáticos. |
Abierto | Se solicita una cantidad total aproximada sin compromiso de compra. |
Servicio u Obra | Realización de un trabajo determinado. |
Habitual | Artículos que se solicitan normalmente. |
El Albarán o Nota de Entrega
Es un documento que confecciona el vendedor y lo envía al comprador junto con la mercancía. Sirve como justificante de la entrega y también de guía para hacer la factura.
El albarán consta de 4 copias:
- Original: Se remite al cliente.
- Primera copia: Se remite al cliente, y una vez comprobada la mercancía, devuelve la copia firmada.
- Segunda copia: Se queda en el almacén (del vendedor), para justificar la salida de mercancía.
- Tercera copia: Se remite al departamento de ventas.
Albarán Valorado
Un modelo especial para cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado, al retirar la mercancía.
La Trazabilidad en la Cadena de Suministro
Conjunto de procedimientos que permiten conocer la ubicación y la trayectoria de un producto.
Otros Documentos
- Hoja de solicitud: Documento interno para pedir mercancías en distintos departamentos.
- Tique de Venta: Lo entrega el vendedor al comprador para que este pueda demostrar los artículos comprados y el importe correspondiente.
- Nota de Gastos: La envía el vendedor al comprador para reclamar el importe de otros costes como portes, embalajes, seguro, etc.
- Factura rectificativa: La envía el vendedor al comprador para reflejar importes que el comprador no tiene por qué asumir.
- Recibo de portes: La empresa de transportes lo utiliza para cobrar los servicios prestados a la empresa que le ha contratado.