Documentación empresarial: Tipos, obligaciones y conservación

Tipos de documentos empresariales

Convocatorias

Las convocatorias son anuncios o escritos mediante los que se convoca a los miembros de la sociedad a participar en actividades comunes, como reuniones o juntas ordinarias y extraordinarias. En ellas se informa del lugar, el día y la hora de la reunión, así como del orden del día.

Actas

Las actas son documentos que sirven para certificar o dejar constancia oficial de todo lo que se ha tratado y acordado en una junta. Hay una persona encargada de redactar el acta, que es el secretario. Las actas deben transcribirse en un libro de actas en el que constarán los acuerdos tomados en junta. Este libro debe ser legalizado antes de su uso por el Registro Mercantil.

Libros obligatorios para las empresas

Libros exigidos por el Código de Comercio

Todo empresario deberá llevar:

• Libro de inventarios y cuentas anuales: Se abrirá con el balance inicial de la empresa, se llevarán constancia de los saldos y sumas de los trimestres y las cuentas anuales.
• Libro diario: Registrará día a día todas las operaciones relativas al ejercicio de la empresa.

Las sociedades mercantiles además llevarán:

• Libro de actas: En él constarán los acuerdos tomados en junta y órganos colegiados de la sociedad, un resumen de los asuntos debatidos, los acuerdos tomados y los resultados de las votaciones.
• Libro de socios: Dependiendo del tipo de sociedad, se llevará el libro registro de acciones nominativas en las sociedades anónimas y comanditarias por acciones, y el libro registro de socios en las sociedades de responsabilidad limitada.

Libros exigidos por la normativa tributaria

• Libro registro de facturas emitidas: Registrará las facturas emitidas por los sujetos pasivos del impuesto, reflejando los datos más importantes.
• Libro registro de facturas recibidas: Registrará las facturas recibidas correspondientes a bienes adquiridos y a los servicios en el ejercicio de su actividad.
• Libro registro de bienes de inversión: Se registrará debidamente individualizados cada uno de los bienes de inversión, facturas, prorrata, etc.
• Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias: En este libro deberán constar la operación y su fecha de realización, la descripción de los bienes, el destinatario y el destino de los bienes.

Libros exigidos por la normativa laboral

La normativa en materia laboral exige que todas las empresas estén obligadas a tener un libro de visitas en cada centro de trabajo, para en él anotar las diligencias oportunas.

Documentos contables: Cuentas anuales

Las cuentas anuales están formadas por:

• Balance: Recoge el activo, pasivo y patrimonio neto de la empresa.
• Cuenta de pérdidas y ganancias: Recoge el resultado del ejercicio, los ingresos y gastos de la empresa.
• Estado de cambios en el Patrimonio Neto: Recoge todos los cambios que se producen en el patrimonio neto.
• Estado de flujos de efectivo: Pone de manifiesto los cobros y los pagos realizados por la empresa para informar de los movimientos de efectivo en el ejercicio.
• Memoria: Completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos de las cuentas anuales.

Conservación de la documentación empresarial

• Código de Comercio: Establece que los empresarios conservarán los libros y toda documentación importante durante 6 años.
• Ley General Tributaria: Dispone que en dicha materia prescribirán a los 4 años los derechos de la administración para determinar la deuda tributaria y exigir el pago de deudas.
• Ley del Impuesto de Sociedades: Establece que las bases imponibles negativas podrán ser compensadas con las rentas positivas en los 15 años inmediatos y sucesivos.
• Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social: Determina que deben conservarse durante 4 años la documentación, registros o soportes informáticos en los que se encuentren los datos concernientes a la actividad de la empresa.

Protección de datos

Para proteger el derecho a la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el buen tratamiento de la información, se han dictado la Ley Orgánica de Protección de Datos con carácter personal y el Real Decreto que la desarrolla. Los datos de carácter personal son cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables.

Obligaciones de la empresa en materia de protección de datos

• Inscribirlos en el Registro de Protección de Datos.
• Informar a los afectados que sus datos figuran en un archivo.
• No ceder los datos sin el consentimiento de su titular.
• Guardar secreto y mantener la confidencialidad.
• Adoptar las medidas oportunas de seguridad.
• Permitir a los titulares de los datos el derecho de acceso, cancelación y rectificación.

Derechos de las personas en materia de protección de datos

• Derecho de información y consentimiento del afectado (el tratamiento de los datos requerirá el consentimiento del afectado salvo que la ley diga lo contrario).
• Consulta gratuita al Registro General de Protección de Datos sobre la existencia de tratamiento de datos de carácter personal.
• Acceso a sus datos sometidos a tratamiento para informarse de su tratamiento.
• Rectificación y cancelación de sus datos de carácter personal.
• Derecho a indemnización cuando sufran daño o lesión en sus bienes o derechos.