Documentación Esencial en la Actividad Empresarial: Tipos, Funciones y Gestión

Documentos de la Actividad Empresarial

Un documento es una información estructurada cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y las personas que han intervenido. Los documentos relacionados con el stock se clasifican según el carácter de la información y su origen y destino.

Tipos de Documentos según su Carácter

• Documento de carácter externo: Sirve para que el cliente y el proveedor puedan justificar la operación de compraventa o servicio.
• Documento de carácter interno: Es de utilidad para la empresa que lo emite.

Los documentos que reflejan las operaciones entre empresas son documentos de compraventa y documentos de pronto pago.

Transmisión Electrónica de Documentos

El EDI (Intercambio Electrónico de Datos) es un sistema estándar y universal para la transmisión electrónica de información de documentos. Permite a las empresas y particulares recibir y enviar documentos en formato estándar directamente de ordenador a ordenador.

Solicitud de Mercancías

El pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su proveedor. Según su compromiso, los pedidos pueden ser:

• Pedido en firme: El comprador conoce las condiciones del vendedor y las acepta sin ningún tipo de reserva.
• Pedido condicional: Está pendiente de confirmación.

Tipos de Pedidos

• Según la forma:
  • Pedido normal: Se solicitan mercancías que se necesitan en un periodo reducido.
  • Pedido programado: Se solicitan productos sobre los que se ha realizado un estudio previo de necesidades.
  • Pedido abierto: Se solicita una cantidad aproximada (plazos de entrega muy cortos). El proveedor tiene que disponer de un stock mínimo y el precio suele ser fijo.
• Según el material:
  • Pedido extraordinario
  • Pedido de reposición
  • Pedido de servicios u obras
  • Pedido habitual de materiales o de mercancías

Contenido y Requisitos del Pedido

• Datos del comprador
• Número de orden
• Fecha de expedición y referencias
• Datos del vendedor
• Dirección de entrega
• Plazo de entrega
• Relación de los artículos solicitados
• Condiciones comerciales
• Firma del comprador

Registro de Pedidos

Cuando se envía un pedido al proveedor, se debe realizar un seguimiento del mismo hasta que se reciben las mercancías en el almacén o en el lugar de entrega indicado.

Hoja de Solicitud

No sale de la empresa. Se utiliza cuando se piden materiales desde una sección a otra de la empresa.

Albarán o Nota de Entrega

Es un documento que confecciona el vendedor y envía al comprador junto con la mercancía. Su función principal es servir como justificante para acreditar que los productos han sido entregados al cliente y también de guía para emitir la factura. Se hacen varias copias de colores.

Contenido del Albarán

• Datos del vendedor
• Número de orden
• Fecha de emisión
• Datos del cliente
• Referencias
• Formas de envío
• Descripción de la mercancía
• Observaciones
• Recibí

El Albarán Valorado

Se expide cuando el comprador no exige factura y el importe se paga al contado, al retirar la mercancía.

Estatuto de Cuarentena

Puede ser físico o informático.

Hoja de Recepción

Es un documento de carácter interno. Se confecciona para demostrar que se han recibido los materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los plazos de entrega y el mal estado de la mercancía.

Trazabilidad en la Cadena de Suministros

Permite conocer la ubicación y trayectoria del pedido. Niveles (foto).

Etiquetado y Codificación

• Soportes:
  • Soporte óptico (etiqueta)
  • Soporte magnético (banda)
  • Soporte inductivo (chip)
• Etiquetas:
  • Etiqueta de contenido: Para identificar un producto sin necesidad de abrirlo.
  • Etiqueta de manipulación o uso: Peligrosidad, consumo o uso, o informativas.
  • Etiqueta de precedencia y destino: Información al medio de transporte.

Formas de Codificación

• No significativa (DNI)
• Significativa (codificación especial)
• Automática (código de barras)

Código de Barras EAN 13

Cálculo del Dígito de Control

1. Se enumera el código de derecha a izquierda.
2. Se multiplican por 1 los dígitos que ocupan posición par y por 3 los impares.
3. Se suman los valores de los productos obtenidos.
4. Se busca la decena superior al valor de la suma anterior.
5. Se restan los valores y el resultado es el dígito de control.