Documentación Esencial en Operaciones Comerciales y Posventa
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El Albarán: Documento Clave en la Entrega de Mercancías
El albarán es un documento emitido por el vendedor. En él se relacionan las mercancías enviadas correspondientes a un pedido y acompaña a dichas mercancías para su entrega.
Contenido del Albarán
- Es un documento y es preciso que se realice por escrito.
- Es la consecuencia documental de la entrega de la mercancía solicitada en el pedido.
- Acompaña a las mercancías para que el receptor pueda comprobar su correcta entrada en el almacén.
Confección y Formato del Albarán
Los datos para confeccionar el albarán se obtienen del pedido y de las fichas de almacén que reflejan la salida de la mercancía. Se debe confeccionar con letra clara y sin tachaduras en los impresos, si se hace a mano o en la plantilla del procesador de textos.
El albarán justifica la salida de la mercancía del almacén. Además, sirve como lista de verificación para la carga y descarga de la mercancía del medio de transporte. La firma del comprador en el albarán es el justificante de que la mercancía ha sido entregada.
Otros Documentos Esenciales en la Venta
Los documentos propios de la venta son el pedido y el albarán. Estos documentos recogen dos de los tres elementos básicos de la operación de compraventa: el acuerdo sobre las mercancías y condiciones de venta, y la entrega de las mercancías.
El Pago: Tercer Elemento Básico de la Compraventa
El tercer elemento básico de la compraventa es el pago.
La Nota de Gastos
La nota de gastos es un documento que el vendedor emite a cargo del comprador y se utiliza para reflejar los pagos a terceros. El comprador abona al vendedor la nota de gastos según las condiciones pactadas y reflejadas en el pedido.
Los gastos más habituales son:
- Transporte
- Envases
- Seguro
- Embalajes
- Carga y descarga de mercancía
La Carta de Portes
La carta de portes es un documento que cumple las funciones de contrato y factura en la prestación de servicios de transporte. Es la factura que entregan los transportistas como justificante de la realización y cobro de un servicio.
La Póliza de Seguros de Transporte
El seguro de transporte es una modalidad de seguro donde una aseguradora se obliga, dentro de los límites establecidos por la ley y el contrato, a indemnizar los daños materiales que puedan sufrir con ocasión o consecuencia del transporte de mercancías.
¿Qué es una Póliza de Seguros?
La ley la define como el contrato por el que la aseguradora se obliga, mediante el cobro de una prima y para el caso de que se produzca el evento cuyo riesgo es objeto de cobertura, a indemnizar dentro de los límites pactados el daño producido al asegurado o a satisfacer un capital, una renta u otras prestaciones convenidas.
Documentos de Posventa: Gestión Post-Compraventa
La posventa es un momento crucial en la relación comercial. Hay dos momentos clave: un momento inicial y un momento posterior de posventa, en el que las actuaciones más importantes son la atención al cliente y la aplicación de la garantía.
Situaciones que Generan Documentos en la Posventa Inicial
- La reclamación de mercancías, condiciones de compraventa o retrasos en el pago.
- Petición de disculpas por posibles errores cometidos.
- Devolución de mercancías u otros elementos auxiliares.
- Documentos que genera: cartas de incidencias.
- Devolución por el vendedor de cantidades pagadas por el comprador.
- Documentos que genera: notas de abono.
La Nota de Abono
La nota de abono es un documento, admitido por la ley y con reflejo contable, en el que se reseña la cantidad devuelta por el vendedor y también la causa de la devolución. El formato es igual que la factura, pero en este debe indicarse "Nota de Abono".
Cartas de Incidencias Comunes
Las cartas de incidencias más habituales son:
- Reclamación del pedido
- Reclamación del impagado
- Cartas de disculpa