Documentación Comercial: Tipos, Funciones y Fases de la Venta a Distancia
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La confección es el proceso de elaboración de documentos con el fin de dejar constancia de una relación o de una acción entre dos o más partes.
Tipos de Documentos
Documentos Normalizados
Están emitidos en formato de impreso para cumplimentar los espacios en blanco que siguen a los conceptos que debe reflejar el documento.
Documentos No Formalizados
Se redactan a conveniencia del emisor sin seguir una estructura reflejada en el documento.
El Archivo
El archivo es el lugar o espacio, material o electrónico, en el que se depositan documentos para su ordenación, custodia y posterior consulta.
La Documentación Comercial
La documentación comercial es el conjunto de documentos que surgen de la relación mercantil entre dos partes y que constituyen una constancia escrita según las costumbres o disposiciones legales. Se representa básicamente en dos grandes grupos:
- Documentos comerciales: Son documentos normalizados como impresos, por tanto, se cumplimentan anotando los datos en los espacios correspondientes.
- Cartas comerciales: Son documentos normalizados cuya cumplimentación depende de la redacción de la carta.
Documentos Comerciales
- Pedido
- Albarán
- Factura
- Nota de débito
- Nota de crédito
- Letra de cambio
- Pagaré
- Cheque
- Recibo
Venta a Distancia
Una venta a distancia es aquella realizada sin la presencia física simultánea del comprador y vendedor.
Fases de la Venta a Distancia
- Presentación de la oferta del comprador
- Realización del pedido
- Recepción del producto o servicio
El Albarán
El albarán es aquel documento que acredita la entrega de un pedido y de las condiciones en que se ha realizado. Es emitido por el vendedor y debe reproducir los conceptos indicados en el pedido, conceptos que posteriormente servirán también para realizar la factura.
Funciones del Albarán
- Certificar la entrega
- Comprobar la entrega
- Informar al transportista
Tipos de Albaranes
- Albarán sin valorar: Es el albarán más utilizado, al que se denomina simplemente albarán. En él no se hacen constar los detalles económicos de la operación, es decir, no suelen constar los precios totales ni descuentos y gastos.
- Albarán valorado: Este albarán sustituye a la factura y cumple a la vez con las dos funciones, la del albarán y la de la factura. Deben constar en él todos los detalles económicos de la operación.
La Factura
La factura es el documento en el que se informa al comprador de todos los productos, condiciones y detalles económicos de una operación de compraventa.
Funciones de la Factura
- Informar pormenorizadamente al comprador de todos los detalles de la operación.
- Identificar los datos relativos al IVA: base imponible, tipo impositivo y cuota.
- Acreditar la existencia de una operación de compraventa y la obligación de pago por parte del comprador.
Tipos de Facturas
- Facturas ordinarias
- Facturas rectificativas
- Facturas recapitulativas
Cálculos en la Factura
Base imponible = (Nº de unidades vendidas X Precio unitario) - Descuento + Gastos
Cuota IVA = Base imponible X Tipo impositivo IVA (%)
Total factura = Base imponible + Cuota IVA