Documentación Esencial y Etiqueta Profesional en Eventos Corporativos

Información Clave para la Convocatoria de Eventos

Al convocar un evento, es fundamental incluir la siguiente información:

• Horario de inicio del evento y de cada una de las sesiones de trabajo que se desarrollen.
• Plazo de inscripción.
• Cuota a pagar, en su caso.
• Teléfono o domicilio para la inscripción.
• Condiciones personales que se deben reunir para la inscripción.

Nota: Los eventos que se convocan mediante programas han de planificarse con bastante antelación.

Documentación Fundamental en Eventos

La Credencial

Es un documento escrito que se suele utilizar en numerosos eventos. Su finalidad es acreditar a una persona como participante de un acto. En toda credencial se identifica, por un lado, a la entidad organizadora del acto o evento y, por otro, a la persona que va a participar. Son de carácter individual y suelen ir acompañadas de una pinza para poder colgarlas en una prenda de ropa del participante.

El Informe de un Evento

Un informe es un documento que recoge las conclusiones a las que una persona o grupo de personas llega tras una actividad o estudio. Sus características principales son:

• Es un documento formal.
• Utiliza lenguaje técnico o específico.
• Se puede complementar con documentación adjunta (anexos).
• Los datos deben ser precisos y correctos, ya que a veces los informes se utilizan para tomar decisiones importantes.

El informe generalmente contiene las siguientes partes:

1. Título.
2. Introducción del tema a tratar.
3. Antecedentes de los hechos o situación.
4. Datos técnicos o desarrollo del objeto que se estudia.
5. Conclusiones.
6. Dictamen o decisión (si aplica).

La Certificación del Evento

Los organizadores de los eventos serán los responsables de preparar los certificados de asistencia o participación y hacerlos llegar a quienes los soliciten o cumplan los requisitos. Un certificado acredita la presencia y/o participación de una persona en un acto.

La Imagen Profesional y la Empresa

La imagen personal proyectada en el ámbito laboral es crucial. Se deben considerar los siguientes aspectos:

• Higiene corporal extremadamente cuidada: Es fundamental mantener una buena higiene sin caer en excesos ni defectos. Se debe proyectar una buena apariencia, pero evitando que sea demasiado llamativa o extravagante. En el caso de las mujeres, el maquillaje en el trabajo debe ser discreto.
• Vestimenta adecuada: Antes de acudir a una reunión o evento, es recomendable informarse sobre el código de vestimenta o el estilo de las personas con las que se interactuará. Es importante proyectar una buena imagen, adecuada a las circunstancias. Los adornos y complementos deben seleccionarse con cuidado; la joyería, por ejemplo, no debe ser jamás excesiva. La vestimenta es un elemento clave al representar a la empresa, a la vez que proyecta una imagen de nosotros mismos. No siempre es adecuado vestir de manera demasiado formal, ya que en ciertas ocasiones podría resultar inapropiado o incluso ofensivo para los interlocutores.
• Comportamiento adecuado, amable y correcto: La actitud debe ser natural, sin dar la impresión de ser artificial o fingida. Es esencial mostrar atención e interés en lo que se está tratando. Nuestra forma de interactuar con los demás dice mucho de nosotros mismos; una palabra o gesto inadecuado puede perjudicar la imagen que deseamos proyectar.

Vocabulario Relevante en Eventos

Asamblea:

Reunión numerosa de personas convocadas para algún fin específico.

Asociación:

Entidad formada por un conjunto de asociados o socios para un fin común. También, acción de juntarse o reunirse para dicho fin.

Congreso:

Reunión periódica de personas que pertenecen a un mismo grupo (asociación, profesión, etc.) para debatir cuestiones previamente fijadas.

Convocatoria:

Anuncio o escrito mediante el cual se convoca a participar en algún acto o evento.

Evento:

Acontecimiento programado de índole social, académica, artística o deportiva.

Informe:

Documento que expone datos, conclusiones o resultados sobre un asunto determinado.

Programa:

Anuncio o escrito que detalla las partes, actividades o temas de un acto o evento. Normalmente se presenta por escrito.

Simposio:

Reunión de especialistas para tratar un tema particular e intercambiar ideas.

Sponsor (Patrocinador):

Persona o entidad que patrocina un evento, aportando habitualmente fondos u otros recursos para su celebración a cambio de publicidad o reconocimiento.

IGAPE:

Instituto Galego de Promoción Económica.

ICO:

Instituto de Crédito Oficial. Es la única banca pública de España a nivel estatal; no capta depósitos del público. Su finalidad principal es financiar a empresas, especialmente PYMES, y proyectos de inversión, actuando como instrumento de política económica del gobierno.