Documentación Esencial para Exportaciones e Importaciones: Tipos y Funciones

Concepto y Clases de Documentos

Los documentos internacionales son esenciales para las operaciones de importación y exportación, asegurando el cumplimiento de las normativas. Pueden ser preparados por el exportador o el importador, según lo acordado.

Clases de documentos:

• Financieros: Letras de cambio, pagarés y cheques, que facilitan los pagos en transacciones internacionales.
• Comerciales: Factura comercial, lista de embalaje y certificados de origen, que detallan la transacción y acreditan el origen de la mercancía.

Documentos Administrativos

• Operaciones Comunitarias: Modelo 349 (declaración trimestral) e Intrastat (para transacciones superiores a 400,000 €).
• Operaciones No Comunitarias: DUA, necesario para el despacho aduanero.
• Importaciones: Certificado y licencia de importación, AAI para productos restringidos.
• Exportaciones: Certificado y licencia de exportación, NOPE para bienes vigilados por la UE, AAE para productos con contingentes.

Documentos de Transporte

• Carta de Porte: CMR (transporte por carretera), CIM (ferroviario) y aérea (entre exportador y aerolínea).
• Conocimiento de Embarque: Marítimo (clean o dirty), FIATA (multimodal), póliza de fletamento (alquiler de buques), lista de embarque, cuaderno TIR y declaración TIF.

Tipos de Documentos de Transporte

• Marítimos: Lista de embarque y conocimiento de embarque (clean o dirty).
• Carretera: Carta de porte CMR.
• Ferroviario: Carta de porte CIM.
• Aéreo: Conocimiento de embarque aéreo.
• Multimodal: Conocimiento FIATA.

Documentos de Seguro

La póliza de seguro es un contrato entre el asegurado y la compañía de seguros para proteger contra riesgos de daños, generalmente con responsabilidad del transportista. Depende del Incoterm acordado y puede ser nominativa o endosable (cesión de derechos).

Formas de contratación:

• Según el medio de transporte: marítimo, terrestre, fluvial, aéreo, lacustre.
• Duración: temporal o a término.
• Cobertura:
  • Individual: 1 mercancía, 1 viaje.
  • Abierta: varios viajes y mercancías.
  • Forfait: límite de valor.
  • Global: varios transportes.

El certificado de seguro acredita que la mercancía está asegurada.

Documentos de Información

Oferta Comercial: Detalla la información del producto y condiciones de envío.

Factura:

• Comercial: Solicita el pago.
• Proforma: Factura provisional.
• Aduanera/Consular: Declaración de valor y origen, visada por el consulado.

Packing List: Detalla los bultos y su contenido.

Certificados:

• Origen: Acredita el origen de la mercancía.
• Inspección: SOIVRE, sanitarios, fitosanitarios.
• Boicot: Restricciones comerciales.
• Casher y Halal: Certificación religiosa para alimentos.

Oferta Comercial

Es un documento en el que el exportador se compromete a cumplir con plazos y precios acordados.

Contenido: Datos de comprador y vendedor, informes técnicos y comerciales.

Estructura:

• Informe de la empresa: Actividad, plantilla, recursos técnicos.
• Informe técnico: Descripción de productos.
• Informe comercial: Adaptado al cliente.

Pasos:

• Presentación de la oferta.
• Negociación de condiciones.
• Orden de pedido.
• Expedición del pedido.

Facturas

• Comercial: Solicita el pago al comprador e incluye información sobre clasificación arancelaria, origen y transporte.
• Proforma: Factura provisional que informa al importador y acompaña muestras.
• Aduanera: Emitida por el exportador, requerida en algunos países para importaciones, declara valor y origen, y debe ser visada por el consulado del país importador.
• Consular: Emitida por el exportador, visada por el consulado del país importador, aunque se usa poco.

Packing List (Lista de Bultos)

Emitida por el exportador.

Detalla los bultos de una expedición y facilita las inspecciones aduaneras.

Certificados

De Origen:

• EUR-1: Preferencias arancelarias entre la UE y varios países (África, América, etc.).
• EUR-MED: Preferencias por acumulación de origen.
• Exportador Autorizado/Registrado: Certificación propia del origen preferencial.

Otros Certificados:

• Inspección: Aseguran calidad, cantidad y precios según los requisitos del país destino.
• Análisis: Control alimentario exigido por el importador.
• SOIVRE: Inspección de productos agrícolas.
• Sanitarios y fitosanitarios: Certificados de salud y seguridad alimentaria.
• Lista negra/boicot: Restricciones a productos o transportistas de ciertos países.
• Casher y Halal: Certificación religiosa para productos alimenticios exportados a Israel.

Funciones del Servicio de Exportación en una PYME

Gestión:

• Utilizar transitarios y servicios externos si hay inexperiencia.
• Integrar la exportación dentro de la empresa.

Tareas:

• Elaborar ofertas y recibir pedidos.
• Organizar el envío (transporte, seguros, despacho).
• Facturar y cobrar las exportaciones.
• Coordinar con otros departamentos.

Funciones adicionales:

• Crear una red comercial en el extranjero.
• Proveer información sobre mercados.
• Gestionar las finanzas de las exportaciones.
• Colaborar con organismos oficiales para obtener información.

Circuitos Administrativos

Documentación del Proceso Exportador:

• Documentos necesarios: Para transmitir la propiedad de la mercancía y para el despacho y control administrativo en la exportación.
• Consideraciones: Tener en cuenta la legislación española e internacional, especialmente la del país importador.

Cuando hay un pedido:

• El contrato entra en vigor.
• Establecer plazos de entrega.
• Modificar o aclarar puntos pendientes sobre la mercancía.
• Ajustar instrucciones y documentación.

Figuras Auxiliares en el Proceso de Exportación

• Embalador Especialista: Prepara y protege los productos para evitar daños durante el transporte.
• Transitario: Intermediario entre exportador, importador y transporte. Selección: Rapidez, servicios ofrecidos, oficinas en países y coste.
• Representante Aduanero: Realiza el despacho aduanero y gestiona trámites de importación y exportación.
• Transportistas: Encargados del traslado de mercancías. Selección: Conocimiento del destino, medios disponibles, rapidez, seguridad y precio.
• Banco Gestor de Documentos: Facilita pagos y documentación en el proceso de exportación. Selección: Oficinas en mercados, rapidez, Red SWIFT y costes.