Documentación Esencial para la Gestión Operativa de Circuitos Turísticos

Documentación Esencial Entregada por la Agencia de Viajes (AV)

Bono de Servicios (Carné de Bonos)

Documento por el cual se reconoce que se ha prestado un servicio especificado, en la fecha indicada y para el número de pax que el guía ha indicado. Es un documento de reconocimiento de deuda en el que no figura el importe devengado.

La principal ventaja es que el guía no tiene que llevar encima grandes cantidades de efectivo.

En el bono debe constar:

• Nombre de la AV, su dirección y número de serie del bono.
• Firma y sello de la AV.
• Nombre, dirección y teléfono del prestatario del servicio.
• Tipo de servicio contratado.
• Número de pax que consumen el servicio.

Una vez entregado el bono, el establecimiento elabora una factura que enviará junto con el bono a la AV, la cual pagará el servicio en el plazo acordado.

Documentación Logística de Pasajeros

Boarding List (Lista de Embarque)

Documento en el que figuran los nombres de los pasajeros y su destinación en el autocar.

Hoja de Recogidas y Dejadas

Figuran los lugares y horas de recogida/dejada cuando los clientes inician o finalizan el viaje desde diferentes ciudades y hoteles.

Rooming List (Lista de Habitaciones)

La AV facilita una lista con la ubicación de los viajeros en las habitaciones a cada uno de los hoteles donde se aloje el grupo durante un circuito.

Gestión Económica y Financiera

Dinero en Efectivo (Fondo de Caja)

Dinero que la agencia facilita al guía (en euros o moneda local) para gastos del circuito (teléfono, propinas, maleteros, taxi…), siempre con justificantes de pago.

Hojas de Liquidación del Viaje

En ellas, el guía indica los gastos soportados durante el viaje.

Talonario de Comprobantes de Propina

Las propinas sirven a la agencia para obtener un trato preferente con sus grupos en diferentes establecimientos (restaurantes, tiendas, hoteles…). Algunas AV hacen firmar a los receptores de propinas un comprobante que el guía entregará a la AV.

Listado de Pagos Fijos (Propinas, Maleteros y Gratificaciones)

Lista de importes que el guía debe abonar por estos conceptos. Incluye la explicación de las condiciones económicas pactadas entre la agencia y los conductores de autocar.

Tabla de Precios por Kilómetro

En las excursiones facultativas, el guía debe comunicar a la AV el coste de los kilómetros realizados por el autocar. Para ello, la agencia facilitará al principio una lista de precios por kilómetro.

Material de Identificación e Información

Identificación y Material Corporativo (Badge)

Chapa identificativa con el nombre del guía y material como uniforme, camiseta, bolsa, etc. Identifica al guía como personal de la agencia.

Carteles Informativos

Carteles para colgar en los hoteles recordando horarios y actividades/excursiones a los viajeros. Se cuelgan en algún lugar visible de la recepción. También sirven de publicidad para la agencia.

Etiquetas para Maletas

El guía las distribuirá entre los viajeros al inicio del viaje para que estos identifiquen sus maletas.

Informes Operacionales y de Calidad

Informe del Guía

El guía opina sobre los prestatarios de servicios (autocar, restauración, hoteles…), el itinerario y explica los incidentes.

Informe o Encuesta del Cliente

Documento donde el cliente expresa su opinión sobre los servicios recibidos.

Documentación para Excursiones Facultativas

Hojas de Venta, Inscripción y Talonarios

Para facilitar la inscripción y el control de participación de los clientes en las excursiones o actividades extras. Sirven para calcular el número de pasajeros y los importes devengados.

Material de Entrega al Cliente

Carpetilla del Cliente y Material de Cortesía

Carpetillas en las que se incluyen fotocopias del contrato del viaje, seguro, itinerario, referencias de contacto, etc., junto con regalos de cortesía. Todo este material se entrega en la agencia o en el terminal de salida.