Documentación Esencial en la Gestión de Almacenes y Suministros de Hostelería

Documentación Esencial en la Gestión de Almacenes y Suministros

Definición de Documentos de Movimiento de Mercancías

¿Qué es un **Albarán**?

El **albarán** es un documento justificante de la **recepción de un producto**. Debe contener la siguiente información:

• La inscripción “albarán” que lo distingue.
• Nombre y datos de la empresa proveedora.
• Nombre y datos de la empresa receptora.
• Número de albarán.
• Denominación del producto entregado.
• Número de unidades.
• Fecha de entrega.
• Firma del cliente (receptor).

¿Qué es un **Vale**?

Un **vale** es un documento interno que se utiliza para la retirada de géneros defectuosos o para el movimiento interno desde el almacén central.

Debe incluir:

• Departamento que solicita el género.
• Relación de los géneros solicitados.
• Número de unidades que se solicitan.
• Fecha.
• Firma del responsable del departamento solicitante.

¿Qué es un **Relevé**?

Es el documento que nos proporciona el **estado real de nuestras existencias**, por lo que también se le denomina **inventario**. Son productos fungibles que van a ir variando día a día. En hostelería, se denomina una voz de inventario: *relevé*.

Conceptos de Almacenamiento

¿Qué es el **Economato** y la **Bodega**?

El **economato** y la **bodega** son las zonas de almacenaje de los productos utilizados en la cocina, cafetería y restaurante.

• El **economato** se sitúa generalmente en la zona de recepción. Es donde el responsable de este departamento revisa minuciosamente los alimentos que traen los proveedores y los distribuye a los diferentes almacenes, como frigoríficos y congeladores.
• La **bodega** puede estar unida al economato o separada en otra zona.

Funciones del Economato

Las funciones principales del responsable del economato son:

Control de Mercancía

• En el economato se comprueba que los productos recibidos se ajusten a lo que se ha pedido (ejemplo: si se piden 4 kg de cebolla, se deben recibir esos 4 kg y no menos).
• Para ello, se coteja la mercancía con la **ficha del pedido realizado**.
• Se pesan las mercancías para comprobar que el peso sea el adecuado con lo que aparece en el **albarán**.
• Se vigilan las **fechas de caducidad** o consumo preferente de los productos.

Trato con los Proveedores

• También se concreta con los proveedores el **horario de entrega** de los pedidos.

Control de la Higiene de los Alimentos

• Se controla el estado de los productos recibidos; se rechazan los que no estén en buenas condiciones.
• También se controlan las condiciones de higiene y refrigeración de los medios de transporte.

Control Económico

• Se negocian ofertas y beneficios con los proveedores.

Equipamiento del Economato

El equipamiento básico incluye:

• **Básculas** para el pesaje de productos de hasta 200 kg.
• **Balanza de mesa** de hasta 15 kg.
• **Termómetro** o consola para control térmico.
• **Ficha del pedido realizado** y **albarán** para cotejo.
• Instrucciones a seguir en caso de **no conformidad** de la mercancía.

Zonas de Almacenaje

Hay tres zonas de almacenaje dependiendo de las características de cada producto:

Almacenes Refrigerados

• Pueden ser de **conservación** o de **congelación**.

Almacenes No Refrigerados o Economato

• Deben tener una temperatura media de **15 °C** y estar bien ventilados para evitar humedad y olores.
• Tendrán estanterías para colocar los productos.

Bodega

• Es una habitación destinada a la conservación del vino. Debe estar climatizada, ya que se necesitan unas condiciones de temperatura y humedad muy concretas.
• Se utilizan estanterías para mantener las botellas en posición horizontal.

Normas Básicas para el Almacenaje de Productos

Es fundamental seguir estas pautas para garantizar la calidad y seguridad alimentaria:

• Los productos **no deberán colocarse sobre el suelo**; deben estar siempre en estanterías.
• Los productos de limpieza se almacenarán **aparte** de los alimentos.
• Nunca se pondrán las mercancías nuevas sobre las antiguas (principio **FIFO**: *First In, First Out*).
• Se separarán los **alimentos crudos** de los cocinados.
• No dejar las puertas de las cámaras frigoríficas y congeladores mucho tiempo abiertas para evitar pérdidas de temperatura.

Fichas de Control para el Almacén

Ficha de Control Diario de Temperaturas de las Cámaras

Se realiza al inicio y al final del día. Se comprueban las temperaturas reales de todas las cámaras y congeladores, anotando en la ficha junto con el día, la hora y la persona que lo realiza.

Ficha de Control de Pedidos

En esta ficha se pondrán diferentes datos sobre los alimentos que se solicitan al proveedor, sirviendo como registro histórico y de comparación con los albaranes recibidos.