Documentación Efectiva de un Sistema de Gestión de Calidad

Documentación de un Sistema de Gestión de Calidad

La documentación de un sistema de gestión de calidad sirve para describir cómo se organizan todas las actividades de una organización con el objeto de asegurar la calidad de los productos y servicios, así como de conseguir la satisfacción plena de los clientes.

Para que un sistema de gestión de la calidad sea efectivo, debe documentarse todo lo que se hace, para poder realizar las siguientes acciones:

• Repetir sin problema las acciones que se hacen bien.
• Notificar a todo el personal que el procedimiento es correcto.
• Que los clientes sean conscientes de que todo funciona correctamente para aumentar su confianza.
• Según se vayan incorporando mejoras al sistema, se vayan incluyendo en la forma de actuar y que, gracias a la documentación, todo el personal lo sepa.

Todas estas ideas mencionadas conforman un sistema de gestión documentado, que a su vez tiene el siguiente fin:

• Ser una herramienta para la comunicación y transmisión de la información en todos los niveles de la organización.
• Asegurar que se efectúa lo planificado.
• Compartir experiencias y conocimientos en la organización.
• Informar a las nuevas incorporaciones cómo se trabaja y actúa en la organización.
• Tener preparados los documentos que requieren las auditorías, externa e internas.
• Comunicar a los clientes lo que se hace en la organización.
• Demostrar el buen funcionamiento de la organización en situaciones como formalización de contratos con proveedores, homologaciones...

Según la norma 4.1 UNE-EN-ISO 9001:2008, una organización debe elaborar una documentación que refleje todo lo que se hace en el sistema de Gestión de Calidad y, según la norma 4.2.1, debe incluir lo siguiente:

• Política y objetivos de calidad.
• Manual de calidad.
• Los procedimientos documentados requeridos en esta norma.
• Documentos necesarios para la planificación, operación y control de los procesos.
• Los registros requeridos por esta norma.

Según esta norma, el volumen de la documentación será en función del tamaño de la organización, tipo de actividades y complejidad de los procesos e interacciones.

Esta norma simplifica la dimensión de la documentación y permite mayor flexibilidad a la organización en cuanto a la forma que escoger para documentar su sistema.

Sin embargo, en la norma 4.2.3 de la ISO 9000:2005 se establece que la documentación necesaria para el sistema de Gestión de la calidad debe controlarse; es decir, es necesario un procedimiento que esté documentado con el que saber cómo manejar y controlar la documentación.

Procedimiento para Controlar la Documentación

• Aprobar los documentos.
• Asegurarse de la identificación de los cambios y el estado de revisión de los documentos.
• Los documentos son legibles e identificables.
• Control de la distribución de los documentos.
• Revisión y actualización de los documentos.
• Las versiones pertinentes de los documentos se encuentran disponibles.
• Aplicar una identificación adecuada en el caso de haber documentos obsoletos.

Los documentos pueden ser:

• De papel.
• Disco magnético, electrónico u óptico.
• Fotografía.

Hoy en día, el más usado es el electrónico, donde los documentos se guardan en un ordenador central. Las consultas se realizan mediante Intranet y solo existe un documento original que, cuando este cambia, cambiará para todas las personas. Los documentos deben ser escritos mediante un lenguaje sencillo y entendible.